1.4. Організація контролю і перевірки виконання

Важливою функцією організаційно-управлінської діяльності є контроль.

Контроль як функція управління являє собою систему нагляду та перевірки виконання об’єктом планів, наказів, управлінських рішень, норм, правил і т.д. При цьому необхідно виявляти допущене відхилення від прийнятих принципів організації і регулювання. Головне завдання контролю - вчасне виправлення допущених помилок.

Контроль є самою тривалою функцією управлінського процесу, він здійснюється протягом усього часу реалізації рішення, виконання якого-небудь завдання.

Контроль буває загальним і частковим (детальним). При загальному контролі керівник не втручається у повсякденні справи підлеглих, не вникає в деталі, заохочує ініціативу підлеглих, надає їм певну свободу дій; при детальному контролі керівник регламентує і контролює всю роботу виконавців, сам вникає в усі деталі справи. У практиці роботи необхідно співвідносити і той, і інший контроль.

Кожний керівник будь-якої ланки фізкультурного руху при проведенні контролю завжди повинен виходити з принципів організації контролю: масовості, гласності, систематичності і оперативності.

Надзвичайно важливим принципом є дієвість, результативність контролю. Щоб контроль був дієвим і ефективним, необхідно проявляти максимум організованості, вести цю роботу цілеспрямовано, послідовно і наполегливо, доводити почату справу до кінця.

Контроль може бути внутрішньовідомчим, зовнішнім і громадським.

Форми контролю і перевірки виконання різноманітні. Основний і найпоширенішої з них є систематична і кваліфікована перевірка безпосередньо на місці. Сама перевірка, її хід, результати - важливий і дуже сильний засіб мобілізації зусиль колективу на усунення недоліків по виконанню поставлених завдань.

Організація і порядок проведення перевірок різні і можуть відрізнятися за часом, охватом об’єктів, які перевіряються, по питаннях, які розглядаються і за формою: планова, непланова, фронтальна, вибіркова, комплексна, тематична.

Перевірки носять різний характер. Кожна з них, якщо є необхідність, може завершитися ревізією фінансово-господарської діяльності або проведенням інвентаризації. Так, наприклад, документальна ревізія проводиться для вивчення фінансово-господарської діяльності організації, для попереджень зловживань і розкрадань, для перевірки правильності діловодства, обліку і звітності, зберігання матеріальних цінностей і т.д. Для фізкультурних організацій, які мають на балансі велику кількість різного інвентарю та обладнання, такі перевірки є дуже важливі. Ревізії можуть бути плановими або неплановими (раптовими), комплексним або тематичними, із застосуванням тих або інших додаткових методів.

Успіх будь-якої перевірки багато в чому залежить від того, як вона підготовлена. Для проведення перевірки підбираються знаючі, компетентні у своїй справі фахівці. Члени комісії ще до виїзду на місце перевірки повинні бути ознайомлені зі станом справ на об’єкті. Вони повинні усвідомити мету, завдання, об’єкти перевірки, основні питання, які потрібно вивчити, скласти план перевірки або пам’ятку для її учасників, при необхідності - провести інструктаж і скласти перелік питань, які необхідно перевірити.

Після узагальнення матеріалів перевірки їх піддають обговоренню на місці. Матеріали за підсумками перевірки повинні бути об’єктивними, факти - точними, особисто перевіреними контролерами.

Залежно від характеру перевірки висновки оформляються по-різному. При перевірці, організованій спорткомітетом, міністерствами та відомствами, а також при перевірці фінансово-господарської діяльності, як правило, складається акт. При перевірці стану навчально-спортивної або масової роботи колективами фізичної культури складається довідка або записка.

1.5. Облік і звітність

Здійснення контролю тісно пов’язане з обліком. Ці види управлінської роботи доповнюють один одного і розмежувати їх неможливо. Адже, здійснюючи облік, ми тим самим контролюємо функціонування системи.

Облік - це робота з одержання, обробці, систематизації та аналізу відомостей, які відображають у кількісних показниках стан справ (чисельність кадрів, підготовку спортсменів-розрядників, виконання планів, наявність спортивного інвентарю і ін.).

