МИНИСТЕСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

УО «БЕЛОРУССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ЭКОНОМИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Кафедра технологии важнейших отраслей промышленности

Индивидуальная работа по курсу «Технология и автоматизация делопроизводства»

Вариант №18

Студентка

УЭФ, 1-й курс, РЭП-1

Проверил

доцент кафедры В.В. Паневчик

МИНСК 2012

Содержание

1. Статьи из журнала «Секретарское дело» №1, №2, №3 2010 г.

1.1. Программы для конвертации файлов 3

1.2. . Несколько слов об Excel 2007 8

1.3. Виртуальное путешествие по книжным онлайн-магазинам 14

1.4. Microsoft Office Excel 2007. Практическая помощь секретарю…17

2. Правила оформления реквизитов 26

3. Правила подготовки организационно-распорядительных документов.31

4. Студенческие документы 33

5. Распорядительные документы

5.1. Приказы по основной деятельности 34

5.2. Приказы по личному составу 36

6. Справочно-информационные документы 39

7. Документы, входящие в состав личного дела 41

8. Деловое письмо 43

9. Переписка с иностранным корреспондентом 45

10. Список использованных источников 47

1. Статьи из журнала «Секретарское дело» №1, №2, №3 2010 г.

1.1. Программы для конвертации файлов

Каждый файл имеет свое расширение. И ког­да нам нужно перевести его в какой-либо другой формат, чтобы открыть и просмотреть, мы делаем конвертацию. Порой это очень легко, стоит лишь сохранить документ в нужном нам формате. Но чаще для этого надо использовать специальные программы.

О некоторых из них подробнее.

All Office Converter Platinum Portable (6.1) – довольно простая в использовании программа для конвертации файлов разно­образных форматов Word, Excel, PowerPoint, PDF. XLS, RTF, TXT. HTM/HTML, Website. JPG, BMP, GIF, TIF, WMF, EMF, TGA, RLE, PNG и др. Она может преобразовывать файлы в пакетном режиме. С ее помощью вы также избавите себя от сложностей с преобразованием различных PDF-документов, при этом вам не придется переживать о качестве результата. Кроме того. All Office Converter позволяет задавать степень сжатия и менять различные параметры документов.

ActMask Document Converter Pro – при­ложение, которое также может преобразовать все форматы файлов (MS Документ Office, txt, wri, doc, ppt, xls, htm, jog, bmp и т.д.) в форматы PDF, JPG, PNG, BMP, TIF, TGA, PCX. При этом программа обладает множеством других дополнительных функций, среди которых – создание многостраничных документов, пакетное преобразование, паролирование, кодирование.

Digital Madia Converter 2.7 – софт из серии конвертеров видеоизображений и музыки. Программа не требует от пользователя особых знаний и позволяет выбирать между разме­ром и качеством. Поддерживаемые форматы: VCD, DVD, AVI (DivX, MS MPEG 4, несжатое, прочее), MPEG-1, MPEG-2 (PAL. NTSC), МРЗ, MOV, WMA, WMV, DVR-MS. WAV. Имеются и другие функции, например, извлечение из DVD аудиодорожек, создание собственного DVD и потокового контента для вещания через веб и множество других.

ImageBadger Image Converter 4.82 – про­грамма, с помощью которой можно конвертировать изображения в заданные форматы, добав­ляя при этом различные эффекты. ImageBаdger имеет более 40 разнообразных фильтров которые помогут это осуществить. Особенности софта заключаются в том, что при его помощи можно не только конвертировать изображения, но и делать предварительный просмотр, такая есть функция сохранения/загрузи изображения и возможность копирования его в буфер обмена ImageBadger поддерживает работу со следующими графическими форматами: AFP, AMI, AWD, BMP, CAL, CIN, CIТ, CLP, CMP, CRW, CUR, CUT, DCR. DJV, ECW, EMF, EXF, FAX, FIT, FLC, FLI, FPX, LV, MAC, MS P, PBM, PCD, PCX, PGM, PICT, PNG, PPM, PRN, PRT, PSD, PSP, PSPIMAGE, PTK, RAS, RTF, SCT, SFF, SGI, SID, SMP, TFX, TGA, TIF, TIFF, TIFX, WBMP, WFX, WMF, WPG, XBM, XPM, XWD.

