Тема 6. Деловые контакты в деятельности менеджера

6.1 Основные виды деловых контактов

Основные виды деловых контактов в деятельности менеджера можно разделить на такие группы:

• контакты с высшим руководством

• контакты с подчиненными

• контакты с контрагентами или сотрудниками

• контакты с посетителями.

Такое разделение основано на статусе контактной стороны. По отношению к высшему руководству менеджер рассматривается как подчиненный, поэтому рекомендации по общению с руководителем в основном идентичны рекомендациям любому работнику. Подчиненные менеджера ниже его по статусу. Контрагенты и сотрудники других подразделений являются стороной, равной по статусу менеджеру, во всяком случае в рамках заданного контакта. Посетителями могут быть совершенно различные группы лиц, поэтому статус этой стороны неопределенный.

Любой контакт менеджера представляет собой деловую беседу. Такая беседа может быть запланированной или незапланированной. К запланированной следует подготовиться заранее. В общем виде планирование деловых встреч идентично планированию коллегиальных мероприятий и включает в себя:

• определение ее цели;

• подготовку плана проведения;

• прогноз результатов с учетом цели и особенностей собеседника (группы).

Назначая встречу, следует четко представлять цель, которой хотите достичь (убеждение или информирование слушателей, создание общественной мысли, получение информации, выяснение отношения участников к плану, проекту и др.). Также следует попытаться уяснить себе цель, которую предполагает достичь в беседе другая сторона, ее позиции и аргументы. Собеседник может просить ресурсы, настаивать на изменении условий, требовать кадровых перемещений и т.д. Четкое представление позиции оппонента позволит найти более весомые аргументы.

План беседы может состоять из пунктов (вопросов): основных и второстепенных, уточняющих и наводящих. Важный элемент проведения беседы - умение четко сформулировать вопрос.

Следует учитывать сильные и слабые стороны собеседника, каковыми могут быть: знание темы, профессиональная подготовка, отношение к предмету беседы (заинтересованное, индифферентное, резко отрицательное), умение вести полемику, интеллектуальный уровень, эмоциональность.

Во время беседы нередко бывают ситуации, когда выйти из трудного положения помогают афоризмы, оригинальное высказывание, пословица, универсальный пример, яркий образ. Умелое их использование не только облегчает общение, а и свидетельствует об эрудиции руководителя.

Незапланированные или даже неожиданные контакты не оставляют времени для специальной подготовки. Поэтому подготовка к ним может заключаться в планировании резерва времени (подробно рассмотрено в теме «Управление временем»).

Для успеха деловых контактов руководитель должен создать в коллективе благоприятную социально-психологическую атмосферу. Этому оказывают содействие единство руководства и коллектива в понимании цели; коллективная работа и творчество, доброжелательность, товарищеские отношения между людьми.

6.2. Контакты с высшим руководством.

В коллективе отношения с руководством могут выстраиваться по-разному. Вы можете занимать позицию лояльного подчиненного по отношению к своему руководителю. При этом не исключены ситуации, когда Ваша точка зрения противоположна мнению руководителя. Стоит ли говорить об этом руководству?

Аргументы против критики по отношению к руководству:	Аргументы против лояльного отношения к руководству
Руководитель выигрывает, как правило, своим опытом, знаниями, умением принимать решения, брать на себя ответственность.	У руководителя может сложиться мнение, что если Вы с ним постоянно и во всем согласны, значит у Вас просто нет собственного мнения, а может Вы и вовсе глупый человек
Руководитель не любит выглядеть глупым в глазах других подчиненных. Он ни за что не простит вам, если Вы выставите его в неприглядном свете	Разумный руководитель почувствует поддельность отношения к себе и будет держать Вас на расстоянии, а то и вовсе избегать Вас
Вы будете последним, кому руководство предложит возглавить интересный проект, кого повысят в должности, кому окажут помощь в трудной ситуации.	У руководителя возникнут подозрения о том, что если Вы не можете в той или иной форме ему возразить, то сплетничаете за его спиной. А к сплетникам руководство никогда хорошо не относилось
К Вам, скорее всего, будут предъявлены завышенные требования, при невыполнении которых, Вас каждый раз будут унижать в той или иной степени.	Вам будет тяжело во всем соглашаться с руководством, хвалить его идеи, когда они вам кажутся абсурдными. Вы сами будете испытывать некий внутренний дискомфорт от своей безликости.
Вас могут сделать объектом насмешек.
Руководитель своим поведением к Вам может настроить остальных подчиненных, более слабых, против Вас.

