2. Зарождение информации у отправителя. Кодирование, декодирование сообщения. Обратная связь.

Зарождение идеи. Обмен информацией начинается с формирования или отбора информации. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена. К сожалению, многие попытки обмена информацией обрываются на этом первом этапе, поскольку отправитель не затрачивает достаточного времени на обдумывание идеи.

Важность этого этапа продемонстрирована в пьесе А. Островского "Бесприданница", когда С. Паратов сказал Ю. Карандышеву "Сначала думай, а затем говори".

Важно помнить, что идея вначале не трансформирована в слова или не приобрела другой такой формы, в которой она послужит обмену информации. Отправитель решил только, какую именно концепцию он хочет сделать предметом обмена информацией.

Чтобы осуществить обмен эффективно, он должен принять в расчет множество факторов.

К примеру, руководитель, желающий обменяться информацией об оценке результатов работы, должен четко понимать, что идея состоит в том, чтобы сообщить подчиненным конкретную информацию об их сильных и слабых сторонах и о том, как можно улучшить достигнутые результаты.

Идея не может заключаться в смутных общих похвалах или критике поведения подчиненных.

Этот пример показывает также связь между восприятием и коммуникацией. У руководителя, который считает подчиненных способными к развитию и совершенствованию, а значит, нуждающимися в информации с оценкой результатов их работы, скорее всего найдутся дельные позитивные идеи для обмена информацией на указанную тему по существу. Руководитель, который воспринимает подчиненных как детей, ждущих, чтобы их поправляли и направляли, скорее всего заложит в свои идеи критицизм, свойственный такому образу мышления.

Кодирование и выбор канала. Прежде чем передать идеи, отправитель должен с помощью символов закодировать ее, использовав для этого слова, интонации и жесты (язык тела).

Такое кодирование превращает идею в сообщение.

Отправитель должен также выбрать канал, совместимый с типом символов, используемых для кодирования.

К некоторым общеизвестным каналам относятся передача речи и письменных материалов, а также электронные средства связи, включая компьютерные сети, электронную почту, видеоленты и видеоконференции.

Если канал не пригоден для физического воплощения символов, передача не возможна.

Выбор средства сообщения не должен ограничиваться единственным каналом.

Часто желательно использовать два или большее число средств коммуникаций в сочетании. Процесс усложняется, поскольку отправителю приходится устанавливать последовательность использования этих средств и определять временные интервалы в последовательности передачи информации. Тем не менее, практика показывает, что одновременное использование средств обмена устной и письменной информацией эффективнее, чем, скажем, только обмен письменной информацией.

Передача. На третьем этапе отправитель использует канал для доставки сообщения (закодированной идеи или совокупности идей) получателю. Речь идет о физической передаче сообщения, которую многие по ошибке и принимают за сам процесс коммуникаций. В то же время, как мы видели, передача является лишь одним из важнейших этапов, через который необходимо пройти, чтобы донести идею до другого лица.

Декодирование. После передачи сообщения отправителем получатель декодирует его.

Декодирование - это перевод символов отправителя в мысли получателя.

Если символы, выбранные отправителем, имеют точно такое же значение для получателя, последний будет знать, что именно имел в виду отправитель, когда формулировалась его идея. Если реакции на идею не требуется, процесс обмена информацией на этом должен завершиться.

Однако по ряду причин, о которых речь пойдет ниже, получатель может придать несколько иной, чем в голове отправителя, смысл сообщению. С точки зрения руководителя, обмен информацией следует считать эффективным, если получатель продемонстрировал понимание идеи, произведя действия, которые ждал от него отправитель.

Шум. Эффективность обмена информации значительно снижает шум.

Определенные шумы присутствуют всегда, поэтому на каждом этапе процесса обмена информацией происходит некоторое искажение смысла. Обычно мы ухитряемся преодолеть шум и передать наше сообщение. Однако высокий уровень шума определенно приведет к заметной утрате смысла и может полностью блокировать попытку установления информационного обмена. С позиций руководителя, это должно обусловить снижение степени достижения целей в соответствии с передаваемой информацией.

Обратная связь. В значительной мере блокировать шумы позволяет обратная связь. При наличии обратной связи отправитель и получатель меняются коммуникативными ролями. Изначальный получатель становится отправителем и проходит через все этапы обмена информацией для передачи своего сообщения начальному отправителю, который теперь играет роль получателя.

