Поняття бази даних

База даних (БД) – це сукупність певним чином структурованих даних, що описують деяку предметну галузь.

Правельно організована база даних харектеризується незалежністю даних від програм; у складі БД існують засоби для підтримки її цілісності. Під цілісністю БД розуміють несуперечливість між собою даних, що в ній зберігаються. Оскільки однією з основних властивостей БД є орієнтація на широке коло застосувань, то слід передбачити засоби захисту від не санкціонованого доступу (навмисного чи ненавмисного) користувачів до даних. З цією метою в БД встановлюється система паролів та індифікацій користувачів, а також розподіл даних і користувачів на групи з різноманітними взаємними правами.

Бази даних зазвичай створюють тоді, коли є потреба регулярно опрацьовувати великі масиви структурованих однотипних даних: списки виборців, анкети клієнтів, облік продукції великого підприємства, залишки товарів на складах, реалізація товарів магазинами тощо.

Під час роботи з базами даних розрізняють такі етапи:

1. Етап створення бази даних:

   • з’ясування призначення та структури майбутньої бази даних;

   • створення основних таблиць та встановлення зв’язків між ними;

   • заповнення таблиць даними;

   • редагування структури таблиць, додавання/вилучення деяких таблиць (або фрагментів таблиць);

2. Етап експлуатації бази даних:

• створення форми для перегляду даних;

• створення засобів для вибірки потрібних відомостей про описані у базі об’єкти;

• формування звітів.

Такі роботи виконують зазвичай з використанням спеціальних програмних засобів, які називають системами управління базами даних (СУБД).

Системи управління базами даних

Системи управління базами даних (СУБД) – це програмні засоби, за допомогою яких можна створювати бази даних та виконувати опрацювання вміщених даних.

Основні функції систем управління базами даних:

• зберігання даних – визначення того, які саме дані слід виміщувати та зберігати у певній базі даних, якими мають бути типи таких даних, яким чином ці дані слід пов’язувати між собою;

• опрацювання даних – виконання операцій вибірки, обчислення, сортування та фільтрування за певними критеріями вміщених в у СУБД даних;

• управління даними – контроль над коректністю роботи з даними різними користувачами, адміністрування прав користувачів на можливість змінювання даних у базі.

Нині існує багато різноманітних систем управління базами даних. Найпоширеніші застосування серед масових користувачів знайшли такі СУБД, як: Microsoft Access, dBase та СУБД на FoxPro.

Основними перевагами таких СУБД є: достатня надійність збереження даних, легкість оновлення, доповненння даними, захист від несанкціонованого доступу, можливість розширення структури даних.

Оскільки СУБД MS Access нині набула найпоширенішого застосування особливо серед користувачів ПК, то подальше ознайомлення з принципами роботи систем управління базами даних відбуватиметься на прикладі роботи саме з нею. Бази даних тут організовані у вигляді двовимірних таблиць.

У табличній структурі адреса даних визначається на перетині рядків і стовпців. Рядки називаються записами, а стовпці – полями. Поля утворюють структуру бази даних, а записи – це дані, що у ній утримуються та описують певний об’єкт.

У СУБД MS Access основними об’єктами є: таблиці, запити, форми, звіти, макроси, і модулі. Докладніше про роботу з об’єктами описано далі.