Деловое общение - Рева В.Е
..pdf
Критика сотрудников
4.12.3.Общие принципы современного этикета:
Общие принципы современного этикета
Гуманизм
Целесообразность действий
Эстетическая привлекательность
Уважение традиций своей страны и стран, с представителями которых приходиться вступать в деловые контакты
4.12.4.
Моральные требования, воплощающие принцип гуманизма
Вежливость |
Форма взаимоотношений с окружающими |
|
людьми |
||
|
||
Корректность |
Умение держать себя в рамках общепринятых |
|
приличий в любой ситуации |
||
|
||
Учтивость |
Почтительная вежливость |
|
|
||
Тактичность |
Чувство меры, которое необходимо соблюдать |
|
в служебных и личных разговорах |
||
|
||
Скромность |
Составная часть культуры взаимоотношений |
|
|
||
|
Одно из важнейших требований культуры |
|
|
взаимоотношений |
|
Точность |
|
4.12.5.
Грубые нарушения делового этикета
191
Грубые нарушения делового этикета
Грубость, высокомерие, пренебрежение к людям
Невыполнение данных обещаний, обман, сознательное утаивание допущенных ошибок, предоставление недостоверное информации
-Присвоение себе чужих успехов
-Перекладывание на других своих ошибок
Передача поручений исполнителю через голову его непосредственного начальника
Критика сотрудника в присутствии его подчинённого В предыдущих разделах пособия назывались нормы и правила делового этикета в
различных формах делового общения. Ниже, кратко, будут рассмотрены отдельные элементы этикета в 4-х формах общения:
-даче устных распоряжений;
-критике сотрудников;
-телефонных разговорах;
-переговорах с иностранными партнерами
Вопросы для самопроверки знаний
4.12.1. Можно ли утверждать что, этикет это:
-установленный порядок поведения в деловых отношениях;
-своего рода церемониал поведения человека в его общении с другими людьми;
-явление историческое – меняется с изменением условий жизни общества и конкретной социальной среды
ДА НЕТ
4.12.2.Исключите два положения, на которые не распространяются нормы делового этикета:
приветствия, представления, обращения, внешний облик, манера поведения на работе, речь, ведение деловых бесед и переговоров, дача устных распоряжений, ответственность, терпение
4.12.3К числу общих принципов современного этикета принято относить: гуманизм, целесообразность действий, эстетическую привлекательность, уважение традиций своей страны и стран, с представителями которых приходится вступать в деловые контакты, национальные черты, психологию человека.
Исключите два неправильных положения
4.12.4Можно ли полагать что: вежливость, корректность, учтивость, упорство, тактичность, скромность, точность являются моральными требованиями, воплощающими принцип гуманизма?
ДА НЕТ
192
4.12.5.
Грубые нарушения делового этикета
Грубость, высокомерие, пренебрежение к людям
Невыполнение данных обещаний, обман, сознательное утаивание допущенных ошибок, предоставление недостоверной информации
-Присвоение себе чужих успехов
-Перекладывание на других своих ошибок
Передача поручений исполнителю через голову его непосредственного начальника
Критика сотрудника в присутствии его подчинённого
В предложенной таблице допущено одно искажение. Исправьте его
193
4.13. Этикет устных распоряжений
4.13.1.Устное распоряжение – это приказ, постановление руководителя.
Другими словами это принуждение одного человека другим, которое психологически не может быть принято спокойно.
