3.Процес контролю і техніка його проведення

Контроль – це мистецтво управління. Менеджер не може навчитися цьому мистецтву зі слів, він повинен пройти відповідну практику.

Процес контролю (англ. The Control Proces) - це діяльність об’єднаних у певну структуру суб’єктів контролю (органів контролю, керівників, контролерів, громадських організацій), спрямованих на досягнення найбільш ефективним способом поставлених цілей шляхом реалізації певних завдань і застосування відповідних принципів, типів, методів, технічних засобів і технології контролю.

Суть процесу контролю виражають такі його характеристики:

• організаційна;

• змістовно-техніка;

• узагальнюючо - коригуюча.

Організаційна характеристика включає в себе вибір об’єкта контролю, організайно - методичну підготовку і відповідає на запитання: хто і в якому і порядку здійснює контроль?

Змістовно-технологічна характеристика – це розробка плану і вибір методу вивчення контрольованого об’єкта. Вона відповідає на запитання: що робиться у процесі контролю і як робиться?

Узагальнюючо-коригуюча характеристика включає узагальнення, а при необхідності-обговоренняв колективі результатів контролю, розробку рішень і оцінку їх виконання. Тобто ця характеристика повинна дати відповідь на питання: як реалізуються результати контролю?

Етапи контролю:

• розробка стандартів і критерії;

• співставлення з ними реальних результатів;

• прийняття необхідних дій.

Американські спеціалісти дійшли висновку, що процес контролю реалізується через такі етапи:

• розробку стандартів і критеріїв контролю (обмеження в часі, забезпечення реальності показів і результатів);

• порівняння реальних результатів з прийнятими стандартами та критеріями (вимірювання результатів, розповсюдження інформації, про результати, оцінки інформації, обґрунтування висновків);

• здійснення необхідних коригуючи дій (перегляд стандартів, усунення відхилень).

У будь-якій організації чи на підприємстві відбуваються явища, що заслуговують як позитивної, так і негативної оцінки, оскільки існують як сильні, так і слабкі сторони діяльності. Тому система контролю полягає у виявлені тіньових сторін діяльності, співвідношення позитивних і негативних явищ. Дієвий контроль повинен розкривати дійсну картину діяльності підприємства. Погано здійснюваний контроль може нанести такої ж школи, як і погано виконана робота.

При здійсненні в процесі контролю оцінок в залежності від цілі і виду контролю враховується:

• зовнішнє середовище (закони і державні органи, профспілки, конкуренти, постачальники трудових, матеріально-технічних і фінансових ресурсів, пробивачів);

• внутрішнє середовище організації (місія і конкретні кінцеві цілі організації, структура і задачі, технологія,ресурсне забезпечення);

• середовище непрямого впливу (світові події і міжнародна кон’юнктура,політичні і соціально-культурні фактори, стан економіки і науково технічних прогрес).

Нині в промисловості, будівництві та інших галузях народного господарського широко застосовують стандарти. Для контролю підприємницької діяльності як стандарти можуть братись конкретні деталізовані цілі і критерії.

На практиці застосовують різні форми контролю. Чимало підприємств застосовують журнали у форму контролю виконання постав,наказів,рішень,вказівок і розпоряджень. Але за такого способу контролю досить складно виявляти справжні строки виконання і що саме зроблено виконавцями.

Для контролю чимало підприємств використовують ручні або механізовані картотеки та інші засоби збирання, обробки і видачі інформації.

Такий спосіб контролю більш продуктивний, він вимагає правильної організації діловодства,що дозволяє забезпечити високу оперативність і надійність в роботі апарату управління. Для цього в кожному підприємстві система організації документаційного процесу повинна відповідати вимогам єдиної державної системи діловодства (ЕДСД), яка встановлює правила, нормативи і рекомендації по веденню діловодства, починаючи з моменту надходження або створення документа і до здачі його в архів.

На підприємствах і в об’єднаннях розробляється перелік документів, що підлягають контролю. В перелік цих документів включають постанови і рішення державних і господарських установ, колективних і колегіальних органів підприємства, накази і письмові розпорядження керівника підприємства, критичні зауваження і пропозиції, що містяться в органах преси, пропозиції,заяви і скарги трудящих та інші документів і за вказівкою керівника підприємства.

Процес контролю повинен проходити гармонійно, а не представляти собою гру в «хованку»: контролюючі шукають, а контрольовані ховають. Переконання в тому,що контролер однаково зацікавлений в пошуку як негативних, так і позитивних сторін діяльності, сприятиме тому, що кожний працівник намагатиметься допомогти йому проникнути в ці сторони діяльності.

Небезпідставно тут звернутися до тих помилок при здійснені контролю, на які вказують Вернер Зігерт і Лючія Ланг:

Контроль не повинен зводиться до інцидентів.

Нормальний контроль – це неперервний процес ділового спілкування з працівниками. Він не повинен приурочуватися до яких-небудь випадків. Необхідно допомагати співробітникам переборювати недоліки, вступати і ними в контакт.

Тотальний контроль породжує неохайність.

Є керівники, які вважають, що все, що «не пройшло через їхні руки», може містити помилки. Тому вони намагаються контролювати буквально все.

