Делопроизводство и документооборот в бухгалтерии - Рогожин М.Ю

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. При адресовании письма предприятию указывают его наименование, затем - почтовый адрес, например:

Государственное учреждение "Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела", Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393.

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, а затем - почтовый адрес, например:

Образцову О.П., ул. Садовая, д. 5, кв. 12, г. Липки, Киреевский р-н, Тульская обл., 301264. 3.2.17. Реквизит 16 - гриф утверждения документа. Документ утверждается должностным

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова Утвержден(Утверждена, Утверждены или Утверждено), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

3.2.18.Реквизит 17 - резолюция (написанная на документе соответствующим должностным лицом) - включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

Морозовой Н.В., Федосеевой Н.А. Прошу подготовить проект договора с консалтинговой группой "Термика" к 05.10.2009. Личная подпись, дата. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

3.2.19.Реквизит 18 - заголовок к тексту - включает в себя краткое содержание документа.

Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа и может отвечать на вопросы:

-о чем (о ком), например: приказ о создании аттестационной комиссии;

-чего (кого), например: должностная инструкция ведущего эксперта.

К тексту документов, оформленных на бланках формата 5,Азаголовок допускается не указывать.

3.2.20.Реквизит 19 - отметка о контроле (за исполнением документа) - обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

3.2.21.Реквизит 20 - текст документа - составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с

законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту. Если текст содержит несколько решений, выводов и т..д, то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т.)д организаций, действующих на принципах

101

коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа("постановляет", "решил").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного чи ("приказываем", "решили"). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

Вдокументах, устанавливающих права и обязанности организац, ихй структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

Вписьмах используют следующие формы изложения: от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение"); от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить"); от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").

3.2.22. Реквизит 21 - отметка о наличии приложенияоформляют следующим образом: Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение:

1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз. (И т.д.).

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: Письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его

наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу(постановления, приказы, распоряжения,

центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки.

3.2.23. Реквизит 22 - подпись. В состав реквизита"Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке

подписавшего документ, относительно самой длинной строки. При оформлении документа на

102

документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

3.2.24. Реквизит 23 - гриф согласования документасостоит из слова Согласовано, должности лица, с которым согласован документ(включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

Согласовано

Ректор Финансовой академии при Правительстве Российской Федерации

оформляют следующим образом:

Согласовано Письмо Российской академии медицинских наук

от 05.06.2003 N 430-162

или

Согласовано Протокол заседания Правления

Российской государственной страховой компании "Росгосстрах"

от 05.06.2003 N 10

3.2.25. Реквизит 24 - виза согласования документа. Согласование документа оформляют визой согласования документа(далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Руководитель юридического отдела Личная подпись А.С. Орлов Дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются Руководитель юридического отдела Личная подпись А.С. Орлов Дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом. За ечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник

103

которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном лист согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

3.2.26.Реквизит 25 - оттиск печати - заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью предприятия.

3.2.27.Реквизит 26 - отметка о заверении копии. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита"Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Верно

Дата

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению предприятия. 3.2.28. Реквизит 27 - отметка об исполнителевключает в себя инициалы и фамилию

исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

В.А. Жуков

924 45 67

3.2.29.Реквизит 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в деловключает

всебя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

3.2.20.Реквизит 29 - отметка о поступлении документасодержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа проставлять в виде штампа.

3.2.31.Реквизит 30 - идентификатор электронной копии документаотметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые предприятием.

4.Организация документооборота и исполнения документов

почтовой, фельдъегерской и электрической связи. С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых ,писемпочтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания. По каналам электрической связи

корреспонденции, представляющие собой особую ценность или содержащие особо важную(в том числе конфиденциальную) информацию.

4.2.3. Документы, поступающие на предприятие на бумажных носителях, про одят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством

идоставляются исполнителям.

4.2.4.Прием и первичная обработка документов осуществляется службой ДОУ предприятия.

Конверты с документами вскрываются(за исключением конвертов с пометкой"Лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов.

4.2.5. Поступающая и создаваемая предприятием корреспонденция и документация регистрируется раздельно по видам. Документы регистрируются один раз: входящие документы - в день их поступления, а исходящие и подготовленные предприятием- в день их подписания или утверждения. При передаче документа из одного структурного подразделения предприятия в другое он повторно не регистрируется.

104

4.2.6.Документы, адресованные руководству предприятия, а также без указания конкретного должностного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в службе ДОУ предприятия, после чего направляются руководству предприятия или соответствующим структурным подразделениям (должностным лицам).

