31. Термін у професійному документі.

Основним видом ділового тексту є документ.

ДОКУМЕНТ (слово латинського походження, що означає "доказ") - це засіб закріплення різними особами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності і розумову діяльність людини. Документ має правове і господарське значення, зокрема може служити писемним доказом, а також бути джерелом різноманітних відомостей ділового характеру. Документи дають можливість відтворити факти діяльності установи, організації чи підприємства, знайти в закінчених і зданих до архіву справах такі відомості, які мають значення для поточної оперативної роботи і для історії.

Управлінський документ містить інформацію, що виникла і використовується в галузі управління. Таким чином, усякий документ - насамперед носій інформації, і це чи не найважливіша його властивість, використовувана в процесі управління.

ВИМОГИ ДО ДОКУМЕНТІВ, що мають, бути повноцінним джерелом інформації:

1. Документ повинен видаватися повноважним органом або особою у відповідності з її компетенцією.

2. Документ не повинен суперечити чинному зако­нодавству і директивним вказівкам відповідних органів.

3. Документ повинен бути достовірним і відповідати завданням конкретного керівництва, тобто базуватися і містити конкретні і реальні пропозиції або вказівки.

4. Документ повинен бути складений за встановле­ною формою.

5. Документ повинен бути бездоганно відредагований і оформлений.

Діяльність апарату управління, яка охоплює питання документування й організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських функцій, називається ДІЛОВОДСТВОМ. Головне завдання діловодства - забезпечення швидкої, безперебійної й ефективної роботи установ.

3 метою сприяння раціоналізації та уніфікації документаційних процесів у діяльності державного апарату на різних рівнях управління в країні створено «Єдину державну систему діловодства» - науково впорядкований комплекс основних положень, норм, правил і рекомендацій, які визначають і регламентують процеси діловодства, починаючи з моменту надходження або створення документів і до здачі їх в архів. До даної системи ввійшли державні стандарти, які впроваджуються разом з нею. Єдина державна система діловодства (ЄДСД) вимагає доведення до рівня загальної обов'язкової для всіх установ норми вже перевірених практично раціональних методів діловодства.

ЄДСД вимагає від кожної установи чіткого визначен­ня складу документів, необхідних і достатніх для діяльнос­ті даної установи, встановлення основних принципів адміністративної та юридичної необхідності складання документів, упорядкування практики застосування різних видів документів: уніфікації формулярів і структури текс­тів документів, високого рівня культури мови документів, дотримання вимог ділового стилю в документах.

У ЄДСД підкреслюється, що форма документів, спосіб розташування реквізитів, повинні відповідати, вимогам 6,39-72 «Система організаційно-розпорядчої документації. Формуляр-зразок», на основі якого установи проектують бланки документів (з метою уніфікації документів пропонується застосовувати бланки з кутовим розміщенням постійних реквізитів, для груп документів, що відображають тотожні управлінські дії, доцільно створювати трафаретні тексти).

Документація, яка використовується при оформленні розпорядчо-виконавчої діяльності органів державного управління і підпорядкованих їм закладів, називається організаційно-розпорядчою документацією (ОРД). Доку­менти, які входять до цієї системи, умовно поділяються на три групи:

• організаційні (положення, статути, інструкції, правила);

• розпорядчі (постанови, розпорядження, накази, вказівки, рішення);

• довідково-інформаційні (листи, довідки та пояснювальні записки, протоколи, акти, огляди, звіти, стенограми, списки, переліки).

До спеціального діловодства належать документи, специфічні для кожної із спеціальних функцій управління (транспорт, зв'язок, статистика, суд, прокуратура тощо).

В установах, організаціях та на підприємствах ство­рюється значна кількість найрізноманітніших документів (більше 350 видів). Вони групуються за кількома ознаками:

ЗА ПОХОДЖЕННЯМ: службові (офіційні) й особис­ті. Службові документи створюються в установах, на під­приємствах та службовими особами, які їх представляють, а особисті - окремими громадянами, наприклад: (заяви, скарги тощо).

ЗА МІСЦЕМ ВИНИКНЕННЯ: внутрішні і зовнішні. До внутрішніх належать документи, які готуються, оформляються і виконуються в межах тієї установи, організації чи підприємства, де вони складені. До зовнішніх відносять ті документи, які надходять до цієї установи з інших установ, організацій чи підприємств.

ЗА ПРИЗНАЧЕННЯМ: розпорядчі, організаційні, виконавчі, інформаційні.

