1.5 Контрольні питання
Які види даних можна заносити в клітини Excel? Що таке формат розміщення даних у клітинах?
Як дати імена клітинам і як ці імена потім використовують?
Розкажіть докладно про різні способи копіювання даних. Що відбувається з адресами при цьому? Що таке абсолютна адреса й що таке відносна адреса?
Робота з декількома листами робочої книги. Як змінити ім'я листа? Як використати це ім'я у формулах?
Правила запису формул.
Перелічите категорії функцій, приведіть приклади функцій.
Коли використовують функцію ЕСЛИ?
Як створити список, що розкривається, для введення даних?
2 Лабораторна робота №7
Тема: Обробка даних, представлених у вигляді списку
2.1 Короткі теоретичні відомості
Для того, щоб використати засоби сортування, фільтрація, зведені таблиці, консолідація та підсумки потрібно представити електронну таблицю у вигляді бази даних або списку.
Список - це один із засобів організації даних на робочому листі. Список створюється як безперервна прямокутна область клітин, що складається з рядків з однотипними даними. Наприклад, перелік працівників із приклада, наведеного в попередній лабораторній роботі, у якому стовпчики мають відповідно такі імена: № бригады, Фамилия, Сорт, Количество, Начислено (грн.) - являє собою список даних. Дані, організовані в список, у термінології Ехсеl називаються базою даних (БД). При цьому рядки таблиці - це записи бази даних, а стовпці - поля бази даних.
Щоб перетворити таблицю Ехсel у список, необхідно привласнити стовпцям імена, які будуть використовуватися як імена полів. Варто мати на увазі, що імена стовпців можуть складатися з декількох рядків заголовків, розміщених в одному рядку таблиці Ехcel, як це зроблено на рис 1.1. В прикладі список розташовано в діапазоні А2:Е9.
При створенні списку на робочому листі Ехсеl необхідно виконувати такі правила:
На одному робочому листі не слід поміщати більше одного списку, оскільки деякі операції, наприклад, фільтрація, працюють у певний момент тільки з одним списком.
Варто відокремлювати список від інших даних листа хоча б одним порожнім стовпцем або одним порожнім рядком. Це допоможе Ехсеl автоматично виділити список при виконанні фільтрації або при сортуванні даних.
Імена стовпців повинні розташовуватися в першому рядку списку. Ехсеl використає ці імена при створенні звітів, у пошуку й сортуванні даних.
Для імен стовпців варто використати шрифт, тип даних, вирівнювання, формат, рамку або стиль прописних букв, відмінні від тих, які використовуються для даних списку.
Щоб відокремити імена стовпців від даних, варто розмістити рамку по нижньому краю клітин рядка з іменами стовпців.
2.1.1 Сортування даних
Д
ля
швидкого сортування на панелі інструментів
Стандартная
перебувають дві кнопки: сортувати
по зростанню;
сортувати
по
спаданню.
Ключем сортування в цьому випадку є
стовпець із поточною клітиною.
Рисунок 2.1 - Кнопки сортування на панелі інструментів
Список можна відсортувати за алфавітом або за значенням відповідно до даних одного або декількох полів. Щоб відсортувати весь список, досить виділити одну клітину й клацнути на інструменті Сортировка, Ехсеl автоматично виділяє весь список і сортує записи за значеннями у виділеному полі. Перший рядок списку, в якому перебувають імена полів, не буде включений в сортування. Необхідно мати на увазі, що, якщо підсумковий рядок не відокремлений від списку, в цьому випадку підсумковий рядок також буде включений в сортування, тому більш доцільно самостійно виділяти область вихідного списку для сортування.
Команда Сортировка здійснюється також і через діалогове вікно пункту меню Данные/Сортировка. Тут можна вказати сортування списку по трьох полях. У трьох полях вікна Сортировка можна задати ключі – імена полів, по яких буде виконане сортування. Excel сортує список по першому обраному полю, а при збігу значень у першому полі, записи сортуються по другому обраному полю. Наприклад, дані в прикладі можна відсортувати по стовпчику № бригады. У другому полі діалогового вікна Сортировка можна задати наступний ключ сортування, наприклад Фамилия. Тоді список буде впорядкований по бригадах, а усередині бригад - по прізвищах (за алфавітом). Дія третього ключа сортування аналогічна.