Тема 11. Инвентаризация. Организация и проведение

В целях обеспечения контроля за сохранностью хозяйственных средств предприятия, а также для обеспечения достоверности показателей бухгалтерского учета и отчетности предприятие проводит инвентаризацию имущества и обязательств.

Инвентаризация – это способ проверки соответствия фактического наличия имущества в натуре данным бухгалтерского учета, отраженным на счетах. С помощью инвентаризации проверяется, все ли хозяйственные операции оформлены документально и отражены в системном бухгалтерском учете.

Основным документом, определяющим место и роль инвентаризации в системе бухгалтерского учета, является «Положение по ведению бухгалтерского учета и отчетности в РФ». В нем указываются цели инвентаризации, случаи проведения обязательных инвентаризаций и порядок регулирования выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия ценностей с данными бухгалтерского учета.

Основными задачами инвентаризации являются:

1. выявление фактического наличия имущества на предприятии;

2. контроль за сохранностью имущества путем сопоставления фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;

3. выявление неиспользуемого имущества;

4. проверка соблюдения правил и условий хранения имущества;

5. проверка реальности стоимости учтенного в балансе имущества.

Количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем предприятия, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Обязательные инвентаризации проводятся в следующих случаях:

• при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года;

• при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

• при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;

• в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

• при ликвидации (реорганизации) предприятия перед составлением ликвидационного баланса и в других случаях, предусматриваемых законодательством РФ или нормативными актами Минфина РФ.

Ответственность за полноту и правильность проведения инвентаризаций и обеспечение их внезапности несет руководитель предприятия. При этом главный бухгалтер должен контролировать соблюдение установленных правил проведения инвентаризации.

Инвентаризации классифицируют по следующим признакам:

1. по объему – полная и частичная;

2. по методу проведения – выборочная и сплошная;

3. по назначению – плановая, внеплановая, повторная и контрольная.

Полная инвентаризация проводится перед составлением годового отчета, при аудиторской проверке или ревизии и охватывает все материальные ценности, денежные средства и расчетные отношения с другими организациями и лицами.

Инвентаризация, охватывающая только часть средств предприятия, называется частичной. К ней относятся: инвентаризация денежных средств в кассе, инвентаризация материальных ценностей на складе и т. д.

При выборочной инвентаризации у конкретного материально ответственного лица проверяют только некоторые ценности на выбор.

Сплошная инвентаризация проводится одновременно во всех структурных подразделениях предприятия.

Плановая инвентаризация проводится по графику в указанные сроки, утвержденные руководителем.

Внеплановая инвентаризация проводится в силу сложившихся обстоятельств.

Повторная инвентаризация проводится при возникновении сомнений в достоверности, объективности и качестве ранее проведенной инвентаризации.

Контрольная инвентаризация проводится с целью контрольной проверки правильности проведения инвентаризации.

Инвентаризацию можно условно разделить на четыре этапа:

• подготовительный;

• проверка фактического наличия материальных ценностей;

• документальное оформление результатов инвентаризации;

• принятие решений руководителем по результатам инвентаризации.

Инвентаризации подлежит все имущество предприятия, как числящееся на балансе, так и не принадлежащее ему, находящиеся на ответственном хранении или в аренде.

Для проведения инвентаризации на предприятии создается постоянно действующая, либо рабочая инвентаризационная комиссия, персональный состав которой утверждает руководитель предприятия. В ее состав включаются представители администрации, работники бухгалтерии и другие специалисты.

Отсутствие хотя бы одного утвержденного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационная комиссия затребует последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

Проведение инвентаризации оформляется инвентаризационной описью, составляемой в трех экземплярах. Наименование материальных ценностей и их количество показываются в описи по номенклатуре в единицах измерения, принятых в учете. На каждой странице описи указывается прописью число порядковых номеров и количество натуральных показателей, записанных на данной странице. Каждая страница описи подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственными лицами.

Предварительные результаты инвентаризации передаются руководителю и главному бухгалтеру в день ее проведения. Окончательный результат инвентаризации оформляется в бухгалтерии актом результатов проверки ценностей или сличительной ведомостью.

В акте инвентаризации по каждому виду ценностей показывают остатки по учетным данным и фактические, естественную убыль и окончательные результаты инвентаризации – недостачу или излишки. При этом по каждому случаю недостач и излишков материально ответственные лица должны дать письменные объяснения.

Согласно Закону о бухгалтерском учете предусмотрен следующий порядок регулирования расхождений фактического наличия ценностей с данными бухгалтерского учета:

• ценности, оказавшиеся в излишке, подлежат оприходованию по рыночной стоимости и занесению на результат хозяйственной деятельности предприятий с последующим установлением причин возникновения излишков и виновных лиц;

• убыль ценностей в пределах норм списывается по распоряжению руководителя предприятия на издержки обращения. Нормы убыли применяются только в случае фактически обнаруженных недостач;

• недостача сверх норм естественной убыли, а также порча относятся на виновных лиц. В случаях, когда виновники не установлены, убытки от недостач списываются на финансовые результаты или увеличение расходов.