ЗА СТРУКТУРНИМИ ОЗНАКАМИ: регламентовані (стандартні) й нерегламентовані (нестандартні). Регламен­тованою зветься документація, складена за певним зразком.

ЗА НАЙМЕНУВАННЯМ: листи, телеграми, довідки, телефонограми, заяви службові записки, інструкції тощо. У деяких видах документів виділяють підвиди: наприклад акт (акт передачі справ, дефектний акт, акт про недостачу та ін.).

Кожний документ складається з окремих елементів, які звуться реквізитами, це обов'язковий елемент, властивий кожному окремому виду документа.

Формуляр документа - це сукупність розміщених у встановленій послідовності реквізитів документа. Так, реквізитами організаційно-розпорядчих документів є:

• зображення герба України;

• емблема організації чи підприємства;

• зображення урядових нагород;

• коди;

• найменування міністерства чи відомства;

• найменування установи, організації або підприємства;

• назва структурного підрозділу;

• адресат;

• резолюція;

• гриф затвердження;

• індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреси;

• номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону;

• номер рахунку в банку;

• назва виду документа;

• дата;

• індекс;

• посилання на індекс і дату вхідною документа;

• місце складання або видання;

• відмітка про контроль;

• заголовок до тексту;

• текст;

• відмітка про наявність додатків;

• підпис;

• гриф погодження;

• відмітка про завірення копії;

• відмітка про виконання документа й відсилання його в справу;

• відмітка про надходження та ін. (всього 31 реквізит).

У формулярі-зразку вказаний максимальний список реквізитів, проте при виготовленні установою бланків документів певного типу в них включаються реквізити, що відповідають документам тільки цього типу.

Місця, що їх повинні займати реквізити, не харак­терні для відповідних типів документів, на бланках залишаються незаповненими.

Бланк - це аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію. Найпошире­нішими є бланки службових листів, довідок, актів, наказів, протоколів та ін. Застосування бланків при складанні документів підвищує культуру праці управління, надає інформації офіційного характеру, полегшує виконання й подальше використання документа.

Державні стандарти передбачають і кутове і поздовжнє розміщення реквізитів (група реквізитів і їх постійних частин, відтворювана на бланку документа у вигляді єдиного блока, зветься штампом бланка).

Бланк з кутовим штампом раціональніший, оскільки праворуч від штампу на вільному місці можна заповнити реквізит «адресат». Кількість документів з цим реквізитом становить близько 85% усіх організаційно-розпорядчих документів (листи, довідки, доповідні записки).

Усі документи за способом викладу матеріалу можуть бути поділені на такі категорії:

1. Документи, в яких можна заздалегідь передбачити і сформулювати лише окремі найзагальніші відомості (компоненти формуляра); сам же спосіб вкладу (добір слів і словосполучень, будова речень, зв'язки між ними) залежить кожного разу від конкретного змісту того, що викладається, від ситуації, певних обставин ділового спілкування. Це документи з порівняно невисоким ступенем стандартизації.

2. Документи, в яких може бути передбачений не лише формуляр документа, а навіть слова, словосполучення й речення, що в них має бути відлита думка, за винятком цілком конкретних відомостей (для них у готовому бланку залишається кілька незаповнених місць). Це документи з високим рівнем стандартизації.

Загальні вимоги до мови документа

Об'єктивність документа проявляється у його неупередженості; відповідності об'єктивній дійсності, що виражає громадські інтереси.

Найважливіші, найвідповідальніші документи завжди є предметом колегіального, колективного розгляду.

Службові документи оформляються переважно від імені юридичної особи - установи або її структурного підрозділу; тому особистий момент в оцінці фактів, подій, виробничних ситуацій повинен бути мінімальний. Більшість службових документів пишеться не від першої особи, а від третьої, при цьому, як правило, займенники замінюються іменниками: інститут просить... Міністерс­тво не заперечує... Заводові потрібні...Просимо (Прошу)... та ін.

Логічна послідовність викладу - це тісний логічний зв'язок усіх компонентів документа, чітко виявлені причиново-наслідкові зв'язки між повідомлюваними фактами, протиставленням, виявленням і логічним підкресленням черговості, мети, результативності, це конкретизація якогось місця в документі.

Логічна послідовність викладу досягається також за рахунок чіткого членування тексту документа "на окремі пункти, зовнішніми виявами якого є нумерація, буквені позначення, абзац та ін.

Повнота інформації полягає в тому, що всі необхідні для правильного зрозуміння документа складники думки мають у тексті своє словесне вираження, ніщо не пропуще­но, нічого не треба домислювати. У тексті не було недомо­вок, двозначності, щоб зміст його вичерпував усі обста­вини, пов'язані з вирішенням питання, що розглядається.

