1. Игнорировать занимаемую сотрудником позицию;

2. обнаружить ту сферу деятельности, где он сильнее своих коллег, и демонстрировать ему искреннее уважение за реальные успехи;

3. говорить о том, о чем хотят работники. Самовыражение - доминирующая потребность человеческой натуры.

Каким менеджер видит идеального сотрудника? Проведенный в некоторых компаниях опрос о том, какого сотрудника можно считать абсолютно лояльным (каковы основные черты лояльнсти) привел с ошеломительным результатам: это вялый, безынициативный сотрудник, всегда беспрекословно исполняющий распоряжения руководителя. Такими ли Вы хотите видеть своих подчиненных? Безусловно, такие должны быть, но сколько? Попробуйте:

А) составить «портрет» идеального подчиненного (сотрудника). Определить возможные отклонения активности и лояльности;

Б) определить целесообразное соотношение групп работников по степени активности и лояльности.

Например, Вы решите, что из 10 ваших подчиненных активно-лояльными должно быть не менее трех, резистентно-конструктивных – не более 2, остальные - лояльно-пассивные. Резистентно-деструктивных Вы не допускаете. Либо, Вы предпочтете иметь исключительно активных (конструктивных) подчиненных, независимо от степени лояльности.

В) привести существующий состав подчиненных в соответствие с выбраным.

В качестве примера характеристики идеального сотрудника рассмотрите «10 атрибутов хорошего служащего» Билла Гейтса (приложение 1).

Основы взаимодействия руководителя и секретаря

Секретарь - одна из главных фигур в непосредственном окружении руководителя, его постоянный помощник, а нередко и доверенное лицо.

Основу требований к секретарской деятельности представляют уважение к людям, внимательность и чуткость к их нуждам, рациональное использование труда и времени работников и граждан, повышенная ответственность, высокий профессионализм, старательность и аккуратность, постоянное преодоление формально-бюрократических элементов в работе.

Условно можно выделить два типа секретарской деятельности:

• осуществление полностью (или в значительной мере) делопроизводственного обслуживания и выполнение при этом функций секретаря руководителя;

• выполнение функций только секретаря руководителя.

Между этими типами секретарской деятельности нет принципиального отличия. Тем не менее задача и круг обязанностей секретаря-универсала в учреждении существенным образом отличаются от задач и обязанностей секретаря, призванного обслуживать только руководителя.

Секретарь небольшого учреждения (универсал):

- осуществляет делопроизводственное обслуживание аппарата управления,

- выполняет печатные работы;

- отвечает за архив;

- обслуживает телетайп, телефакс;

- обеспечивает работников канцелярской принадлежностями;

- ведет учет явки сотрудников на работу;

- выполняет функции курьера;

- выполняет другие операции, в том числе из обслуживания руководителей.

Рассмотрим лишь элементы функции секретаря, которые непосредственно связаны с обеспечением работы руководителя.

Европейская ассоциация профессиональных секретарей так определяет их основную роль: знать сущность деятельности своего руководителя, уметь значительную часть его работы брать на себя.

С этой точки зрения, перед секретарем руководителя поставлены такие задачи:

• всестороннее содействие экономии рабочего времени руководителя, облегчение его труда, высвобождение руководителя от выполнения нетворческих, рутинных операций;

• улучшение информационного обеспечения руководителя; создание условий, которые оказывали бы содействие высокопроизводительной и эффективной работе руководителя;

• повышение профессионально-деловой квалификации и авторитета руководителя и возглавляемых им организаций.

Основные функции секретаря, связанные с предоставлением непосредственной помощи руководителю, можно объединить в такие группы:

• работа с документами;

• контроль за состоянием рабочего места руководителя;

• организация связи руководителя;

• организация приема посетителей;

• участие в подготовке и проведении совещаний;

• организация рабочего времени руководителя;

• подготовка и оформление командировок руководителя;

• оперативное справочно-информационное обслуживание руководителя;

• выполнение личных поручений руководителя;

• поддерживание рабочих контактов с подчиненными;

• действия в экстренных случаях.

Секретарь может выполнять другие работы и поручения, потребность в которых связана с условиями деятельности организации, стилем работы руководителя и другими факторами.

При выборе работника на должность секретаря рекомендуется учитывать такие требования.

1. Наличие профессиональных умений и привычек. Грамотность!

Секретарь обязан владеть: машинописью, стенографировать, выполнять все делопроизводственные операции (регистрация, контроль, составление и оформление документов, формирование дел, разработка номенклатуры, подготовка дел к хранению и т.п.). Секретарь обязан знать основы архивного дела, правила эксплуатации организационной техники, основы психологии и организации управленческого труда.

2. Опыт организационной работы.

Секретарь должен уметь самостоятельно организовывать свою работу, учитывая требования руководителя, условия работы, особенности деятельности аппарата управления.

3. Желание работать и соответствующие способности. Чувство ответственности. Аккуратность и пунктуальность

Работа секретаря должна характеризоваться высокой степенью надежности при выполнении поставленных руководителем задач, готовностью принимать па себя ответственность за их реализацию.

4. Самостоятельность, инициатива. Секретарь должен уметь в необходимых ситуациях принимать самостоятельные решения, исходя из общих установок руководителя. Инициативу, которую обнаруживает секретарь, следует поддерживать. В то же время инициативу следует и ограничивать определенными рамками - недопустима подмена руководителя секретарем.

5. Комуникабельность. Умение общаться, тактично вступать в контакт. Умение вести себя с людьми. Выдержка, тактичность.

6. Внешние данные. Неопрятный, или наоборот, слишком яркий и вызывающий вид секретаря неуместен.

Менеджер должен помнить, что секретарь – это его визитная карточка. Внешний вид, манеры, речь секретаря создают первое впечатление о самом руководителе.