Image Converter One 1.010 – простой конвертер для работы с группами файлов. Программа бесплатна и ничем не ограничивает пользователей. С ее помощью можно конвертировать большинство популярных графических форматов: JPG, BMP, TIFF, PNG, GIF, PSD, PCX, RAS, ICO, CUR, WMF и др. Она конвертирует, изменяет размер и поворачивает изображения в групповом режиме, а также создает водяные знаки.

Изменить разрешение рисунка или кон­вертировать его очень просто. Необходимо выбрать обрабатываемые файлы, указать формат и путь сохранения выходного файла, маску названия, интерполяцию и новый размер. При желании можно перезаписать результат вместо исходного документа. При работе с тек­стом указывается цвет, степень прозрачности, цвет фона, смешение по оси X и Y и редакти­руется тень. Водяной знак создается из текста или изображения из файла, для него в форме изображений доступны те же параметры, кроме тени. При повороте рисунков вводится величина угла для группы изображений либо для каждого по отдельности.

ISpring Free – программа, которая кон­вертирует презентации PowerPoint в файлы Flash. Популярная утилита создания слайдов от Microsoft отлично подходит для анимированных презентаций, a Flash обладает всеми досто­инствами универсального формата: документы можно просмотреть с любого компьютера и с помощью любого браузера, они меньше в раз­мере. Чтобы конвертировать файлы, необходи­мо зарегистрироваться, но данный процесс зай­мет не больше минуты. Программа без проблем интегрируется a Microsoft PowerPoint. Создав РРТ-презентацию, необходимо нажать кнопку Quick Publish (Быстрая публикация) или Publish (Публикация), а затем настроить несколько оп­ций. В ISpring также есть функция вставки Flash-роликов в слайды PowerPoint. К сожалению, от­сутствует возможность указания степени сжатия отдельных элементов (изображений, звуков и т.д.), а значит, нельзя выбрать компоненты, на качестве которых не скупятся. Flash-файлы публикуются в Интернете, что обеспечивает доступ к презентациям из любой точки мира. Нажав кнопку Publish (Публикация), выби­раем SlideBoom как хостинг и вводим детали аккаунта. Из меню можно зарегистрировать бесплатный аккаунт. Этот процесс прост и не займет много времени.

Flash Video Converter 1.0 – программа для конвертации файлов с расширением *.flv а бо­лее распространенные форматы АVI, 3GP, WMV, MOV, PSP. Удобный программный инструмент предназначен для широкого использования и распространяется бесплатно.

Расширяет возможности просмотра с мо­бильных устройств, где видео должно соответ­ствовать двум основных правилам: быть качес­твенным (для зрения) и небольшим по объему. Форматы 3GP, WMV, MOV – именно то, что нужно.

PSP-формат появился с приходом на рынок портативных игровых устройств Sony. И теперь смотреть Flash-ролики можно и на этой игровой консоли.

Более подробно узнать о программе можно по следующей ссылке: http.//www. flashvideodownloader.org/ru/flash converts/.

OmniFormat v4.1 – программа, которая позволяет автоматически конвертировать более 75 типов изображений. Нужно просто указать пути к папке, в которой будет осуществляться преобразование, и выходной формат, а хатем начать складывать файлы в выбранную папку – файлы будут автоматически переводиться в нужный формат.