4.2.7.Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения

получает ответственный исполнитель (соисполнителям передаются копии документа).

4.2.9.Входящие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству предприятия и исполнение.

4.2.10.Текст входящих телефонограмм записывается(печатается) получателем на

4.3.1.Документы, отправляемые предприятием, передаются почтовой связью. Обработка документов для отправки фельдъегерской и почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221.

4.3.2.Документы, подлежащие отправке фельдъегерской или почтовой связью, передаются

их исполнителями в службу ДОУ полностью оформленными и с указанием почтового адреса или со списком рассылки.

4.3.3.Посредством электрической связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм, сообщений E-mail.

4.3.4.Документы, подлежащие отправке посредством электрической связи, передаются их исполнителями в службу ДОУ завизированными(с указанием личной подписи, ее расшифровки и даты).

4.3.5.Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

4.3.6.Телеграммы (телетайпограммы) направляются только по срочным вопросам. Их текст должен быть максимально кратким и четким, без союзов и предлогов(кроме случаев, когда отсутствие союзов и предлогов искажает содержание), с сокращенными обозначениями знаков препинания (тчк, зпт, квч). Текст печатается на чистом листе бумаги заглавными буквами через полтора межстрочных интервала без переноса слов. В состав адреса входит полный или условный телеграфный (телетайпный) адрес организации и фамилия адресата.

4.3.7.Проекты телеграмм (телетайпограмм) до их представления на подпись руководителю

предприятия визируются на втором экземпляре исполнителями и их непосредственным начальниками, а на первом экземпляре - руководителем службы ДОУ.

4.3.8. Передача исходящих телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи.

4.4. Организация работы с внутренними документами.

4.4.1.Проекты внутренних распорядительных документов после подготовки и согласования со структурными подразделениями и должностными лицами передаются в юридическую службу для проверки соответствия законодательству РФ, а затем визируются у руководителя службы ДОУ предприятия.

4.4.2.Оформленные проекты внутренних документов передаются на подпись, после чего регистрируются в службе ДОУ предприятия. Копии документов рассылаются структурным подразделениям (должностным лицам), в ведении которых находятся рассматриваемые в документах вопросы.

4.5. Особенности организации работы с документами, передаваемыми по каналам электронной почты и факсимильной связи.

105

4.5.1. Сообщения E-mail, подлежащие передаче, исполняются с соблюдением требований, установленных для документов на бумажных носителях.

4.5.2. Отправитель сообщения E-mail запускает программу электронной почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки. Сообщения можно вводить и редактировать с помощью текстовых редакторов. Электронные сообщения передаются адресатам

всоответствии с указателем на рассылку.

4.5.3.Адресат получает изображение документа на экране компьютера, затем распечатывает его на бумажный носитель.

4.5.4.Передача документов по каналам факсимильной связи передается с письменного

разрешения руководителя службы ДОУ предприятия. Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и

документов производится за определенный период времени (год, месяц) проводится на основании учетных данных по месту регистрации документов. Результаты учета количества документов регулярно представляются руководству службы и предприятия.

4.6.2.За единицу учета количества документов принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при тиражировании. Дополнительные (тиражные) экземпляры подсчитываются отдельно по структурным подразделениям, в которых осуществляется тиражирование. Учет входящих, исходящих и внутренних документов ведется раздельно.

5.Организация работы структурных подразделений

идолжностных лиц с документами предприятия

5.1.Общие вопросы организации работы с документами.

5.1.1.Начальники структурных подразделений(должностные лица) предприятия обязаны обеспечивать оперативное и качественное рассмотрение документов в течение рабочего, дня осуществлять действенный контроль за надлежащим исполнением документов.

5.1.2.При рассмотрении документов начальники структурных подразделений(должностные лица) выделяют документы, требующие срочного и оперативного исполнения. Срочные документы исполняются в первую очередь, оперативные - во вторую. После рассмотрения и исполнения срочных и оперативных документов организуется рассмотрение и исполнение прочих документов.

5.1.3.Исполнение документа предусматривает:

-сбор и обработку необходимой информации;

-подготовку проекта документа;

-согласование проекта;

-оформление проекта;

-представление проекта документа на подпись (утверждение);

-подготовку к пересылке адресату.

5.1.4.При срочном (оперативном) решении вопросов исполнитель делает отметки на

документе:

-о дате и времени поступления документа;

-о датах и времени завершения этапов работы с документом;

-о дате и времени окончательного исполнения документа. Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

5.1.5.При наличии ответственного исполнителя соисполнители документа ответственны за

осуществляется предприятием в соответствии с законодательством Российской Федерации о статусе депутата. В качестве запроса рассматривается письмо, оформленное на бланке депутата

иимеющее подпись депутата.