Примеры ценных распоряжений |
|
Не правильно! |
Правильно! |
1. М.В.! Подготовьте к четвергу отчет о |
1. М.В.! Подготовьте к четвергу отчет о |
работе вашего отдела. Мне он нужен для |
работе вашего отдела. Он нужен для |
доклада в управлении. |
нашего отдела в управлении. |
2. Н.Н.! Вы сейчас пойдете в управление. |
2. Н.Н.! Вам сейчас нужно будет поехать |
Я хочучтобы Вы там переговорили с К. |
в управление. Переговорите там с К. о |
о поставках нам… Понятно? |
поставках нам …Это необходимо, чтобы |
|
в конце квартала у нас не возникло … |
|
Вам все понятно? |
3. Ю.А.! Я хочу, чтобы Вы, наконец, |
3. Ю.А.! Вам следует, наконец, работать |
стали работать по-настоящему. Эти ваши |
по настоящему. Это нужно не только |
фокусы совершенно мне не нужны. |
Вам, но и для нашего общего дела. А |
|
такая ваша работа сегодня никого не |
|
устраивает. |
4. С.В.! Я прошу Вас подумать, как все |
4. С.В.! Вам следует подумать, как все- |
же перестроить деятельность вашего |
таки перестроить деятельность вашего |
подразделения с учетом… |
подразделения с учетом… Это |
|
продиктовано не моими пожеланиями, а |
|
интересами нашего общего дела! |
хххххххххххххххххххххххххххххххххх
Выводы:
4.13.2 .«Я хочу», «Мне нужно» - формулировки, создающие впечатление, что руководитель говорит о своих, личных потребностях. В вашем подсознании эти формулировки вызывают сомнение, протест – «Ему надо, а не мне».
Употребляя «Я хочу», «Мне нужно», Вы тем самым отождествляете в себе личные интересы и интересы производства. А сотрудник где? Лишний, не нужный!
194
Следовательно, отдавая устные распоряжения, нужно исключить из своего лексикона «Я» и «Мне». Исключением являются высказывания типа «Я думаю…», «Я полагаю…», т.е., где нет общественной потребности и она заменяется личной. Короче – не персонифицировать!
хххххххххххххххххххххххххххххх
4.13.3.Рассмотрим пример. Сопоставьте обращение:
1)«П. М.! Я требую, чтобы вы завтра сделали…».
2)«П.М.! Я прошу Вас завтра сделать…».
3)«П.М.! Смогли бы Вы завтра…».
Из этих трех вариантов, где вы получите отказ? Вероятность существует у всех
трех. Но в третьем - в вопросительной форме устного распоряжения отказ очень затруднен, поскольку старший советует, а это утверждает авторитет подчиненного. Это утверждение придает значимость подчиненному и у него пробуждается чувство самоуважения. А это – положительные эмоции, а последние вызывают позитивное отношение к начальнику.
Следовательно, отдавая устные распоряжения, как можно чаще используйте вопросительную форму типа:
«Смогли бы Вы?», «Как Вы думаете?», «Согласились бы Вы?», «Как Вы полагаете?», «Не считаете ли Вы?», «Есть ли у Вас возможность?» и т.п.
Короче, прежде чем «атаковать», подготовьте позиции: вызовите у подчиненного (не зависимо от его желания) положительные эмоции. А потом?…Потом ему будет труднее вам отказать.
хххххххххххххххххххххххххххххххххххх
4.13.4.Вопросительную форму вашему распоряжению могут придать и такие слова, как «Ладно?», «Хорошо», «Договорились?», «Годится?».
ххххххххххххххххххххххххххххххх
4.13.5. Слово «Понятно?» сюда не подходит.
Вопросы для самопроверки знаний
4.13.1. Почему устное распоряжение не может быть принято спокойно?
Устное распоряжение (указание) редко воспринимается спокойно, поскольку это: принуждение, убеждение, насилие Выберите правильный ответ
4.13.2. Целесообразно ли исключать из лексикона устных распоряжений слова: «Я хочу», «Мне нужно»
195
ДА НЕТ
4.13.3. Какая форма устных распоряжений предпочтительнее? Повелительная, вопросительная, сочувственная, восклицательная
4.13.4. Все ли названные ниже слова придают вопросительную форму вашему распоряжению? «Ладно?», «Хорошо», «Договорились?», «Годится?» ДА НЕТ
4.13.5. Из приведенного ниже перечня слов при необходимости исключите слова, которое нежелательно использовать в устных распоряжениях: понятно, уразумел, уяснил, осмыслил, взял в толк
4.14.Правила критики сотрудника.
4.14.1.В.Г. Белинский более ста лет тому назад писал: «У нас, на Руси особенно, критика получила в глазах массы превратное понятие: критиковать для многих значить ругать, а критика не одно и то же с ругательной статьею. Понимать таким образом
критику, все равно, что правосудие смешивать только с обвинением и карою, забывая об оправдании. Критика происходит от греческого слова «судить», следовательно, в обширном значении «критика», то же самое, что и суждение».
Вделовых отношениях критика имеет право на существование. Другое дело –
«механизм» ее реализации.