PDF2EXE – программа для конвертации файлов, созданных в формате PDF, в формат ЕХЕ. Она пригодится тем, кто не имеет установ­ленных на своем компьютере программ Adobe Reader или Foxit Reader, предназначенных для чтения формата PDF. Конвертация файлов PDF в ЕХЕ происходит очень быстро и качественно документ сохраняет все свойства файла PDF и при этом не требует никакого дополнительно­го программного обеспечения. Кроме этого программа позволяет устанавливать пароль на файл ЕХЕ, сжимать и кодировать документ, предотвращать перевод файлов PDF и ЕХЕ в ТХТ. устанавливать запрет на распечатку документа Ее размер – 1.56 MB.

Zamzar – универсальный конвертер. Идея сервиса проста: вы загружаете файл, который нужно преобразовать, на сервер, указываете желаемый формат и адрес своей электронной почты, на который приходит результат. В случае платного использования (подписки) можно хранить свои файлы на сайте – до 1 Гб. А вот для бесплатного использования есть некоторые ограничения: максимальный размер исходного файла – 100 МБ; конвертация в порядке живой очереди и после заданий пользователей, опла­тивших услуги.

Сайт программы: http: //www. zamzar. com/.

Right Click Image Converter 1.4 – програм­ма для быстрой переконвертации одного типа графических файлов в другой. Весь процесс происходит в один клик: выбираете нужные файлы (совсем необязательно, чтобы они были одного формата) и формат, в который будете конвертировать.

VSO Image Resizer 3.0.1.1 – программа, основное предназначение которой состоит в увеличении и уменьшении размера изоб­ражений. Однако кроме этой функции здесь присутствует возможность изменения уровня сжатия графического файла, конвертирования в другой формат, установки водяного знака и пакетного переименования файлов по установленной маске. VSO Image Resiger поддерживает все часто используемые графические форматы (JPEG, GIF, BMP, PNG и др.), а также несколько форматов цифровых фотокамер (Canon - CR2, Nikon - NEF и Minolta - MRW). Программа ин­тегрируется в Проводник Windows, обеспечивая быстрый и удобный способ редактирование параметров изображения.

Фотоконвертер – многофункциональ­ный конвертер, удобный для редактирования фотографий и быстрого изменения форматов изображений. Конвертирует из форматов ВМР, JPG, GIF, PNG. TIFF, ICO, PSD, может работать с дополнительными 400 форматами, в том числе редко встречаемыми и устаревшими. Работает с метафайлами Windows^®: EMF, WMF; форма­тами PostScript: PDF, EPS, PS, AI, EPI; необра­ботанными RAW-фотографиями с цифровых камер CRW, CR2, DNG, DCR, NEF, RAW, RAF, X3F, ORF, SRF, MRW, BAY, PEF. Есть функция редактирования: поворот, изменение размера и пропорций изображения, размытие, резкость, замена цвета; фотокоррекции: RGB, HLS, HSV, гистограмма, кривые, яркость, контраст, устранения эффекта «красных глаз»; дополнительных эффектов: рамки, подписи, декорации, фильтры, поддержка плагинов Photoshop.

Сайт программы. http://www. photoconverter.ru/.

Конвертер из XLS a HTML предназначен для экспорта таблиц, созданных в MS Excel 97, 2000., в файлы формата НТМL. Основные отличие от стандартной (встроенной в MS Excel) утилиты экспорта в том, что размер получаемого HTML-кода намного меньше. Программа выполнена в виде надстройки MS Excel . Результат конвертации – файл НТМL.

Сайт программы: http://leons.by.ru/index.html#m5.

Программы для конвертации файлов

A ll Office Converter Platinum Portable (6.1)

форматов Word, Excel, PowerPoint, PDF. XLS, RTF, TXT. HTM/HTML, Website. JPG, BMP, GIF, TIF, WMF, EMF, TGA, RLE, PNG и др.

A ctMask Document Converter Pro

MS Документ Office, txt, wri, doc, ppt, xls, htm, jog, bmp и т.д.) в форматы PDF, JPG, PNG, BMP, TIF, TGA, PCX

D igital Madia Converter 2.7 – софт из серии конвертеров видеоизображений и музыки.