5.2.2.При получении письменного запроса депутата должны предоставить депутату всю информацию, связанную с его депутатской деятельностью в срок, не превышающий 30 дней.

5.2.3.Сведения, составляющие служебную или коммерческую тайну предприятия, предоставляются в порядке, установленном законодательством РФ.

106

5.2.4.Должностное лицо, которому поручена подготовка ответа на письменный запрос депутата, в случае необходимости проведения в связи с запросом дополнительной проверки или дополнительного изучения каких-либо обстоятельств (сведений), обязан сообщить об этом автору запроса в 3-дневный срок со дня его получения.

5.2.5.Поступившие в адрес предприятия письменные обращения граждан передаются на рассмотрение руководителю предприятия, после чего, в соответствии с резолюцией руководителя предприятия - на исполнение соответствующим структурным подразделениям(должностным лицам).

5.2.6.Письменные обращения граждан рассматриваются в срок не более15 дней со дня регистрации, а письма, требующие дополнительного изучения, запросов и проверки- в срок не более 30 дней. В отдельных случаях срок рассмотрения письменного обращения может быть продлен руководителем предприятия не более чем на один месяц.

5.2.7.В ответ на письменные обращения граждан о выдаче архивных справок о периодах и стаже работы им высылаются требуемые справки.

5.2.8.Ответы на письменные запросы и обращения подготавливаются с указанием фамилии

иинициалов адресата и его полного почтового адреса.

5.2.9.Письменные запросы и обращения считаются исполненными, если по ним даны исчерпывающие ответы на все поставленные вопросы в письменной форме и не получены новые запросы (обращения) по тем же вопросам.

5.2.10.Письменные запросы и обращения, а также документы по их рассмотрению(ответы

на них) формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел предприятия.

6.Поисковая система по документам предприятия

6.1.Основой поисковой системы по документам предприятия является совокупность записей

орегистрационных данных документа, выполненных по установленной форме.

6.2.Регистрации, независимо от способа их доставки, передачи или создания, подлежат все документы предприятия, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

6.3.Документы регистрируются один раз: входящие - в день поступления, исходящие - в

день подписания или утверждения. При передаче документа из одного структурного подразделения предприятия в другое он повторно не регистрируется.

6.4. Регистрационные номера документов предприятия состоят из:

-входящих документов - из порядковых номеров нарастающим итогом в течение года раздельно по группам документов;

-исходящих документов - из порядковых номеров нарастающим итогом в течение года.

Номера состоят из индекса структурного подразделе, номераия дела, в которое будет направлена копия документа, и порядкового исходящего номера;

-внутренних документов - из порядкового учетного номера документа нарастающим итогом в течение года раздельно по видам документов.

6.5. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных в поисковой системе предприятия установлен следующий состав основных реквизитов регистрации:

-наименование адресата или адресанта;

-наименование вида документа;

-дата и регистрационный номер документа;

-дата и индекс поступления;

-количество листов в документе;

-наличие и количество листов приложений к документу;

-гриф ограничения доступа к документу;

-краткое содержание документа;

-резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

-срок исполнения документа;

-информация о перемещении документа внутри предприятия и за его пределами(об отправке);

-код по тематическому классификатору;

-промежуточные сроки исполнения;

-отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

7.Контроль исполнения документов предприятия

7.1. Контроль исполнения документов включает:

-постановку документа на контроль;

-предварительную проверку и регулирование хода исполнения документа;

-снятие документа с контроля;

107

-направление исполненного документа в дело;

-учет и анализ результатов исполнения документов;

-информирование руководства службы и предприятия о результатах работы с документами

иэффективности контрольных мероприятий.

7.2.Контролю подлежат все зарегистрированные документы предприятия, имеющие установленные сроки исполнения.

7.3.При постановке документа на контроль в верхнем левом углу первого листа документа

-с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

-поручения и документы без указания конкретной даты исполнен, имеющиея в тексте пометку "срочно" - в 3-дневный срок;

-имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок;

-документы, не имеющие указанных пометок, - в 30-дневный срок;

-поступившие на согласование проекты нормативно-правовых актов - в 7-дневный срок;

-депутатские запросы - в 30-дневный срок;

-телеграммы с пометкой "срочно" - в 2-дневный срок, остальные телеграммы - в течение 10

дней;

-обращения граждан, требующие дополнительного изучения и проверки, - в 30-дневный срок, не требующие - в 15-дневный срок.