И в этой связи, с учетом международного опыта, сформулируем общие правила критики (этикет критики).
Правила критики:
4.14.2. 1. Обеспечьте правильное отношение к критикуемому.
Не критикуйте, когда вы слишком взволнованы или раздражены. По возможности подождите, пока раздражение уляжется. Помните, что ваша главная задача – исправить человека, а не сводить с ним счеты.
4.14.3. 2. Правильно выбирайте место критики.
Всегда, когда это возможно, критикуйте человека без посторонних. Не думайте, что вы последовали этому совету, если скажите бригадиру, мастеру и т.п. в присутствии рабочих (служащих): «Петров, прошу немедленно зайти ко мне!».
Каждый в цехе будет знать, что петрова вызвали «на ковер!».
196
Если вам нужно пригласить подчиненного в присутствии других сотрудников в свой кабинет для критики, то сделайте это так, чтобы просьба выглядела, как обычно. Конечно, этот совет бесполезен, если вы приглашаете подчиненных в кабинет только для того, чтобы сделать им внушение.
4.14.4. 3. Правильно, выбирайте время.
Когда ваше замечание произведет наибольшее воздействие на подчиненного? Обычно тогда, когда оно последовало немедленно за нарушением, т.е. когда работник помнит все обстоятельства происшедшего и факты свежи в его памяти. Это наиболее эффективный способ предупредить возможность повторения ошибок. Вы, естественно, не должны ждать подведения итогов за год для того, чтобы указать подчиненному на ошибку, совершенную им полгода назад. Однако, хотя этому трудно поверить, подобные случаи очень часты, в особенности, когда в качестве такого управленца выступают руководители низкого своего профессионального уровня, но, увы не так уж редко и «высокого» по своему служебному положению.
4.14.5.4. Изложите содержание поступка, подтвердите его фактами.
Четко и спокойно изложите содержание поступка, повторение которого вы хотите предупредить. Работник должен иметь возможность представить свои объяснения. Постарайтесь выявить причину, побудившую его поступать так, а не иначе.
5. Критикуйте только поступок.
Критике подлежат неправильные действия, а не человек, их совершивший. Подобный прем повышает восприимчивость к критике и эффективен, поскольку вряд ли данного человека следует считать безнадежным. Плох только его поступок. Никто не согласится с тем, чтобы о нем судили в целом по единственному неправильному поступку, особенно если все прочие действия были правильными.
6. Объясните, как важно изменить поведение.
Очень важно объяснить работнику, как важно для него и для предприятия впредь не нарушать установленных правил поведения.
Помните, что некоторые работники более других чувствительны к критике и по отношению к ним следует проявлять большой такт.
Если достигнуто взаимопонимание с подчиненным, то вы будите знать тех, кто особенно болезненно и остро реагирует на критику.
В конце беседы заверьте такого работника в том, что ваше мнение о нем не изменилось в худшую сторону, и вы совершенно уверены, что он не повторит допущенных ошибок.
197
Прочитав вышеизложенные шесть общих правил критики, у вас могут возникнуть вопросы, типа:
«А для чего нужна такая критика, это же говорильня?».
Действительно, многие из нас не привыкли к такой «мягкой» критике. Уж если критиковать, то обязательно на собрании! И чем резче, тем лучше!
Но вспомните, когда и кто после критики в присутствии других становился лучше?
Вопросы для самопроверки знаний
4.14.1.Какое слово является синонимом слова «критика» суждение, умозаключение, недовольство, гнев, обида
4.14.2.1. Обеспечьте правильное отношение к критикуемому. Не критикуйте, когда вы слишком взволнованы или раздражены. По возможности подождите, пока раздражение уляжется. Помните, что ваша главная задача – исправить человека, а не сводить с ним счеты.
Вставьте пропущенные слова: правильное, раздражены, исправить, критикуйте 4.14.3.Эффективна ли публичная критика?
ДА НЕТ
4.14.4.Когда ваше замечание произведет наибольшее воздействие на подчиненного? Оставьте одну альтернативу.
-В ближайшие после нарушения подчиненным сроки -Через определенное время
4 .14.5. В текст вставьте в соответствующих падежах пропущенные слова: поступок, поведение
4. Изложите содержание поступка, подтвердите его фактами.
