Делопроизводство и документооборот в бухгалтерии - Рогожин М.Ю

организационно-распорядительные документы, изданные руководством предприятия по

определяются:

первоочередные и второстепенные задачи, выполнение которых планируется осуществить в течение календарного года (в виде перечня);

показатели деятельности: виды работ по документационному обеспечению бухгалтерской деятельности, их объемы, а также сроки (периоды) выполнения (в виде таблицы или календарного графика с поквартальной (помесячной) разбивкой);

силы и средства, привлекаемые для выполнения соответствующих видов работ(в виде

подлежащих архивному хранению.

Проект плана подписывается начальником группы, согласуется с руководителем службы делопроизводства, после чего представляется на утверждение руководителю бухгалтерской службы. Примерная форма плана работы структурного подразделения представлена на рис. 1.17.

Примерная форма плана работы структурного подразделения <*>

--------------------------------

<*> Соответствует Приложению 46 к "Основным правилам работы архивов организации" ВНИИДАД (2002 г.).

21

Приложение 46 к п. 10.2.1

УТВЕРЖДАЮ

(наименование организации)

(наименование должности руководителя организации)1

Дата

Наименование должности руководителя архива

Дата

Форма годового плана работы архива

1 Или руководителя архива, если архив является самостоятельным учреждением.

Рис. 1.17

Индивидуальное планирование работы осуществляется персоналом группы на основе плана ее работы и с учетом указаний своих непосредственных начальников. Основным документом планирования индивидуальной работы сотрудника является личный план работы. Личный план

22

организационно-распорядительных документов, а также указаниями руководителя предприятия и службы. Проект отчета готовится начальником группы на основе справок руководителе соответствующих участков (см. в этой связи рис. 1.18) и представляется на рассмотрение руководителю службы <*>.

--------------------------------

<*> Отчет о работе группы за месяц(квартал) может представляться в форме служебной записки, отчет за год - в форме предложений к сводному отчету службы.

Пример справки об объеме документооборота <**>

--------------------------------

<**> Приложение 19 к Типовой инструкции по делопроизводству N 536.

Рис. 1.18

23

Глава 1.10. Нормы времени на выполнение работ по делопроизводству

В заключительной главе раздела коснемся вопросов нормирования времени на выполнение работ по делопроизводству. Такое нормирование осуществляется на основе соответствующих документов - нормативов времени и норм времени, разработанных уполномоченными органами.

Как правило, для нормирования времени на выполнение работ по делопроизводству на предприятиях (в организациях, учреждениях) применяются Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по ДОУ, утвержденные Постановлением Минтруда России от 25.11.1994 N 72, а в управленческих структурах федеральных органов исполнительной властиНормы времени на работы по документационному обеспечению, утвержденные Постановлением Минтруда и социального развития от26.03.2002 N 23. Уточним, что на основе нормативов(норм) времени:

определяется и обосновывается численность работников служб делопроизводств (документационного обеспечения управления) <*>;

устанавливаются должностные обязанности работников <**>; распределяются работы между работниками.

--------------------------------

<*> См. ранее.

<**> В части определения объемов выполняемых работ.

В необходимых случаях на основе указанных документов предприятиями разрабатываются уточненные нормы времени. В таких нормах, как правило, фиксируются:

временные затраты на выполнение отдельных видов, неработпредусмотренных укрупненными нормативами (нормами);

временные затраты на выполнение отдельных видов работ- в случае если в связи со

<***> Что может иметь место и в случае с бухгалтерским делопроизводством.

Расчет уточненных норм, как правило, производится методом технического нормирования, основанного на фиксации (хронометрировании с последующей записью) затрат рабочего времени на выполнение соответствующих видов работ по делопроизводству. При этом должны, кроме того, приниматься во внимание затраты времени на:

организационно-техническое обслуживание рабочих мест; отдых и личные потребности работников.

