Делопроизводство и документооборот в бухгалтерии - Рогожин М.Ю

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И ДОКУМЕНТООБОРОТ В БУХГАЛТЕРИИ

М.Ю. Рогожин

Раздел I. ОБЩИЕ ВОПРОСЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА БУХГАЛТЕРИИ

Глава 1.1. Роль делопроизводства в обеспечении управления деятельностью предприятия (организации, учреждения)

Рассмотрение (в рамках настоящего пособия) делопроизводственной проблематики представляется вполне оправданным начать с определения понятия"делопроизводство". Делопроизводство (документационное обеспечение управления) представляет собой отрасль деятельности, обеспечивающей документирование и организацию работы с официальными документами. Из этого определения вытекает несколько важных выводов.

1.Делопроизводство представляет собой особый вид деятельности, осуществляемой как юридическими, так и физическими лицами.

2.Делопроизводство - понятие комплексное, двухкомпонентное: это деятельность по

3. Делопроизводство - это разновидность обеспечивающей (вспомогательной по отношению

косновной деятельности предприятия (организации, учреждения)) <*> деятельности.

--------------------------------

<*> Далее в рамках настоящего пособия, за исключением случаев, оговоренных особо, под термином "предприятие" следует также понимать "организация" или "учреждение".

Добавим к сказанному, что в ряде источников делопроизводство квалифицируется и как комплекс организационно-технических мероприятий, и как технология работы с документами.

Все сказанное выше позволяет нам яснее представить ту роль, которую призвано играть делопроизводство в обеспечении повседневной деятельности предприятий, в том числе деятельности финансово-экономической и административно-хозяйственной. Осуществление указанных видов деятельности немыслимо без надлежащего документационного обеспечения, поскольку организация соответствующих мероприятий предполагает, помимо прочего, и организацию работы с теми или иными документами (как то финансовыми, хозяйственными и т.д.), и организацию документирования таких мероприятий (см. в этой связи также рис. 1.1).

2

Взаимосвязь делопроизводства с основными направлениями деятельности предприятия

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│┌─────────────────────────────────┐┌────────────────────────────────────┐│

│└┬────────────────────────────────┘└───────────────────┬────────────────┘│ │ │┌────────────────────────────────┐ ┌─────────────────┴────────────────┐│

││└────────────────────────────────┘│└─────────────────┬────────────────┘│

││┌────────────────────────────────┐│┌─────────────────┴────────────────┐│

│└────────────────────────────────┘ └──────────────────────────────────┘│

Рис. 1.1

Эффективная реализация предприятием своей деятельности во многом зависит от ,того

структурное подразделение или должностное лицо предприятия (включая его руководителя), либо на стороннюю организацию(ее структурное подразделение или должностное лицо), см. в этой связи ст. 6 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Уточним, что бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему , сбора регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах предприятий и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций <*>. Цель бухгалтерского учета, его объекты и задачи представлены на рис. 1.2.

--------------------------------

<*> Статья 1 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

3

Цель бухгалтерского учета, его объекты и задачи

┌──────────────────────────────┐ ┌───────────────────┤Бухгалтерский учет предприятия├────────────────┐ │ └───────────────┬──────────────┘ │ │┌──────────────────────────────────┴──────────────────────────────┐│ ││ Цель - упорядочение сбора, регистрации и обобщения информации (в││ ││денежном выражении) об имуществе, обязательствах предприятия и их││ ││движении путем сплошного, непрерывного документального учета всех││ ││ производимых хозяйственных операций ││ │└─────────────────────────────────────────────────────────────────┘│

┌───┴─────────────────────────────┐┌────────────────────────────────────┴─┐

положении предприятия, а также о результатах его хозяйственной деятельности за определенный период. Состав бухгалтерской отчетности представлен на рис. 1.3 <**>.

--------------------------------

<**> См. ст. 13 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

4

Состав бухгалтерской отчетности

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│┌───────────────────────────────────┐ │ ┌───────────────────────────────┐│

│└───────────────────────────────────┘ │ └───────────────────────────────┘│ │┌───────────────────────────────────┐ │ ┌───────────────────────────────┐│ ││ Аудиторское заключение <**> ├─┼─┤ Пояснительная записка ││ │└───────────────────────────────────┘ │ └───────────────────────────────┘│

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Рис. 1.3

Отметим далее, что фиксация учетно-отчетных данных осуществляется бухгалтерией в соответствующих документах, в своей совокупности(вместе с некоторыми другими видами документов) образующих бухгалтерскую документацию предприятия, состав которой подробно рассматривается в гл. 2.1 настоящего пособия. Этой документацией в течение установленных сроков хранения (см. далее) также следует надлежащим образом управлять, с тем чтобы, вопервых, упорядочить доступ к содержащимся в ней данным, во-вторыхи, обеспечить ее сохранность.

На практике управление бухгалтерской документацией и документирование бухгалтерской деятельности также осуществляются посредством делопроизводства.

