Лекція 7. Матеріальна та інформаційна складові документа (2 год.)

Матеріальна складова документа. Інформаційна складова документа. Носії інформації. Інформаційний рівень документа.

Основні поняття теми: носій інформації,форма носія інформації, машинчитаний документ, фізичний та інформаційний об’єм документа.

Література

1. Кулицький С.П. Основи організації інформаційної діяльності у сфері управління: Навч. посібник. – К.: МАУП, 2002. – 224 с.

2. Кушнаренко Н.Н. Документовединие: учебник 7-е изд., перераб. и доп. // Н.Н. Кушнаренко. – К.:Знання, КОО, 2006. – 440с.

3. Кушнаренко Н.Н. Наукова обробка документів: Підручник. – К.: Вікер, 2003. – 328с.

4. Палеха Ю.І., Леміш Н.О. Загальне документознавство. Навч.посібник.: 2-е вид. – К.: Ліра – К. , 2009. – С.138 – 147.

5. Палеха Ю.І.Організація загального діловодства. - К.: Ліра, 2009. – 434с.

Матеріальна складова документа.

Матеріальна складова документа - це його речова (фізична) сутність. Це може бути речовина або електронне поле (середовище), як один із способів існування матерії, котре забезпечує здатність зберігати й передавати інфор­мацію в просторі й часі. Матеріальна складова документа визначає носій інформації - матеріальний об'єкт, створений природою або ж штучно людиною, за допомогою якого можна зберігати й передавати інформацію.

Призначення документа для зберігання й передавання інформації в просторі й часі обумовлює його специфічну матеріальну конструкцію, яка може мати форму бланка, книги, газети, буклету, картки пам'яті, оптичного диска тощо.

Інформація завжди фіксується якимось способом запи­су, що передбачає наявність засобів (фарби, барвники, клей тощо). Для створення документів використовуються різні матеріальні об'єкти (папір, картон, магнітні та оптичні диски, фото- та кіноплівка тощо), які служать для закріплення й зберігання на них мовної, звукової чи обра­зотворчої інформації.

Документи, матеріальною осно­вою яких є речовина, відносяться до діахронних (здатних існувати тривалий період часу), а документи, матеріальною основою яких є електронне поле, — до розряду синхронних. Очевидно, що при такому підході носієм може бути мова, телевізійний ефір, радіотрансляційні канали, мережа Інтернет.

Пам'ять електронно-обчислювальної машини - це не щось нематеріальне, вона має реальну основу у вигляді жорсткого чи з’ємного диску, СD-RОМ або флеш-пам'яті.

Класифікація носіїв інформації

• паперові носії (несвітлочутливі та носії для репрографічних процесів - термопапір, фотоплівка, калька тощо);

• носії візуальної інформації (фотодокумент);

• звуконосії (для звукозапису та його відтворення);

• відеоносії (для відеозапису та його відтворення);

• магнітні носії (для магнітного та цифрового запису);

• перфоносії (для запису кодованої інформації);

• електронні носії (для запису, та збереження оцифрованої інфомації).

Матеріальна складова документа

• матеріальна основа документа

• спосіб документування чи запису інформації

• форма носія інформації

Матеріальна основа документа - це сукупність ма­теріалів, що використані для запису повідомлення (тексту, звуку, зображення), що складають носій інформації.

Залежно від матеріальної основи документи поділяють на природні та штучні.

Штучні документи, тобто ті, що створені людиною, у свою чергу поділяються на

паперові та полімерні.

Паперові носії складають основу більшості сучасних текстових документів, які традиційно функціонують у суспільстві, їх називають паперовими, тобто такими, носієм яких є папір.

Стандарти паперу та форми поштових конвертів були запропоновані П.Отле ще на початку минулого століття. Перші стандарти на адміністративні документи були вве­дені «виходячи з ділових та фізіологічних зручностей і вироб­ничих можливостей» .

Полімерні - це документи, виконані на штучних носіях (полімерній основі). Розрізняють такі види полімерних до­кументів:

• кінодокументи (кіно-, діа-, відеофільм);

• фотодокументи (діапозитив, мікрофільм, мікрокарта тощо);

• фонодокументи (магнітні фонограми для запису звуку);

• електронні документи (дискети, диски, мікросхеми, картки флеш-пам'яті тощо).