3.5 Формирование отчета обо всех станциях метрополитена(станции сгруппированы по районам) с подсчетом общего количества станций в каждом районе и на каждой линии

Для этого пункта тоже необходимо сделать отчёт по образцу предыдущих пунктов. А после чего для этого запроса необходимо создать отчёт.

Отчеты во многом похожи на формы, но у них другое назначение – они служат для форматированного вывода данных на печатающие устройства и, соответственно, при этом должны учитываться параметры принтера и параметры используемой бумаги.

Алгоритм создания отчёта

(см. рис. 23 – рис. 29)

Рисунок 23 - Порядок создания отчёта

Рисунок 24 - Порядок создания отчёта

Рисунок 25 - Порядок создания отчёта

Рисунок 26 - Порядок создания отчёта

Рисунок 27 – Задание заголовка отчёта

Рисунок 28 – Задание имени отчёта

Рисунок 29 - Готовый отчёт о станциях метрополитена

Средством автоматизированного создания отчетов является мастер отчетов. Мастер отчетов работает в шесть этапов. При его работе выполняется выбор базовых таблиц или запросов, на которых отчет базируется, выбор полей, отображаемых в отчете, выбор полей группировки, выбор методов сортировки, выбор формы печатного макета и стиля оформления.

Заключение

Программы Microsoft Excel и Microsoft Access позволяют решить одну и ту же задачу двумя немного схожими способами. Оба приложения позволяют выполнять разнообразные запросы для сортировки и фильтровки данных, производить сложные расчеты для получения необходимых данных, составлять отчеты по данным и просматривать их в разных вариантах, использовать формы для добавления, изменения, удаления и просмотра данных. В обеих программах данные организованы в виде столбцов, или полей, в которых хранится информация определенных видов или типов данных, то есть в виде таблиц, что упрощает работу с ними. Только в Excel достаточно создать одну таблицу, а в Access необходимо создавать несколько. Но при желании в Microsoft Excel тоже можно составлять несколько таблиц на разных листах. Первая ячейка вверху каждого столбца отводится для метки столбца. Имеется одно терминологическое различие: в Microsoft Excel строка, в Microsoft Access запись. Microsoft Exсel – это программа управления электронными таблицами, в которых элементы данных хранятся в ячейках строк и столбцов, образующих листы, а Microsoft Access представляет собой программу управления базами данных. Наиболее типичной задачей, выполняемой в Microsoft Exсel, является управление списками данных, например списками адресов или сведений о персонале или технике. В Microsoft Access же данные хранятся в таблицах, которые очень похожи на листы Microsoft Excel, но рассчитаны на выполнение сложных запросов данных, находящихся в других таблицах и хранилищах, и даже в полях других таблиц.

Microsoft Excel удобно использовать, если объем данных не слишком велик, данные представлены в простой форме, и к ним достаточно создать одну таблицы.

Microsoft Access часто используется, при работе с большим объемом информации, и если требуется выполнить сложные запросы и отчеты.

Работа с программами особых трудностей не вызвала. Учитывая небольшой объем обрабатываемой информации удобнее было работать в Excel, но Access тоже понравился. На мой взгляд, Access предоставляет больше возможностей при обработке информации: оригинальные формы и отчеты. В этой программе дольше происходит первичная обработка данных (создание БД, запросов, форм и отчетов), но после удобнее пользоваться ими за счет возможности запрашивать только то, что необходимо. Excel тоже позволяет фильтровать данные, но таблица сохраняет все столбцы, включая не нужные в данный момент.