Значения норм времени устанавливаются в часах(долях часа) на единицу измерения каждого конкретного вида работынапример, лист, коробка, папка, дело (см. в этой связи рис. 1.19). Нормы времени на выполнение наиболее распространенных операций по делопроизводству представлены в Приложении 5 к настоящему пособию.

Справочные сведения об основных единицах измерения объема работ по делопроизводству

Раздел II. УПРАВЛЕНИЕ БУХГАЛТЕРСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ

Глава 2.1. Состав бухгалтерской документации предприятия

В рамках очередного раздела пособия мы предполагаем рассмотреть комплекс вопросов, охватывающих управление бухгалтерской документацией предприятия. И в этой связи нам прежде всего следует познакомиться с составом указанной документации, также с определением

24

соответствующего понятия. Бухгалтерская документация предприятияэто упорядоченная совокупность бухгалтерских документов, один из основных компонентов финансово-бухгалтерской документации (ФБД). Примерный состав бухгалтерской документации установлен классом05 Общероссийского классификатора управленческой документации ОКУД011-93 <*> и представлен в Приложении 6 к настоящему пособию.

--------------------------------

<*> Утвержден и введен в действие Постановлением Госстандарта России 30от декабря 1993 г. N 299 (с последующими изменениями и дополнениями).

Примерная классификация бухгалтерских документов в соответствии с их функциональным назначением представлена на рис. 2.1 <**>. В свою очередь, под управлением бухгалтерской документацией предприятия следует понимать комплекс мероприятий, охватывающих:

-организацию перемещения (движения) бухгалтерских документов в соответствии с графиком;

-контроль исполнения бухгалтерских документов;

-оперативное хранение бухгалтерских документов, включая их надлежащую подготовку к передаче на архивное хранение в государственный или ведомственный(по принадлежности предприятия) архив;

-последующее хранение бухгалтерских документов в архиве.

--------------------------------

<**> Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. М.: Проспект, 2005.

25

Общая классификация бухгалтерских документов в соответствии с их функциональным назначением

┌──────────────────────────────────────┐ │Бухгалтерская документация предприятия│

└┬────────────────┬───────────────────┬┘

┌──────────────────────┴┐┌──────────────┴─────────┐┌────────┴─────────────┐

│Учетная бухгалтерская ││ Организационно-правовая││Отчетная бухгалтерская│

│документация ││документация бухгалтерии││ документация │

└──────────────────────┬┘└──────────────┬─────────┘└────────┬─────────────┘

┌──────────────────────┴┐┌──────────────┴─────────┐┌────────┴─────────────┐

└──────────────────────┬┘└──────────────┬─────────┘└────────┬─────────────┘

┌──────────────────────┴┐┌──────────────┴─────────┐┌────────┴─────────────┐

└──────────────────────┬┘└──────────────┬─────────┘└────────┬─────────────┘

┌──────────────────────┴┐┌──────────────┴─────────┐┌────────┴─────────────┐ │ По учету малоценных и ││ Бухгалтерские учетные ││ Аналитические │

│быстроизнашивающихся ││регистры (главная книга,││документы к балансам и│

│ предметов ││ журналы, ордера и пр.) ││ отчетам │

└──────────────────────┬┘└──────────────┬─────────┘└────────┬─────────────┘

┌──────────────────────┴┐┌──────────────┴─────────┐┌────────┴─────────────┐

└──────────────────────┬┘└──────────────┬─────────┘└────────┬─────────────┘

┌──────────────────────┴┐┌──────────────┴─────────┐┌────────┴─────────────┐ │ По учету ден. средств,││ Положение о бухгалтерии││ Отчеты по налогам │

│ассигнований, расходов││ ││ │

└──────────────────────┬┘└──────────────┬─────────┘└────────┬─────────────┘

┌──────────────────────┴┐┌──────────────┴─────────┐┌────────┴─────────────┐

│По учету расчетов ││ Положение о структурных││ Переписка по отчетам │

└──────────────────────┬┘└──────────────┬─────────┘└────────┬─────────────┘

┌──────────────────────┴┐┌──────────────┴─────────┐┌────────┴─────────────┐

└──────────────────────┬┘└──────────────┬─────────┘└────────┬─────────────┘

Рис. 2.1

В последующих главах раздела мы рассмотрим ключевые этапы управления бухгалтерской документацией предприятия. И первый из нихэто разработка номенклатуры дел бухгалтерской службы.