Четко и спокойно изложите содержание поступка, повторение которого вы хотите предупредить. Работник должен иметь возможность представить свои объяснения. Постарайтесь выявить причину, побудившую его поступать так, а не иначе.
5. Критикуйте только поступок.
Критике подлежат неправильные действия, а не человек, их совершивший. Подобный прем повышает восприимчивость к критике и эффективен, поскольку вряд ли данного человека следует считать безнадежным. Плох только его поступок. Никто не согласится с тем, чтобы о нем судили в целом по единственному неправильному поступку, особенно если все прочие действия были правильными.
5.Объясните, как важно изменить поведение. Очень важно объяснить работнику, как важно для него и для предприятия впредь не нарушать установленных правил поведения.
198
4.15.Порядок телефонных переговоров.
4.15.1.Известно, что от 5 до 27% рабочего времени руководителей, специалистов
ислужащих занимают телефонные переговоры.
- Телефон один из основных технических раздражителей по «службе». Умелое пользование этим средством связи в том и состоит, чтобы максимально реализовать представленные им возможности и вместе с тем свести к минимуму ущерб другим трудовым процессам. Культуре телефонного общения, и, прежде всего в деловых разговорах, можно и нужно учиться, поскольку она является неотъемлемым элементом деловых качеств человека.
хххххххххххххххххххххххх
4.15.2. Приводим некоторые социально-психологические и этические рекомендации по использованию телефона в профессиональной деятельности.
4.15.3. 1. При выполнении срочной, не терпящей отлагательства работы: а) не снимайте трубку совсем; б) снимайте ее сразу же и вежливо скажите: «Будьте любезны, позвоните мне тогда-то. Я занят срочным делом».
2.Если аппарат один, и он стоит в общей комнате, где работает несколько сотрудников, то наиболее правильным будет поочередно устанавливать его на каждый рабочий стол. Это распределяет «бремя общения» и снимает нервозность в комнате при каждом звонке.
3.Немало людей повышают голос всякий раз, когда плохо слышат собеседника, тем самым, отвлекая от работы других. В таких случаях надо попросить абонента говорить громче и спросить, как он слышит вас.
4.При снятии трубки с зазвонившего телефона заменяйте нейтральные отзывы типа «Да», «Алло», «Слушаю» более информативными: «Иванов», «Отдел кадров», «Завод Прибор». Это устраняет ошибки и путаницу, а значит, экономит время. Кроме того, совмещение отзыва с представлением задает деловой тон всему разговору.
199
5.При вызове по телефону отсутствующего в данное время сотрудника рекомендуется не ограничиваться простой констатацией факта: «его нет», а дать ответ примерно такого типа: «Его нет. Будет тогда-то. Может быть, ему что-нибудь передать?».
Иесли вас действительно об этом попросят, не полагайтесь на память, сразу же зафиксируйте просьбу и положите записку на стол коллеге.
6.Записывайте нужные телефоны с обязательным указанием фамилии, имени и отчества, учреждения или того конкретного дела, по которому связаны с этим человеком. При этом придерживайтесь следующих правил:
- не задерживайте собеседника и делайте первичную запись на календаре, а затем перенесите ее туда, где ей следует находиться;
- любой номер телефона, которым вы заведомо воспользуетесь больше двух-трех раз, должен быть занесен в записную книжку;
- раз в полгода ревизуйте ее и вычеркивайте номера, которые больше не потребуются;
- каждый год-два меняйте записную книжку, а старые не выбрасывайте.
7.Для ответственных телефонных переговоров (международных, вышестоящему руководству и т.д.) следует предварительно набросать перечень вопросов, чтобы в волнении или спешке не упустить важные моменты.
8.Старайтесь звонить своему абоненту во второй половине дня (если неизвестно другое более удобное время), не сбивайте его с рабочего ритма. Когда он с наибольшим успехом решает свои главные задачи.
9.Этика телефонного общения предписывает всегда назвать себя, прежде чем начать разговор, даже если вы рассчитываете, что вас узнают по голосу.
10.Все разговоры следует вести доброжелательным тоном. Если даже ответ точен, полон, но дан в грубой, нетактичной форме, это наносит ущерб авторитету и работника, и организации, которую он представляет, отрицательно сказывается на сущности дела.
200