Запитання для самоперевірки
Поясніть призначення форм баз даних, наведіть приклади.
Поясніть особливість створення форм за допомогою Автоформ та створення форм за допомогою майстра форм.
Як можна виконати зміну вигляду та розміру полів у формах?
У яких режимах найзручніше та найшвиде створити форму, яка має містити всі поля базової таблиці?
Поясніть особливість роботи конструктора форм. Які додаткові інструменти містить конструктор форм?
Розділ1. Аналіз даних Пошук та сортування даних
Мета: ознайомити з прийомами пошуку даних, ознайомити з прийомами сортування даних у таблицях; набути практичних навичок виконання сортування записів у таблицях та пошуку даних із певними характеристиками.
ТЕОРЕТИЧНІ ВІДОМОСТІ ТА ВКАЗІВКИ
Пошук даних
Програма MS Access містить кілька способів виконання пошуку і/або заміни даних із певними характеристиками, причому можна виконувати пошук або заміну як одиничних значень у записах об’єктів бази даних, так і груп записів.
Для пошуку запису можна «прокрутити» та переглянути таблицю або форму або, якщо даних дуже багато, то (у режимі таблиці) ввести номер потрібного запису в поле номера запису (поле номера запису — невеличка ділянка у лівому нижньому кутку вікна таблиці або форми, де відображається номер запису, в якому в цей момент перебуває курсор) та натиснути клавішу Enter.
Із використанням діалогового вікна Поиск можна виконувати пошук конкретних записів або певних значень у записах. Крім того, програма має функції для переходу по записах у міру того, як виконується відображення кожного шуканого елемента.
Зверніть увагу, що під час виконання пошуку та заміни даних у MS Access операції виконуються тільки з даними, що зберігаються на «клієнтському» комп’ютері. Таке зауваження важливе тільки тоді, коли в процесі пошуку в таблиці або формі досягнуто обмеженого числа записів, хоча на сервері можуть ще міститися дані. Щоб забезпечити виконання пошуку і заміни по всіх даних, слід зняти це обмеження та вказати максимальне число записів, яке може завантажуватись у форму.
Пошук і заміна значень у полі
Для виконання заміни шуканого елемента запису на елемент з іншими характеристиками можна скористатися діалоговим вікном Замена.
Пошук у режимі форми (або таблиці). Коли не вимагається умовами задачі виконувати пошук по всіх полях таблиці (або форми), слід обрати поле (стовпець), у якому потрібно знайти певний запис та виконати одну з таких дій:
для пошуку конкретних зразків у полі слід натиснути кнопку Найти на панелі інструментів Режим формы або Таблица в режиме таблицы. Ввести в поле Образец значення, яке потрібно знайти. Якщо точне значення для пошуку невідоме, можна використовувати в полі Образец «підстановочні» знаки, встановити в діалоговому вікні Поиск и замена всі інші потрібні параметри та натиснути кнопку Найти далее (рис. 25).
Рис. 25. Вигляд вікна пошуку та заміни даних
Зверніть увагу, що пошук за одним полем виконується швидше, ніж пошук одночасно за всіма полями таблиці або форми;
для пошуку порожніх полів і записів у базі даних MS Access слід натиснути кнопку Найти на панелі інструментів Режим формы або Таблица в режиме таблицы. Якщо порожні поля відформатовані (наприклад, містять текст Немає), то слід ввести відформатований рядок в поле Образец та перевірити, чи активовано прапорець С учетом формата полей. Якщо ж порожні поля невідформатовані, то слід ввести для пошуку Null або Is Null у поле Образец та перевірити, чи знято прапорець С учетом формата полей;
для пошуку порожніх рядків у базі даних MS Access, слід увести в поле Образец пару прямих лапок («») без пробіла між ними та переконатися, що прапорець С учетом формата полей знято. Встановити у діалоговому вікні Поиск и замена всі інші потрібні параметри та натискати кнопку Найти далее доти, доки всі порожні рядки буде знайдено;
для заміни конкретних входжень зразка в поле слід виконати команду меню Правка /Заменить. Увести зразок для пошуку в поле Образец та значення (яким потрібно замінити цей зразок) в поле Заменить на. Якщо точне значення для пошуку невідоме, то можна ввести в поле Образец «підстановочні» знаки. Установити в діалоговому вікні Поиск и замена всі інші потрібні параметри. Натискати кнопку Найти далее, а потім кнопку Заменить. Для одночасної заміни всіх входжень зразка слід натиснути кнопку Заменить все.