Отметим, что организационно-правовые основы бухгалтерского делопроизводства( условиях конкретного предприятия) устанавливаются, с одной стороны, с учетом положений локальных актов предприятия, регламентирующих ведение делопроизводства<*>, а, с другой, исходя из положений учетной политики предприятия<**>. В связи с последним замечанием уточним, что в рамках учетной политики предприятия, помимо прочего, определяются (утверждаются) <***>:

формы первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности;

правила документооборота и технология обработки бухгалтерской информации.

--------------------------------

<*> В частности, инструкции по делопроизводству, подробнее см. гл. 1.6 настоящего пособия.

<**> Подробнее об учетной политике предприятия см. гл. 3.5 настоящего пособия.

<***> См. в этой связи п. 8 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от29.07.1998 N 34н.

При этом способы организации бухгалтерского делопроизводства могут быть различными, и о том, чем обусловлены эти различия, а также об их сущности мы узнаем в следующей главе пособия.

5

Глава 1.2. Основные способы организации делопроизводства бухгалтерии предприятия

Для организации делопроизводства бухгалтерии предприятия его руководством может быть выбран децентрализованный, централизованный или смешанный(комбинированный) способ. Выбор в пользу одного из указанных способов, как правило, производится в зависимости от следующих обстоятельств:

1.Организационная структура предприятия.

2.Характер (сущность и размах) уставной деятельности предприятия.

3.Место бухгалтерии (иного аналогичного подразделения или должностного лица) в системе управления предприятием.

4.Объем общего и бухгалтерского документооборота <*>.

--------------------------------

<*> Документооборот - упорядоченное перемещение документов от одного структурного подразделения (должностного лица) к другому с момента их поступления(создания) до момента помещения в дела предприятия, см. далее.

Кроме того, при выборе способа организации делопроизводства бухгалтерии предприятия обычно учитываются предписания Государственной системы документационного обеспечения управления <**>. К примеру, в соответствии с ГСДОУ регистрация документов, поступающих на предприятие (т.н. входящих, см. далее), а также документов, образующихся в его повседневной (внутренней) деятельности (т.н. внутренних, см. далее), обычно производится децентрализовано, т.е. непосредственно в структурных подразделениях(участках документирования), которым указанные документы предназначены (в которых они созданы).

--------------------------------

<**> ГСДОУ. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М.: Главархив СССР, 1991.

Хранение документов, а также их формирование в дела предприятия, согласно ГСДОУ, может быть организовано как децентрализованным, так и централизованным способом, причем последнее в наибольшей степени присуще предприятиям со сравнительно небольшим объемом документооборота и несложной организационной структурой. Что касается первичной, а также последующей автоматизированной обработки документов, то она обычно осуществляется на предприятии централизованно: в первом случае - в экспедиции или на соответствующем участке службы делопроизводства (документационного обеспечения управления), а во втором- в вычислительном центре, отделе (группе) обработки информации и т.п.

Исходя из вышеизложенного, читателям может быть рекомендовано следующее. Децентрализованный способ ведения бухгалтерского делопроизводства в общем случае

<*> Централизация управления документами (и концентрация последних в одном месте) при этом может иметь место только на этапе их подготовки к передаче в архив, см. далее.

6

Пример организации бухгалтерского делопроизводства децентрализованным способом

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│┌────────────────────────────────────────┐│┌────────────────────────────┐│ ││ Служба (отдел) делопроизводства <*> ├┼┤ Филиал N 1 ││ │└┬───────────────────────────────────────┘│└──────────────┬─────────────┘│ │ │┌──────────────────────────────────────┐│ ┌─────────────┴────────────┐ │

││└──────────────────────────────────────┘│ └──────────────────────────┘ │

││┌──────────────────────────────────────┐│┌────────────────────────────┐│

││└──────────────────────────────────────┘│└───────────────┬────────────┘│

││┌──────────────────────────────────────┐│ ┌──────────────┴───────────┐ │

│└┤Отдел (группа) архивного хранения <**>││ │ Группа делопроизводства │ │

│└──────────────────────────────────────┘│ └──────────────────────────┘ │ │┌────────────────────────────────────────┐│┌────────────────────────────┐│

││ Представительство ├┴┤ Филиал N 3 ││ │└─────────────────┬──────────────────────┘ └────────────────┬───────────┘│

│<*> Структурные подразделения отдела выполняют делопроизводственные │

│<**> Выполняет задачи по архивному хранению документов предприятия в │

частности, на малых предприятиях) и (или) централизованной системой общего делопроизводства предприятия (см. в этой связи рис. 1.5) <*>.

--------------------------------

<*> Централизованный способ ведения бухгалтерского делопроизводства не исключает, однако, исполнения документов непосредственно на рабочих местах исполнителей.