Глава 2.2. Номенклатура дел бухгалтерии: назначение, порядок разработки и уточнения

Номенклатура дел - это разработанный по установленной форме систематизированный перечень наименований (заголовков) дел, заводимых предприятием (организацией, учреждением)

в процессе осуществления своей деятельности, с указанием сроков их хранения. В большинстве

26

Сведения о функциональном назначении номенклатуры дел представлены на. 2рис.2.

подразделений подлежат разработке в течение месяца, исчисляемого с даты внесения соответствующих изменений в штатное расписание предприятия.

Функциональное назначение номенклатуры дел

┌────────────────────────────┐ │ Номенклатура дел │

└───────────────┬────────────┘

┌──────────────────────────────────────┐│┌────────────────────────────────┐

└──────────────────────────────────────┘│└────────────────────────────────┘

┌──────────────────────────────────────┐│┌────────────────────────────────┐

│Правильный и быстрый поиск дел ├┼┤ Определение сроков хранения дел│

│ (документов) │││ (документов) │

└──────────────────────────────────────┘│└────────────────────────────────┘

┌──────────────────────────────────────┐│┌────────────────────────────────┐ │ Составление описей дел постоянного и │││ Учет дел временного (до 10 лет │ │ временного (свыше 10 лет) хранения ├┼┤ включительно) хранения │

└──────────────────────────────────────┘│└────────────────────────────────┘

┌──────────────────────────┴─────────────────────────────┐ │Разработка информационно-поисковой системы по документам│

└────────────────────────────────────────────────────────┘

Рис. 2.2

Подготовка проекта номенклатуры дел бухгалтерской службы организуется начальником группы бухгалтерского делопроизводства во взаимодействии со службой делопроизводства и

27

Общий порядок разработки номенклатуры дел бухгалтерской службы

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│образующихся в деятельности бухгалтерской службы, и сроки их хранения, │

│ формирование такого перечня │

└───────────────────────────────────┬─────────────────────────────────────┘

┌───────────────────────────────────┴─────────────────────────────────────┐

│интенсивности и состава документооборота, организационной структуры и │

│штатной численности, распределения полномочий по работе с документами │

│ между должностными лицами и т.п. │

└───────────────────────────────────┬─────────────────────────────────────┘

┌───────────────────────────────────┴─────────────────────────────────────┐ │ Предварительное определение заголовков дел, их последовательное │

│упорядочение (в соответствии с функциональным назначением документов, │

│ подлежащих помещению в соответствующие дела) │

└───────────────────────────────────┬─────────────────────────────────────┘

┌───────────────────────────────────┴─────────────────────────────────────┐

│Предварительное определение сроков хранения дел, присвоение им индексов │

└───────────────────────────────────┬─────────────────────────────────────┘

┌───────────────────────────────────┴─────────────────────────────────────┐

│Уточнение заголовков дел, включение резервных индексов, предназначенных │

│ для дел, заводимых (при необходимости) в течение календарного года │

└───────────────────────────────────┬─────────────────────────────────────┘

┌───────────────────────────────────┴─────────────────────────────────────┐ │ Составление и оформление проекта номенклатуры дел │

└───────────────────────────────────┬─────────────────────────────────────┘

┌───────────────────────────────────┴─────────────────────────────────────┐

│Согласование проекта номенклатуры дел с заинтересованными сторонами, в │

│ необходимых случаях - его уточнение и дооформление │

└───────────────────────────────────┬─────────────────────────────────────┘

┌───────────────────────────────────┴─────────────────────────────────────┐

деятельности бухгалтерской службы предприятия, а также сроков их хранения следует руководствоваться:

положением о бухгалтерской службе и ее структурных подразделениях; соответствующими разделами типовых и примерных перечней документов, образующихся в

деятельности предприятий, с указанием сроков хранения (см. далее); номенклатурами дел бухгалтерской службы за предшествующие 3 - 5 лет <*>; описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;

документами по планированию деятельности и отчетности о ее результатах (см. ранее).

