Тема 5. Документация и основы первичного учета

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Каждый первичный документ отражает одну совершенную хозяйственную операцию.

К первичным учетным документам относятся такие, как приходные и расходные кассовые ордера, счет, товарно-транспортная накладная, платежное поручение, накладная-требование и другие.

Любой документ должен содержать ряд показателей. Показатель документа в бухгалтерском учете принято называть реквизитом.

Первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа (формы), код формы; дату составления; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции ( в натуральном и денежном выражении); наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки. Кроме того, в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.

Различают также постоянные и переменные показатели документов. Постоянные реквизиты в пределах организации не меняются в течение длительного времени. К ним можно отнести наименование документа, название и юридический адрес организации, номер расчетного счета. Переменные реквизиты меняются с каждой хозяйственной операцией: количество сданной на склад готовой продукции, количество отпущенных в производство материалов и т. д.

При использовании вычислительной техники реквизиты и данные первичных учетных документов могут быть зафиксированы в виде кодов. Подписи лиц, ответственных за составление машиночитаемых первичных учетных документов, могут быть заменены паролем или авторизированы другим способом, позволяющим однозначно идентифицировать подпись соответствующего лица.

Порядок работы бухгалтера с первичными документами регламентируется Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным Приказом Минфина СССР от 25 июля 1983 г., а также Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ.

Первичный документ составляется либо в момент совершения операции, либо, если это не представляется возможным, сразу после ее окончания на бланке типовой формы, отпечатанном типографским способом, заполненным от руки или с использованием ЭВМ. При реализации товаров, продукции, работ и услуг с применением ККМ допускается составление первичного учетного документа не реже одного раза в день по его окончании на основании кассовых чеков (п. 15 Положения). Как правило, для документов используются формы, утвержденные Госкомстатом РФ и содержащиеся в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации.

Отдельные категории бланков форм первичных документов могут относиться к бланкам строгой отчетности. Бланки форм документов, отнесенные к бланкам строгой отчетности, должны быть пронумерованы нумератором или типографским способом.

Составление первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота. Документооборотом называется движение документа от момента составления или получения от других организаций до передачи в архив. График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов каждым подразделением организации, а также исполнителями с указанием взаимосвязей и сроков исполнения работ. В нем определяются создание первичных документов, порядок и сроки их передачи для отражения в бухгалтерском учете.

Ответственность за своевременное составление документов, правильность их оформления, достоверность содержащейся в них информации несут составившие и подписавшие их лица.

Первичные учетные документы, поступающие в бухгалтерию предприятия, подлежат обязательной проверке по форме и содержанию. Все первичные учетные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования: при ручной обработке – дату записи в регистр бухгалтерского учета, при обработке с применением вычислительной техники – оттиск штампа контролера, ответственного за обработку.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на это лицами. Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту.

В случае разногласий между руководителем и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность (п. 14 Положения).

Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, с указанием даты внесения исправлений (п.16 Положения). Исправления могут вноситься следующими способами: а) применяется способ отрицательной, или сторнировочной, записи («красное сторно»). При этом ошибочная запись повторяется красными чернилами или стандартным цветом с заключением ее в прямоугольную рамку. Красный цвет или прямоугольная рамка аннулируют ошибочную запись, после чего делается правильная запись;

б) неправильно написанная сумма зачеркивается одной чертой. Над ней делается правильная запись с указанием даты исправления и подписью бухгалтера. При необходимости составляется справка, раскрывающая исправление и причину ошибки. Это способ называется корректурным.

При использовании машинных носителей информации организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ, суда и прокуратуры (п. 18).

Документы, оформляющие хозяйственные операции, группируются по ряду признаков: - по назначению: распорядительные, оправдательные, бухгалтерского оформления, комбинированные;

• по времени составления: первичные и сводные;

• по объему информации: разовые и накопительные;

• по месту составления: внутренние и внешние;

• по структуре: табличные, анкетные, комбинированные.

Распорядительные содержат приказ на совершение хозяйственной операции.

Оправдательные подтверждают факт совершения хозяйственной операции.

Документы бухгалтерского оформления не содержат фактов, подтверждающих совершение хозяйственных операций. Они составляются бухгалтером для подготовки информации с целью отражения ее в учетных регистрах, закрытия счета, исправления ошибок, допущенных в учетных регистрах.

Комбинированные документы содержат признаки распорядительных и оправдательных документов ( лимитно-заборная карта).

Первичные документы – документы, составленные в момент совершения хозяйственной операции или сразу после ее окончания.

Сводные документы – документы, обобщающие данные первичных документов.

Разовые документы оформляют одну хозяйственную операцию, а накопительные составляются за определенный период времени по однородным хозяйственным операциям.

Внутренние документы составляются и используются непосредственно в организации, а внешние поступают от организаций и физических лиц и используются на предприятии.