7

Пример организации бухгалтерского делопроизводства централизованным способом

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│┌────────────────────────────────────┐│┌────────────────────────────────┐│

││Заместитель по управлению ├┴┤ Заместитель по производству и ││

││└──────────────────────────────────┘ │└──────────────────────────────┘│

││┌──────────────────────────────────┐ │┌──────────────────────────────┐│

││└──────────────────────────────────┘ │└──────────────────────────────┘│

││┌──────────────────────────────────┐ │┌──────────────────────────────┐│

││└──────────────────────────────────┘ │└──────────────────────────────┘│

││┌──────────────────────────────────┐ │┌──────────────────────────────┐│

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Рис. 1.5

Во всех остальных случаях для ведения бухгалтерского делопроизводства, к к правило, применяется смешанный (комбинированный) способ, в соответствии с которым, как отмечалось ранее, часть операций (видов работ) по обработке документов производится централизованно, например, в единой службе делопроизводства предприятия, а другая их часть - непосредственно по месту назначения (создания) документов, в том числе бухгалтерских (см. в этой связи рис. 1.6).

8

Пример организации бухгалтерского делопроизводства смешанным (комбинированным) способом

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│┌───────────────────────────────────┐ │┌────────────────────────────────┐│

││Заместитель по управлению ├─┴┤ Заместитель по производству и ││

делопроизводства к компетенции отдельного структурного подразделения в составе бухгалтерской службы (отдела) предприятия вытекает из положений ГСДОУ. В соответствии с п. 1.4 указанного документа для ведения делопроизводства предприятия учреждается специальная служба.

По аналогии, для надлежащего ведения бухгалтерского делопроизводства(при смешанном или децентрализованном способе организации делопроизводства предприятия в )целомна

9

предприятии - в составе бухгалтерской службы (отдела) представляется вполне целесообразным сформировать отдельное подразделение. Уточним, что в зависимости от характера возлагаемых задач (их содержания и объема) это может быть отдел, группа (в составе одного из отделов службы) или сектор (участок) (в составе одной из групп отдела) бухгалтерского делопроизводства (см. в этой связи рис. 1.7).

Место группы бухгалтерского делопроизводства в структуре бухгалтерской службы предприятия (вариант)

┌───────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│┌───────────────────────────────────┐│┌───────────────────────────────────┐│ ││Административная группа (секретарь,├┴┤ Заместитель главного бухгалтера по││ ││ машинистка, юрист) │ │ управлению ││ │└───────────────────────────────────┘ └───────────────────┬───────────────┘│ │ ┌──────────────────────┬─────────────────────┴──┐ │ │┌────────────┴─────────┐┌───────────┴────────────┐┌──────────┴────────────┐│ ││ Учетный отдел ││ Расчетный отдел ││ Отчетный отдел ││ │└────────────┬─────────┘└───────────┬────────────┘└──────────┬────────────┘│ │┌────────────┴─────────┐┌───────────┴────────────┐┌──────────┴────────────┐│

│└────────────┬─────────┘└───────────┬────────────┘└──────────┬────────────┘│

│┌────────────┴─────────┐┌───────────┴────────────┐┌──────────┴────────────┐│

│└────────────┬─────────┘└───────────┬────────────┘└──────────┬────────────┘│

│┌────────────┴─────────┐┌───────────┴────────────┐┌──────────┴────────────┐│

││Группа учета ││ Группа ревизий и аудита││ Группа бухгалтерского ││

││ обязательств ││ ││ делопроизводства ││ │└──────────────────────┘└────────────────────────┘└───────────────────────┘│ └───────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

делопроизводства в компетенцию отдельного структурного подразделения не исключае функционирования последнего в составе единой службы делопроизводства предприятия(вновь см. в этой связи рис. 1.4). Кроме того, с учетом положений Федерального закона "О бухгалтерском учете" возможны и другие варианты ведения бухгалтерского делопроизводства (как неотъемлемой составляющей бухгалтерской деятельности), в том числе силами:

специального уполномоченного работника предприятия (например, секретаря или одного из

соответствующее структурное подразделение(большей или меньшей численности) в составе бухгалтерской службы (отдела) предприятия. В пользу именно такого варианта организации бухгалтерского делопроизводства указывают следующие наиболее важные обстоятельства.

1.Необходимость безусловного выполнения предприятием действующих требований к ведению бухгалтерской деятельности, прежде всего бухгалтерского учета, который, в свою очередь, носит сугубо документальный характер.

2.Постоянно возрастающий и периодически изменяющийся характер задач бухгалтерской деятельности, что влечет за собой в том числе и изменение состава и форм бухгалтерской документации, а также увеличение объемов соответствующей документной информации.

3.Сокращение сроков на принятие управленческих решений руководством предприятия, вышестоящими органами управления(власти), по отношению к которым предприятие занимает подчиненное положение, органами контроля и надзора за деятельностью предприятия, а также руководством предприятий, организаций и учреждений, состоящих с предприятием в партнерских

10