--------------------------------

<*> В отсутствие таковых могут использоваться типовые(примерные) номенклатуры дел аналогичных подразделений, в том числе тех, на основе которых производится формирование бухгалтерской службы.

Сведения из перечисленных(и иных соответствующих) документов, необходимые для разработки проекта номенклатуры дел, фиксируются исполнителями в виде выписок, справок и т.п. Накопленные таким образом сведения подлежат систематизации. Итогом систематизации является примерный перечень документов бухгалтерской службы, который в дальнейшем

уточняется с учетом особенностей документирования бухгалтерской деятельности в условиях

28

конкретного предприятия. В процессе изучения указанных особенностей принимаются во внимание:

содержание деятельности бухгалтерской службы, а также специфика ее документирования; сведения об объеме, интенсивности и составе документооборота <**>; сведения об организационной структуре и штатной численности бухгалтерской службы;

сведения о распределении полномочий по работе с документами между должностными лицами бухгалтерской службы.

--------------------------------

<**> При разработке номенклатуры дел впервые соответствующие сведения определяются расчетным методом.

На основе полученных сведений производится: уточнение перечня документов; их предварительное распределение между делами;

предварительное определение заголовков дел; распределение дел между разделами номенклатуры.

При предварительном определении заголовков дел необходимо помнить о следующем <*>:

1.Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание дела,

атакже состав помещаемых в него документов, их функциональную, видовую хронологическую или иную принадлежность.

--------------------------------

<*> См. в этой связи Методические рекомендации ВНИИДАД"Ведение делопроизводства в организации" (2003 г.).

│Например: "Документы о проведении инвентаризации (описи, ведомости, │

│"переписка", после которого указывается, с кем и по какому вопросу она │

│ведется. При этом в заголовках дел, содержащих переписку с однородными │

29

│Наименование конкретного корреспондента указывается в заголовке дела │

│3. В заголовки дел, содержащих документы, относящиеся к определенным │

│если содержание дела касается нескольких однородных административно- │

│территориальной единицы (местности, населенного пункта), то в заголовке │

│дела указывается ее (его) название. Например: "Документы по учету труда │

│ отчетности, включаются сведения о периоде (квартале, полугодии, годе), │

│6. Если предполагается, что дело - например, в связи со значительным │

│дела, а затем - при необходимости - заголовки каждого тома (части), тем │

│или иным образом уточняющее содержание общего заголовка дела. Например: │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Рис. 2.4

После того как сформулированы( окончательном виде) заголовки для всех дел бухгалтерской службы, необходимо произвести их упорядочение(в составе разделов). Так, дела бухгалтерской службы, не имеющей в своем составе структурных подразделений, обычно распределяются по разделам в следующей примерной последовательности:

документы по общим вопросам организации бухгалтерской деятельности; документы по организации бухгалтерского учета; документы по организации бухгалтерской отчетности;

документы по организации расчетов предприятия с юридическими и физическими лицами; прочие документы, образующиеся в деятельности бухгалтерии.

Дела бухгалтерской службы, состоящей из нескольких структурных подразделений (участков документирования деятельности), обычно распределяются по разделам в соответствии со структурой службы. Заголовками разделов в этом случае выступают названия соответствующих структурных подразделений службы.

Предварительное определение сроков хранения дел бухгалтерской службы производится с целью обеспечения регулярного контроля за их соблюдением, а также для своевременного изменения режима хранения дел(документов) - например, с временного на постоянный. При определении сроков хранения используются сведения из соответствующего раздела типового (ведомственного) перечня документов, образующихся в ходе деятельности предприятий, а в отсутствие такового - из типовой (примерной) номенклатуры дел.

30