Запитання для самоперевірки

1. Поясніть призначення інструмента пошуку записів у таблицях (формах) баз даних, наведіть приклади.

2. Поясніть особливість виконання сортування чисел, запи­саних у текстовому форматі у таблицях баз даних.

3. У яку частину таблиці переміщаються записи з порожні­ми комірками під час упорядкування записів у полі за зростан­ням?

4. У яких режимах роботи таблиці можна виконувати по­шук записів із певними характеристиками у таблицях баз даних?

5. Поясніть відмінність між простим та складним сорту­ванням записів у таблиці баз даних.

6. Як виконати впорядкування записів за кількома полями таблиці одночасно?

Фільтрування даних

Мета: ознайомити з прийомами фільтрування даних; набути практичних навичок виконання фільтрування записів у табли­цях, застосування різноманітних фільтрів для пошуку даних.

ТЕОРЕТИЧНІ ВІДОМОСТІ ТА ВКАЗІВКИ

Фільтрування записів у таблицях

Програма MS Access дає змогу користувачеві застосовувати різноманітні фільтри для пошуку в таблицях записів, які від­повідають певним критеріям. Фільтри можна застосовувати до полів таблиць.

Фільтр — це набір умов, що застосовуються для відбору і/або сортування даних з певними характеристиками. За допомогою фільтрів можна тимчасово виділити та переглянути конкретний набір записів для подальшого аналізу.

Застосування простих фільтрів

Найпростішим є Фильтр по выделенному. Фільтри такого типу виконують у режимі таблиці відбір з поля таблиці записів, які тотожні виділеному в полі значенню. Наприклад, з таблиці Бакалія (див. базу даних Supermarket) — усі товари, які по­ставляє Київ млин. Для цього слід встановити курсор у запис Київмлин поля Постачальник та виконати команду меню За­писи /Фильтр /Фильтр по выделенному.

У результаті будуть відображені тільки ті товари, що поста­чалися фірмою Київмлин, а товари інших постачальників буде приховано. Таблиця набуде вигляду, як показано на рис. 28.

Застосування розширених фільтрів

Дещо складнішим типом фільтра є Фильтр по форме. Фільтр такого типу виконує відбір з таблиці записів із певними характе­ристиками, які можуть бути описані в кількох полях. Це приклад розширеного фільтра.

Рис. 28. Результат роботи фільтра за виділеним фрагментом

Наприклад, користувачеві потрібно з’ясувати, чи є в таблиці Бакалія товар — крупа рисова за ціною меншою ніж 7 грн за кг. Для цього в таблиці Бакалія (див. завдання 3.3 на с. 41) слід вико­нати команду меню Записи /Фильтр / Расширенный фильтр... . Програма відкриє вікно роботи з фільтрами, що розділене на 2 частини: у верхній частині вікна відображатиметься назва та поля таблиці, з якої слід виконати відбір записів; у нижній час­тині — конструктор для створення складного фільтра з такими елементами:

• поле — для позначення того поля (полів), звідки слід виб­рати записи;

• сортировка — для вказування типу впорядковування відібраних даних;

• условие отбора — для вказування конкретних значень для відбору записів;

• или — для вказування додаткових параметрів відбору за­писів.

Отже, слід указати у конструкторі в елементі Поле назви полів Товар та Ціна за одиницю. Елемент Сортировка у цьому випадку доречно залишити порожнім, адже таблиця Бакалія невелика,

тому результат роботи фільтра може мати лише кілька записів (або не мати жодного запису). До полів елемента Условие отбора слід записати для поля Товар умову: Крупа рисова, для поля Ціна за товар — умову: < 7 (рис. 29).

Рис. 29. Запис умов для складного фільтра

Після натискання на панелі інструментів кнопки Применить фильтр, таблиця Бакалія набуде вигляду, як показано на рис. ЗО. Для того, щоб відобразити первинний вигляд таблиці Бакалія, слід натиснути на панелі інструменів кнопку Удалить фильтр.

Отже, у конструктор фільтра можна записувати не тільки фрагменти записів у елементи Условие отбора та Или, а й ство­рювати в них математичні вирази для відбору записів.

Вирази — це поєднання імен полів таблиці, констант, функцій, а також математичних, логічних операторів. За допомогою використання виразів можна виконувати: відбір записів із таблиці, що задовольняють одночасно кілька критеріїв відбору, відбір записів, що задовольняють хоча б один із критеріїв відбору.

Рис. 30. Результат роботи складного фільтра

ЗБЕРЕЖЕННЯ ФІЛЬТРІВ

ДЛЯ ПОДАЛЬШОГО ВИКОРИСТАННЯ

Способи збереження фільтрів після створення та застосування дещо відрізняються залежно від об’єкта, до якого вони засто­совуються. Фільтри зберігаються автоматично при збереженні таблиці.

Отже, за наступного відкриття таблиці можна знову засто­сувати до неї вже створений фільтр. Але при збереженні ін­ших об’єктів баз даних (таких, як запити, звіти) збереження відбувається дещо інакше. Наприклад, під час збереження запитів відбувається збереження фільтра, але умови відбору слід уточнювати під час відкриття об’єкта, до якого застосовано фільтр.

Зверніть увагу, що під час застосування кількох фільтрів відбувається додавання дії кожного нового фільтра до вже дію­чого.

Отже, підсумовуючи вищенаведені відомості про сортування та фільтрацію можна скласти таку таблицю (с. 64).