20. Понятие реквизит и документ

Документ – определенная совокупность сведений, используемая при решении экономических задач, расположенная на материальном носителе в соответствии с установленной формой. Документ рассматривается как специальный знак экономического языка, имеющий единство формы, содержания и материаль­ного носителя и обладающий следующими свойствами:

•     полифункциональности, поскольку документ может предназ­начаться для выполнения функций регистрации информации о состоянии элементов и процессов, происходящих в эконо­мической системе, для обработки, хранения этой информа­ции и для передачи ее на расстояние;

•     наличия юридической силы, обеспечиваемой присутствием подписей должностных лиц, благодаря которым подтверж­дается достоверность содержащейся в документе информации.

Система документации – это совокупность взаимосвязанных форм документов, регулярно используемых в процессе управле­ния экономическим объектом. Отличительной особенностью си­стемы экономической документации является большое разнооб­разие видов документов, которые можно классифицировать по следующим признакам:

•     по степени официальности (документы утвержденной и неутвержденной формы);

•     по отражаемой стадии воспроизводства (производство, тор­говля и т.д.);

•     по уровню управления (государственный уровень, уровень ми­нистерства, уровень объединений, предприятий и организа­ций);

•     по принадлежности к определенной функции управления (про­гнозирования, планирования, учета, контроля, анализа, нор­мирования, оперативного управления и др.);

•     по отношению к экономической системе (внешние и внутренние);

•     по отношению к ЭИС (не обрабатываемые в системе докумен­ты и обрабатываемые в системе);

•     по отношению к задаче (первичные документы, промежуточ­ные и результатные документы);

•     по способу заполнения (документы ручного заполнения; полу­автоматического, при котором часть информации заносится в документ автоматически из справочников, а оставшаяся часть с помощью ручного набора на клавиатуре; автомати­ческого получения, осуществляемого с помощью ЭВМ);

•     по способу чтения и обработки (документы визуального чте­ния и ручной обработки, машинно-ориентированные доку­менты, машиночитаемые документы);

•     по периодичности (годовые, квартальные, месячные и т.д.);

•     по срочности (срочные, несрочные).

Существующие системы документации, характерные для не­автоматизированных ИС, отличаются большим количеством разных типов форм документов; большим объемом потоков до­кументов и их запутанностью; дублированием информации в документах и работ по их обработке и, как следствие, низкой достоверностью получаемых результатов. Обработка докумен­тов в таких системах занимает более 40% времени работников управления.

Реквизит – сведения, которые должны содержаться в документе для признания его действительным .Каждый реквизит должен находиться в строго определенном месте. Реквизиты бывают обязательные и дополнительные (установленные индивидуально для конкретного документа). К обязательным относятся: название документа; дата и место составления документа; название и адрес предприятия, основание для составления документа; подписи уполномоченных лиц; печати и тд. Неполнота реквизитов влечет за собой недействительность или оспоримость документа.

Состав реквизитов, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов, определяется ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Кроме этого данный ГОСТ устанавливает требования к оформлению реквизитов, закрепляет схемы их расположения и выделяет реквизиты, которые должны использоваться при изготовлении бланков документов.

При подготовке и оформлении документов необходимо помнить, что различные документы состоят из разного набора реквизитов и что при составлении одного вида документа не нужно использовать их все. Некоторые реквизиты являются взаимоисключающими, например, "Название вида документа" и "Справочные данные об организации". Реквизит "Справочные данные об организации" указывается только в письмах, при этом на бланке письма не пишут наименование вида документа.

Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования. Для каждого вида документа может быть выделен состав обязательных реквизитов, которые должны использоваться при его создании.

Реквизит из презентации Кравченко

Экономический показатель является составной единицей информации, отражающей количественную характеристику некоторого процесса предметной области — реквизит-основание вместе с однозначно определяющими его качество реквизитами-признаками.

Реквизит-признак отражает качественную сторону показателя и служат для логической обработки составных единиц, т.е. для поиска, сортировки, группировки, выборки и т.д. Выражает, как правило, качественное свойство сущности и характеризует обстоятельства, при которых протекал процесс и были получены те или иные числа.

Множество реквизитов-признаков по степени формализации делится на два подмножества:

Справочные реквизиты-признаки, как правило, наименования предназначены для понимания показателя пользователем-экономистом;

Группировочные реквизиты-признаки - это закодированные аналоги справочных признаков, предназначенные для логической обработки информации на ЭВМ.

Реквизиты-основания подразделяются по типу алгоритмов их получения на количественные, стоимостные, проценты, удельные веса и др.