При ответе на данный вопрос, как тут не вспомнить золотую фразу «С руководством надо дружить!». Пожалуй, это единственно верное решение, если вы решили задержаться в компании надолго. Под словом «дружба» в данном случае имеется ввиду, что следует не критиковать при всех идеи руководства, сплетничать об его ошибках, промахах; а учиться устанавливать продуктивное общение. Под продуктивным общением мы понимаем обсуждение спорных вопросов, ваших предложений, нахождение консенсуса во всем. Особенно это касается менеджеров – будучи сам руководителем, он несет как ответственность за своих подчиненных перед вышестоящим руководителем, так и ответственность за интересы своих подчиненных, своего подразделения в организации. Последняя обязывает менеджера направлять свой контакт с вышестоящим руководством на продуктивное общение более, чем обычного работника.

Вот несколько необходимых этических норм и принципов, которые можно использовать в деловом общении с руководителем.

Старайтесь помогать руководителю в создании в коллективе доброжелательной нравственной атмосферы, упрочении справедливых отношений. Помните, что ваш руководитель нуждается в этом в первую очередь.

Направляясь к шефу, всегда берите с собой блокнот и ручку. И неважно, он вас вызывает или вы сами идёте что-либо доложить. Все задания и поручения, а также ценные указания подробно записывайте. Этим вы, во-первых, продемонстрируете, что внимательны ко всем его поручениям, а во-вторых, вам будет легче их запомнить. Иначе, выходя из кабинета, где вам поручили составить договор с компанией «Ромашка» с суммой ежемесячного платежа до 17 числа по 3 710 грн без учета НДС по реквизитам фирмы «Цветочек»; а после попросили рассказать об итогах вчерашнего мероприятия, вы вряд ли вспомните все детали полученного задания.

Высказывайте ваши предложения или замечания тактично и вежливо.

Не разговаривайте с начальником категорическим тоном, не говорите всегда только «да» или только «нет».

Будьте преданы и надежны, но не будьте подхалимом. Имейте свой характер и принципы. На человека, который не имеет устойчивого характера и твердых принципов, нельзя положиться, его поступки нельзя предвидеть.

Относитесь ко всем поручениям руководства как к спецзаданию. Так и интереснее выполнять указания шефа и внимания будете больше уделяться. Кроме того, этот несложный прием позволит внести разнообразие в вашу повседневную рабочую деятельность. И не говорите, что это полная чушь, пока сами не попробуете.

Подумайте - любая, поставленная руководством перед вами задача - это шанс получить новые знания и опыт, новые знакомства с людьми, возможность показать себя.

Не стоит обращаться за помощью, советом, предложением и т.д. «через голову», сразу к руководителю вашего руководителя, за исключением экстренных случаев.

Если вас наделили ответственностью, поднимите вопрос и о ваших правах. Помните, что ответственность не может быть реализована без соответствующей степени свободы действий.

Практически у любого начальника есть чему поучиться - в идеале, все топ-менеджеры компании должны быть опытнее и авторитетнее своих юных коллег, направляя и обучая последних. На практике так происходит далеко не всегда. Но у каждого человека можно чему-нибудь научиться, так не упускайте подобную возможность! Перенимайте у своего шефа умение проводить переговоры, умение налаживать контакты с государственными структурами, общаться с подчиненными, решать конфликтные ситуации, и т.д.