Таким образом, обратная связь - это информация, которая отсылается назад отправителю, свидетельствующая о мере понимания, доверия сообщению, усвоения и согласия с сообщением.

Эффективный обмен информацией должен быть двусторонне направленным: обратная связь необходима, чтобы понять, в какой мере сообщение было воспринято и понято. Руководитель не может думать, что все, сказанное или написанное им, будет в точности понято так, как он замышлял. Руководитель, опирающийся на такое ложное допущение, отсекает себя от реальности. Субъект управления, который не наладит обратную связь для получателя информации, обнаружит, что эффективность его управленческих действий резко снижена. Аналогичным образом, если обратная связь с подчиненными заблокирована, руководитель в конце концов окажется изолированным или обманываемым.

Процесс обмена информацией с обратной связью и шумом представлен на рис.

Информация, Вербальные или

накопленный опыт невербальные символы

ОТПРАВИТЕЛЬ

(лицо генерирующее идею)

Кодирует

СООБЩЕНИЕ

ПОЛУЧАТЕЛЬ

Отбирает

КАНАЛ

Речь, письмо

ШУМ

Генератор идеи декодирует отклик

Канал обратной связи

Кодирует СООБЩЕНИЕ

Отклик в адресс

отправителя

Рис. Процесс обмена информацией.

Мы путем анализа и обобщений практической деятельности военного руководителя построили схему коммуникативного процесса, которая в значительной степени отражает сегодняшнее представление этого явления. Но такой подход к исследованию коммуникативного процесса появился не сразу. Причина на наш взгляд заключается в следующем: многие ученые рассматривали коммуникацию с позиций только своей науки. В связи с этим к началу 60-х годов ХХ века сложились два различных направления в изучении коммуникативного процесса: гуманитарно-общественный и естественно-технический. Эти два подхода отчасти сохраняются и сегодня.

Для их понимания кратко рассмотрим историю создания теории коммуникативного процесса.

Многие считают, что первым дифференциацию этапов коммуникации предложил Гарольд Дуайт Лассуэл. Изучая проблемы анализа пропаганды, Лассуэл расчленил единый акт коммуникации на составляющие его элементы:

1. Кто сообщает?

2. Что сообщает?

3. По какому каналу?

4. Кому?

5. С каким успехом?

Таковы присущие процессу коммуникации его структурные компоненты.

Однако анализ процесса только лишь в рамках указанных Лассуэлом пяти аспектов не отвечает на вопрос, выходящий за пределы его внутренней структуры, характеризующий социальные моменты процесса коммуникации, а именно - вопрос "с какой целью?", который в своей проекции на исследуемый предмет дает шестой срез рассмотрения коммуникативного процесса - анализ цели. "...В политике не так важно, кто отстаивает непосредственно известные взгляды. Важно то, кому выгодны эти взгляды, эти предложения, эти меры".

Введение этого дополнительного подхода к изучению процесса коммуникации, на наш взгляд, обусловлено методологическими положениями. Знание цели, которую преследует отправитель сообщения, вступая в контакт с аудиторией (получателем), позволяет многое понять в форме и методах передачи материала, а также глубже проникнуть в сущность коммуникативного процесса. Сравнение параметров предполагаемого результата (анализ цели) с реальным (анализ эффекта) дает представление о коэффициенте сообщения. Сопоставление может быть проведено и по другим линиям.

3-й УЧЕБНЫЙ ВОПРОС: Этапы обмена информации в информационно- коммуникативных процессах.

Основными категориями, описывающими процесс функционирования информации в обществе являются следующие:

1. Отправитель (адресант, посылатель, коммуникатор).

2. Получатель (адресат, принимающий, коммуникант).

3. Общение (контакт, связь).

4. Код (шифр).

5. Сообщение (информация, послание, весть).

Содержание этих категорий отражает и фиксирует представление о коммуникативном процессе сложившееся в рамках общественно-научных исследований. Модель взаимоотношения этих категорий имеет следующий вид:

А дресант сообщение адресат

контакт

код

Естественно - научные и технические представления о том же процессе отражены в категориях:

1. Источник информации

2. Информация

3. Передатчик

4. Сигнал

5. Принимаемый сигнал

6. Шум

7. Приемник

8. Получатель

Обобщенная модель системы связи может быть представлена схемой

Источник информации

Сигнал

Передатчик

Информация

Шум

Получатель

Приемник

Принимаемый сигнал