Таємний контроль викликає лише розчарування.

Такий контроль вважається аморальним. Він здійснюється методом таємного огляду робочих місць, а тому викликає невдоволення в більшості людей.

Контролюйте не тільки улюблену дільницю.

Не слід настирно контролювати своїх заступників, яким ви делегували свої колишні повноваження.

Контроль – не проформи.

Керівник – демократ часто так задовольняється робочою своїх підлеглих, що соромиться їх контролювати. Хто ухиляється від контролю, той нехтує інтересами своїх підлеглих.

Не контролюйте через недовіру.

Підозрілість свідчить про невпевненість у собі.

Не тримайте своїх висновків при собі.

Слід доводити отриману негативну інформацію до співробітника, не зволікаючи часом. Так можна встановити з ним ділові стосунки й покращити справу.

При здійсненні контролю за основними змінними (час, об’єкт, вартість, якість, ступінь досягнення цілі) слід до гримуватись вимог науки і передової практики:

• контроль не повинен обмежуватися інцидентами, як і не здійснюватись тотально, що може, породжувати недбалість в роботі,приховане або відкрите невдоволення контрольних працівників;

• ширше використовувати при здійсненні контролю принцип виключення, коли контролюються не всі операції чи процеси, а тільки ті з них, які виходять за межі допустимих відхилень;

• не контролювати через недовіру до підлеглих, позбутися підозрілості;

• не використовувати критичну інформацію як козирну карту про недоліки в роботі;

• за усіх умов контроль не повинен пригнічувати працюючих, викликати напруження в колективі, конфліктні ситуації.

Навпаки, завдяки усуненню виявлених недоліків в роботі і суб’єктивній оцінці діяльності працівників, ефективний контроль сприяє успішному досягненню цілей організації, породжує почуття впевненості і задоволення роботою у працюючих.

Рис. 2. «Керуюча п’ятірка»

Якщо Ви бажаєте легко і твердо запам’ятати основні завдання управлінської відповідальності, то запам’ятайте. Один (вказівний) палець показує на того, кого ви бажаєте в чомусь звинуватити. Три пальці показують назад, на себе.

Вони записують:

• хто вибрав цю людину для виконання завдання, яке вирішено незадовільно?

• хто її інструктував? Як це було зроблено?

• чи був відповідний контроль за його роботою?

Ефективному контролю притаманні такі характеристики:

• стратегічна спрямованість, аналіз ключових питань діяльності організації, а не зосередження на незначних недоліків роботи.

• орієнтація на досягнення конкретного результату (усунення відхилень від програми діяльності, розробка рекомендацій тощо);

• систематичність, постійна перевірка виконання і аналіз фактичної ситуації;

• епізодичний і нерегулярний контроль не дозволяє своєчасно одержувати інформацію і реагувати на процеси, що відбуваються;

• своєчасність або, точніше,завчасність контролю, попередження порушень;

• простота, пристосування параметрів контролю до виробничих потреб;

• об’єктивізацію контролю, використання надійної інформації;

• пристосування до міжнародних стандартів;

• вміле використання категорій формальної логіки: мислення, судження, умовисновки;

• поняття, визначення,силогізм,індукція,дедукція,аналіз,синтез і т.п.

Ефективність контролю підвищується, якщо працівники, які його змінюють,правомочні виконувати також координаційні функції.

Метод контролю і вимірювання діяльності праці підлеглих у вирішенні поставлених завдань залежить від суті цих завдань. Вести контроль і вимірювання результатів одних завдань можна, наприклад, в одиницях часу (дні, тижні, місяці), других – в кількості одиниць продукції (штуки, комплекти), а третіх – в певних документах, в яких підбиваються підсумки роботи (це можуть бути звіти або договори на поставку).

Наприклад.

• завдання, підготувати і здати до кінця другого поточного року звіт про стан справ у фірмі.

• одиниця вимірювання результату: час конкретна дата (наприклад, 30 червня), до якої звіт повинен бути готовим.

• завдання. Підвищити на 20 % прибуток, одержаний від реалізації продукту в 2003 фінансовому році.

• одиниця вимірювання результату: процентне збільшення – загальний процент збільшення прибутку за період з 1 січня по 31 грудня 2003 року.

Отже, подібно до того як прийоми лікування сіпають все більше дієвими при удосконаленні діагностики хворого, менеджер виконує свої функції тим успішніше, чим глибше він проникає у суть явищ і процесів, більш вміло використовує сучасні методи і прийоми контролю, а потім приймає і реалізує обґрунтовані рішення.

Резюме

1. Контроль –це відносно відокремлений вид управлінської діяльності, в результаті якого керівник може встановити наявні відхилення в ході виконуваних рішень.

2. Відповідальний за контроль з безпосередній начальник, його основні висновки формуються саме ним.

3. Менеджмент повинен вміти використовувати наявні в нього методи контролю.

4. Працівники повинні сприймати контроль як необхідну ділянку будь-якої діяльності і розуміти його дієвість.

5. Процес контролю має базуватися на принципах справедливості об’єктивності. Йому повинна підлягати діяльність, ресурси, а не особистості, які за цим стоять.