Тема 8. Организация контроля

8.1. Необходимость и сущность контроля. Виды контроля.

Контроль – вид управленческой деятельности необходимый для повышения эффективности работы организации и состоящий из:

- определение стандартов в работе

- сопоставление с ними результатов

- действия руководителя по итогам сопоставления

Контроль необходим для:

- выявление недостатков в работе и их сопоставления

- приспособление к изменяющейся внутренней и внешней среде организации

- выявление лучших приемов в работе и их сопоставления

Существуют 3 вида контроля. Они отличаются по цели и поо времени проведения. Это такие виды:

1. предварительны.

1. Текущий

2. последующий, итоговый или заключительный

Предварительный контроль осущ. до начала работ. Его цель – способствовать возможности организации с тем, что предстоит сделать. Контролю подвергаются матер., фин. и чел. ресурсы.

Текущий контроль осущ. во время работы. Его цель – выяснить как идет работа: есть ли отклонения, что идет не так, анализировать и исправлять ситуацию.

Итоговый осущ. по окончании работ.

8.2. Этапы процесса контроля:

Независимо от типов и количества контрольных систем, необходимых организации, существует четыре основных этапа любого процесса контроля.

Первый этап в контрольном процессе – установление стандартов.

Стандарт – это эталон, норма, требование, контрольная цифра, с которыми сравниваются результаты деятельности людей и организации в целом. Они должны разрабатываться на основе целей и задач организации. В более широком понимании стандарты отражают организационную стратегию.

Второй этап в процессе контроля – измерение фактических результатов деятельности контролируемого объекта. На этом этапе необходимо определить качественные и количественные методы измерения. Данная проблема является сложной, так как результаты некоторых видов деятельности, например управленческой, не поддаются непосредственному измерению.

Третий этап – сравнение фактических результатов и стандартов, разработанных на первом этапе.

Достигнутые результаты могут превышать, быть ниже или соответствовать разработанным стандартам.

Прежде чем предпринимать корректирующие действия, необходимо решить, какое расхождение со стандартами допустимо, а какое требует устранения.

Заключительный этап в контролирующем процессе – оценка результатов и осуществление корректирующих действий. На этом этапе руководствуются сравнением, сделанным на предыдущем этапе. После оценки возможны три варианта действий.

1. Поддержание существующего положения, когда достигнутые показатели соответствуют стандартам или отклонение от них допустимо.

2. Исправление отклонения фактических результатов от стандарта.

3. Изменение стандартов, которые могут быть либо слишком высокими, либо слишком низкими.

8.3. Поведенческие аспекты, которые надо учитывать при проведении контроля. Характеристики эф. Контроля.

Виды поведения:

1)при проведении контроля люди выбирают линию поведения, ориентированную на конкретную роль, стремясь выглядеть лучше

2)при проведении контроля люди, как правило, занимают сои способности, стремясь выглядеть лучше.

Характеристики эффект. контроля:

1. всеобщий контроль. Ни одно подразделение, ни один человек не может быть вне контроля

1. контроль не должен быть тотальным

2. широкий контроль. контроль должен быть приложен ко всем участникам работ, видам деятельности.

3. простой контроль – это контроль понятный и тем кого контролируют и тем кто контролирует.

4. экономный контроль – надо сопоставлять затраты на проведение контроля с результатами, которые он даст.

5. гибкий контроль. Формы и методы контроля надо менять и совершенствовать для того чтобы люди не могли приспособиться.

6. периодичный контроль – надо устанавливать периодичность проведения контроля.

7. контроль – это не средство сведения счетов

8. В процессе контроля надо проявлять уважение к людям

9. контроль должен быть ориентирован на результат.