У фізкультурних організаціях використовується єдина для всієї країни система обліку, яка містить у собі статистичний облік, бухгалтерський облік і оперативний, або поточний облік.

Органи управління фізичною культурою та спортом одержують і обробляють, аналізують і систематизують величезну кількість числових показників. Тому добре налагоджена робота з ведення обліку - справа надзвичайно важлива, яка дозволяє судити про якісну сторону функціонування системи в цілому або її окремих підсистем.

Основним обліковим об’єктом у фізкультурному русі є первинна фізкультурна організація - колектив фізкультури. Тут ведеться облік основних якісно-кількісних показників стану фізкультурної роботи.

Облік роботи з фізичної культури та спорту організує рада колективу фізкультури. У її обов’язку входить забезпечення колективу необхідними обліковими документами і систематичне інструктування осіб, які відповідальні за ведення обліку. Рада колективу фізкультури зобов’язана не рідше одного разу у квартал перевіряти повноту і вірогідність обліку. Відповідальним за ведення обліку в раді колективу фізкультури зазвичай є секретар ради або спеціально призначений для цієї мети фізкультурний активіст.

Для колективів фізкультури затверджені наступні облікові документи:

• персональний список фізкультурників і членів СТ;

• накази або постанови про присвоєння звань громадського інструктора, тренера, судді;

• накази або постанови про присвоєння спортивних розрядів і спортивних звань;

• картки обліку рекордів;

• особисті картки фізкультурних працівників;

• облікові картки спортивних споруд;

• журнали обліку роботи спортивних секцій;

• журнали обліку роботи колективів фізкультури.

У районах і містах відповідальність за організацію обліку і статистичної звітності несуть районні (міські) спорткомітети. Вони зобов’язані:

• організовувати інструктаж осіб, відповідальних за облік у колективах фізкультури;

• систематично контролювати стан обліку в колективах фізкультури, СТ і вірогідність їхніх звітних даних;

• узагальнювати звіти, отримані від СТ, відомств і відділів народної освіти, проводити аналіз розвитку фізичної культури та спорту в районі (місті);

• забезпечувати своєчасне складання і подання статистичних звітів вищестоящим організаціям.

Особисту відповідальність за стан обліку й вірогідність зведених звітних даних несе голова спорткомітету.

У спорткомітеті при районному або міському виконкомі є наступна облікова і звітна документація:

1. журнал обліку роботи комітету;

2. картотека (список) штатних фізкультурних працівників;

3. картотека (список) спортивних споруд;

4. накази про присвоєння спортивних розрядів, присвоєння звання громадського інструктора і судді;

5. протоколи змагань, проведених спорткомітетом;

6. статистичні звіти колективів фізкультури і спортивних шкіл;

7. статистичні звіти загальноосвітніх закладів.

Журнал обліку роботи районного й міського спорткомітетів містить у собі 7 обов’язкових розділів:

1. склад колегії спорткомітету і районного (міського) активу (члени президії федерацій по видах спорту, колегій суддів, комісій);

2. зобов’язання по розвитку фізичної культури та спорту в районі (місті). Зобов’язання районних і міських організацій, як правило, складаються на основі зобов’язань, узятих колективами фізкультури;

3. список колективів фізичної культури;

4. перелік спортивних змагань, проведених спорткомітетом;

5. перелік обласних, крайових і інших спортивних заходів, у яких брали участь збірні команди району (міста), і результати виступу;

6. перелік фізкультурно-оздоровчих заходів, про­ведених колективами фізкультури;

7. таблиця рекордів.

Важливим розділом обліку в первинних фізкультурних організаціях є облік спортивного інвентарю, обладнання та майна, яке використовується для групових або індивідуальних фізкультурних і спортивних занять. Видача інвентарю і майна реєструється в книзі обліку, яка повинна містити відомості про найменування, кількість і вартість матеріальних цінностей, докладні дані про одержувача (прізвище, ім’я, по батькові, місце роботи, номер паспорта), вказівка терміну видачі і повернення отриманого.