Ясність викладу, точність опису базуються на правильному доборі слів і словосполучень, спеціальних термінів, уникненні вузьковідомчих професіоналізмів. Велике значення має чітке і точне формулювання прохань, пропозицій, наказів, вдале виділення й наголошення основної думки. Іноді за традицією акт, наприклад, розпочинають так: "19 року, лютого місяця, 15 дня. Ми, що нижче підписалися, склали цей акт у тому, що..." Тут із 16 слів і чисел 12 зайвих (має значення лише дата).

Свобода від суперечності досягається уникненням слів, які можуть належати до різних сфер мовлення (книжні слова, професіоналізми, розмовні слова, русизми в українському тексті), що утруднює сприймання тексту: відповідністю синтаксичної форми змісту та суперечнос­тей смислового плану.

Переконливість викладу забезпечується обґрунтуван­ням висловлюваної в документі думки, доказовістю матеріалу, точністю в доборі фактів її цифрових даних. Але при цьому слід уникати надто поверхових і недоскона­лих словесних формул, особливо частого їх уживання.

Так, зокрема, слова типу дуже, наполегливо, негайно, ще раз, переконливо та ін., переходячи з листа в лист втрачають свою Первісну функцію бути прискорювачем дій, стають узвичаєними, позбавленими сили переконання, доказовості. Переконливо, аргументовано, доказово укладений діловий лист може прискорити прийняття правильного рішення, створити умови для укладання договору та ін.

Лаконічність викладу досягається відсутністю в документах зайвих або «порожніх» слів, повторень, розтягненої багатослівної аргументації, плутанини в деталях та ін. При цьому доречна зміна складних речень простими, а також уникання дієприкметникових і дієприслівникових зворотів, вживання тільки загально прийнятих скорочень, умовних позначок і символів. Лаконічністю характеризуються стандартні звороти, які потребують мінімального напруження уваги при сприйманні їх у тексті документа і цим прискорюють процес читання. Стислість і чіткість викладу створюються також за рахунок правильного компонування документа: кожен аспект питання, викладеного в ньому, повинен займати певне місце в його логічній структурі й не збігатися з іншим аспектом. Недотримання цієї умови призводить до розтягнутості, довгих вступів, складних мотивувань, повторення вже сказаного раніше. Бажано, щоб кожен аспект змісту виділявся в окремий невеликий абзац.

Типізація мовних засобів, стандартизація мови ділових паперів - це вживання готових, перевірених багаторічною практикою, широко відомих словесних формул, здатних точно і недвозначно відобразити виробничу ситуацію. Такі стандартизовані звороти легко й швидко сприймаються: документи такого типу прості в обробці, зберіганні й відшукуванні в разі потреби. Процес читання документа це процес пошуку потрібної інформації. Він здійснюється за т. зв. ключовими словами й типізованими зворотами. Ключові слова дозволяють насамперед визначити вид документа: це слова, вміщені у формулярі: Наказ, Постанова, Довідка; вони можуть міститися і в самому тексті документа, наприклад: гарантуємо - у гарантійному листі; надсилаємо - у супровідному листі та ін.

Нормативність мовних засобів ділового стилю відповідність нормам сучасної української літературної мови всіх мовних засобів - загальновідомчих, зрозумілих усім мовцям слів, офіційних термінів у тому значенні, яке закріплене за ними словником, усталених, загальноприй­нятих та ін. Людина, що укладає документи, повинна добре володіти українською мовою, її законами й нормами, щоб кожного разу дібрати найдоцільніший і найпереконли­віший мовний засіб.

У діловому стилі є своя термінологія. Суспільно-економічні фактори значною мірою визначають склад словника сучасної мови управління, зокрема склад словника термінології. Поява нових термінів, уточнення й кодифікація вже наявних у мові ставлять працівника сфери управління перед необхідністю враховувати зміни в мові службової документації, знати вимоги, які до неї висуваються.

До термінів ставляться такі вимоги:

1. Термін повинен вживатися в одній, зафіксованій у словнику, формі (діловодство, але не діловедення, справоведення, ділопроізводство та ін.).

2. Термін повинен вживатися з одним (закріпленим у словнику) значенням. Визначення термінів зафіксовані в державних стандартах, а також у спеціальних довідниках і словниках.

3. При укладанні документа службова особа повинна звірятися за словником, якщо певний термін викликає у неї сумніви. 1 не пускати в обіг слів, утворених кимсь на заміщення наявних у словнику загальнолітературних термінів.