4. Облік виробничих запасів, матеріалів та продуктів харчування

До виробничих запасів у бюджетних установах належать обладнання, яке підлягає встановленню, на об»єктах, що будують, або реконструюють, будівельні матеріали, конструкції, деталі та інші матеріальні цінності, придбані за рахунок коштів на каптальне будівництво, матеріали та спеціальне обладнання для науково-дослідних робіт. Для обліку виробничих запасів у плані рахунків призначений рахунок 20 «Виробничі запаси», який має такі субрахунки:

- 201 «Сировина і матеріали»;

- 202 «Обладнання, деталі і конструкції для установки»;

- 203 «Спецобладнання для науково-дослідних робіт за господарськими договорами»;

- 204 «Будівельні матеріали»;

- 205 «Інші виробничі запаси».

Рахунок 20 - активний, дебетується на суму придбаних запасів з кредитом субрахунків класів 3 «Кошти розрахунки і інші активи» або 6 «Поточні зобов»язання». ? Використання запасів відображають по кредиту субрахунків рахунку 20 і дебету субрахунків 8 класу «Витрати». ?

Під матеріалами бюджетних установ розуміють різноманітні речові елементи, що використовуються в процесі господарської діяльності як предмети праці. На відміну від виробничої сфери, де матеріали переносять свою вартість на собівартість продукції, вартість спожитих матеріалів бюджетною уста­новою відноситься на її фактичні видатки. Важливим моментом обліку матеріалів є їх оцінка.

Матеріали в обліку та звітності відображаються за купівельною ціною, а націнки, транспортні видатки, сума ПДВ списуються на фактичні видатки установи. За облікову ціну приймають фіксовані ціни на рік (усереднені) чи середньозважені ціни.

Матеріальні запаси бюджетних установ нормуються. Норми запасів матеріальних цінностей визначаються в мінімальних розмірах, що забезпечують безперервну роботу установи, і встановлюються в днях або у відсотках до їх річного споживання. Величина норми запасів матеріалів залежить від норм та обсягів їх споживання, організації матеріально-технічного забезпечення та умов зберігання. Виконання норм запасів матеріалів є одним із напрямків дотримання фінансової дисципліни бюджетними установами.

У процесі господарської діяльності бюджетних установ відбувається рух матеріалів, який включає послідовні операції: надходження, передача в межах установи та витрачання (чи реалізація). Зазначені операції відображаються в обліку за допомогою первинних документів, оформлених належним чином.

Основними документами щодо надходження матеріалів виступають: рахун­ки-фактури, прибуткові накладні, копії залізничних накладних, акти прийняття матеріалів. В цих документах фіксуються наступні відомості: від кого надій­шли матеріали або продукти харчування, найменування, сорт, кількість (вага), ціна, сума, дата надходження на склад та підпис матеріально відповідальної особи, яка одержала цінності.

На підставі зазначених документів робиться запис операцій по надходже­нню матеріалів у відповідні облікові реєстри.

З матеріально відповідальними особами укладається письмовий договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність на підставі однойменного типового договору.

Оформлення відпуску матеріалів зі складів установи здійснюється на осно­ві документів, затверджених керівником установи.

На складі облік ведуть матеріально-відповідальні особи у розрізі найменувань, сортів, категорій, профілів, або інших якісних ознак за номенклатурними номерами у «книзі складського обліку запасів (ф.3-9) або у «Картках складсбкого обліку матеріалів (ф.М-12).

У бухгалтерії у картки складського обліку записують номер складу, назву та ознаки матеріалів, одиницю вимірювання, номенклатурний номер, облікову ціну, ліміи запасу, залишок на початок року і потім реєструють її у спеціальному журналі, присвоюють порядковий номер і під розписку передають її на склад матеріально-відповідальній особі. Картки зберігають на складі у спеціальних картотеках . Матеріально-відповідальні особи щоденно роблять записи на підставі відповідних документів про надходження та відпуск матеріалів.

Матеріально-відповідальні особи складають періодично «Реєстр приймання-здавання документів» ф. М-18, або «Звіт про рух матеріальних цінностей на складі».

У бухгалтерії аналітичний облік можна вести такими способами: паралельно-картковим, в оборотних відомостях та оперативно-бухгалтерським (сальдовим).

При паралельно-картковім - ведеться кількісно-сумовий облік за всіма номенклатурними номерами ТМЦ у картках кількісно-сумового обліку ф.3-7., або Книзі кількісно-сумового обліку ф. 3-6 на підставі яких у кінці місяця складають Оборотні відомості ф.3-11.Цей метод застосовують у невеликих бухгалтеріях.

Метод оборотних відомостей полягає у тому, що в бухгалтерії ведуться тільки оборотні відомості ф.3-11 кількісно-сумового обліку за матеріально-відповідальними особамиі видами цінностей(залишок на початок місяця, надійшло, вибуло, залишок на кінець місяця.)

При оперативно-бухгалтерському методі облік матеріалів на складах ведеться тільки в натуральних вимірниках, а в бухгалтерії – тільки в грошовому виразі у розрізі місць зберігання, матеріально-відповідальних осіб та груп матеріалів.).

Щомісяця комірник на основі даних складського обліку складає сальдову відомість (книга залишків матеріалів), в якій по кожному номенклатурному номеру фіксуються кількісні залишки на 1-ше число місяця. В бухгалтерії цю відомість (книгу) перевіряють, визначають суму залишків, які звіряються з даними бухгалтерії. Необхідна умова застосування зазначеного методу обліку матеріалів - наявність твердих цін.

Для обліку матеріалів і продуктів харчування Планом рахунків передбачено рахунок 23 „Матеріали і продукти харчування”, який поділяється на субрахунки:

- 231 «Матеріали для учбовних, наукових і інших цілей»

- 232 „Продукти харчування”;

- 233 „Медикаменти і перев’язувальні засоби”;

- 234 „Господарські матеріали і канцелярське приладдя”

- 235 „Паливо, горючі і мастильні матеріали”;

- 236 „Тара”;

- 237 „Матеріали в дорозі”;

- 238 „Запасні частини до машин і обладнання”;

- 239 „Інші матеріали”.