Створення підсумкових запитів

Умова. Відкрити базу даних Покупці, (файл pokupzi.mdb). За допомогою підсумкового запиту з’ясувати кількість покупок, здійснених кожним покупцем, сукупну вартість покупок кожного з покупців за всі дні та середню вартість покупки кожного покупця.

Приклад виконання вправи

1. Запустити програму MS Access та відкрити базу даних Покупці, (файл pokupzi.mdb).

2. Обрати об’єкт Запрос та обрати варіант Создать запрос с помощью мастера.

3. У вікні майстра Создание простих запросов обрати таблицю Покупці та перенести назви полів за допомогою інструмента > у поле Выбранные поля, та натиснути кнопку Далее.

4. Обрати варіант створення Итоговый та натиснути кнопку Итоги. У вікні Итоги (рис. 48) обрати варіанти обчислення під­сумкових значень Sum, Avg та поставити прапорець біля Подсчет числа записей в pokupzi та натиснути кнопку Далее.

Рис. 48. Вікно вибору підсумкових значень

5. У наступному вікні майстра зазначити, що інтервалом групування дат вважати місяці. Натиснути кнопку Далее.

6. У наступному вікні записати ім’я нового запиту Запит_ підсумковий та натиснути кнопку Далее.

7. У результаті з’явилося вікно результату роботи запиту, в якому записи по кожному покупцю згрупувалися (рис. 49).

Можна переглянути вартість всіх покупок у кожного з 5 покуп­ців, переглянути середню вартість покупки кожного покупця та побачити скільки всього покупок зробив кожний покупець.

Рис. 49. Результат роботи підсумкового запиту

Завдання для самостійного виконання

Завдання 11.1. Відкрити базу даних vpraval.mdb, за допо­могою запита з’ясувати: середній бал успішності групи з кожної навчальної дисципліни. Надати запиту ім’я 3апит_підсумко­вий, зберегти та закрити файл.

Завдання 11.2. Відкрити базу даних supermarket.mdb, з’ясувати, який товар з групи кондитерських та молочних ви­робів було продано більшу кількість разів за всі дні жовтня. У запиті показати поля: Назва товара, Кількість, Число прода­жів. Переглянути результат роботи запита, надати запиту ім’я Запит_підсумковий, зберегти та закрити файл.

Запитання для самоперевірки

1. Поясніть призначення підсумкових запитів, наведіть приклади.

2. Як створити підсумковий запит?

3. Для чого створюють підсумковий запит?

4. У яких типах запиту зазвичай використовують Пост­роитель выражений?

Перехресні запити

Мета: ознайомити з прийомами створення перехресних за­питів; набути практичних навичок створення та застосування перехресних запитів для вибірки записів з об’єктів баз даних, та створення нових полів.

ТЕОРЕТИЧНІ ВІДОМОСТІ ТА ВКАЗІВКИ

Програма MS Access дає змогу користувачеві створювати особливий тип підсумкових запитів, який називається пере­хресними запитами. Такі запити дають змогу користувачеві побачити обчислювані значення у вигляді перехресної таблиці, яка нагадує електронну таблицю Excel.

Для побудови перехресного запиту слід у основному вікні бази даних MS Access виділити ім’я таблиці, яка буде базовою для цього запиту та обрати варіант створення запиту — Создание запроса с помощью конструктора, а потім у вікні конструктора обрати команду меню Запрос/Перекрестный.

Програма додасть у запит рядок Перекрестная таблица, в якому для кожного поля перехресного запиту можна обрати один з чотирьох параметрів: Заголовки строк, Заголовки столбцов, Значение (який виводиться в комірках перехресної таблиці) і Не отображается.

Для перехресного запиту потрібно зазначити хоча б одне поле в якості заголовків рядків, одне для заголовків стовпчиків і одне для поля значень. Кожне поле (яке обране як заголовок стовпчи­ка) має містити функцію Группировка в рядку Групповая опера­ция. А поле, яке використовується в якості заголовків рядків, у рядку Групповая операция має містити функцію Группировка, та має бути обрана одна з підсумкових функцій або введений вираз, який містить підсумкову функцію. Для поля Значение обрати одну з підсумкових функцій або ввести вираз, який вико­ристовує підсумкову функцію. Для відбору даних, які включа­ються у набір записів, можна використати додаткові поля. Для них слід обрати параметр Условие в рядку Групповая операция і Не отображается в рядку Перекрестная таблица, а потім ввести умову відбору. Умову відбору можна також задати для будь-якого поля, яке використовується як заголовки стовпчиків, а дані можна сортувати за будь-якими полями (якщо користувач не встановив інакшого варіанту, то програма сортуватиме заголовки стовпчиків за зростанням).

Можна встановити порядок стовпчиків у перехресній табли­ці, використовуючи вікно властивостей запиту. Для цього слід встановити курсор у будь-якому місці верхньої частини вікна запиту в режимі конструктора і натиснути кнопку Свойства на панелі інструментів. На екрані з’явиться вікно властивостей запиту. Щоб задати порядок відображення стовпчиків у пере­хресній таблиці, потрібно ввести та відформатувати заголовки в тій послідовності, в якій користувачу необхідно їх переглядати у запиті.

Створення перехресних запитів за допомогою майстра

1. У основному вікні бази даних обрати об’єкт Запросы і на­тиснути кнопку Создать.

2. У вікні, що з’явилося — Новый запрос — обрати варіант запиту Перекрестный запрос та натиснути кнопку ОК.

3. Виконувати інструкції, які з’являються в діалогових вікнах майстра. В останньому діалоговому вікні користувач може обрати або варіант виконання запиту, або варіант перегляду структуру запиту в режимі конструктора.

Зверніть увагу, що за допомогою Мастера сводных таблиц дані перехресних таблиць можна вивести на екран, не створюю­чи окремого запиту. А за допомогою зведеної таблиці заголовки рядків і стовпчиків можна змінювати таким чином, щоб різними способами можна було аналізувати дані.

ВПРАВА 12