7.7. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель

исполнения (предварительный контроль):

-заданий последующих лет - не реже одного раза в год;

-заданий последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц;

-заданий текущего месяцакаждые десять дней и за пять дней до истечения срока исполнения.

7.9. Снятие документа с контроля осуществляет руководитель службы ДОУ на основании документального подтверждения исполнения документа(завершения работы с ним). Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело.

7.10. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным лицам, если по результатам рассмотрения представленных материалов о выполнении не дано дополнительных поручений, а сами материалы не были возвращены на доработку.

7.11. Служба ДОУ ежеквартально готовит сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины и представляет их для сведения руководителю предприятия.

8. Организация документов предприятия

8.1. Организация документов предприятия в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих учет, систематизацию и сохранность документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архив в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, и нормативнометодическими документами по архивному делу и делопроизводству предприятия.

8.2.Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.

8.3.Составление номенклатуры дел.

8.3.1.Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых предприятием (структурным подразделением предприятия) с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

8.3.2.Номенклатура дел предназначена для:

108

-организации группировки исполненных документов в дела;

-систематизации и учета дел;

- определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;

- учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

8.3.3.При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться: - положением о предприятии и его структурных подразделениях; - штатным расписанием; - перечнями документов с указанием сроков их хранения;

- планами и отчетами о работе с документами; - номенклатурами дел за предшествующие годы.

8.3.4.Предприятием составляется сводная номенклатура , делсостоящая из дел, образующихся в ходе деятельности структурных подразделений.

8.3.5.Сводная номенклатура дел предприятия составляется службой ДОУ с учетом предложений структурных подразделений(должностных лиц), ответственных за работу с документами, при методическом руководстве со стороны ведомственного архива.

8.3.6.Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок представить в службу ДОУ предложения по внесению дополнений в сводную номенклатуру дел с учетом документооборота этого подразделения.

8.3.7.Сводная номенклатура дел предприятия подписывается руководителем службы ДОУ, визируется руководителями структурных подразделений, согласовывается с экспертной комиссией (далее - ЭК), экспертной проверочной комиссией (далее - ЭПК) ведомственного архива, в который

Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел службы ДОУ. Второй используется службой ДОУ в качестве рабочего. Третий - применяется в ведомственном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел.

8.3.10. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняе, тверждается и вводится в действие с1 января следующего календарного года. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры предприятия.

8.3.11.Названиями разделов номенклатуры дел предприятия являются наименования структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии

сутвержденной структурой предприятия.

8.3.12.В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы предприятия. В номенклатуру дел не включаются периодические издания, получаемые предприятием.

8.3.13.В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами: 10-05, где 10 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

Вноменклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

8.3.14.В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел(томов, частей). Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

-название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

-наименование структурного подразделения (автора документа);

- название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

-краткое содержание документов дела;

-название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

-дата (период), к которым относятся документы дела. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве

вида дела употребляется термин"документы", а в конце заголовка(в скобках) указываются

109

основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т..д): "Документы о проведении тематических выставок(планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)".

Взаголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название: "Переписка с предприятиями, учреждениями и организациями о комплектовании документационного фонда".

Взаголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются: "Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам разработки и создания систем контроля качества продукции".

Взаголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним: "Переписка с НИИ Труда по вопросам научно-технической информации".

Если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, указывается их общее видовое название: "Переписка с главами администраций областей по вопросам топографогеодезического обеспечения территорий".

дела, и их взаимосвязью.

Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

8.3.15.Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

8.3.16.В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - срок хранения по типовой или примерной номенклатуре дел.

8.3.18.Если в течение года на предприятии возникают новые документированные участки работы, т.е. не предусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

8.3.19.По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

8.4. Формирование дел.

8.4.1.Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

8.4.2.Дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения формируются в службе ДОУ, остальные - непосредственно в структурных подразделениях предприятия.

8.4.3.Исполненные документы должны незамедлительно сдаваться исполнителем в службу ДОУ или подшиваться в дела структурных подразделений. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет начальник структурного подразделения(должностное лицо) в соответствии с номенклатурой дел.

8.4.4.Контроль за правильным формированием дел осуществляется управлением делами (центральным архивом).

8.4.5.При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

-помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

-группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих

дел;

-раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;

-помещать в дела ксерокопии факсограмм, телетайпограммы, телефонограммы на общих основаниях.

8.4.6.В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. По объему дело не должно превышать250 листов. При наличии в деле нескольких

110