Первичный бухгалтерский документ должен иметь:

• наименование — финансово-экономическое содержание хозяйственной операции. Документ, не имеющий наименования, а также документ с неясным, плохо читаемым наименованием не будет иметь юридической силы;

• название, а в некоторых случаях адреса и расчетные счета в банках сторон (юридических и физических лиц), участвующих в данной хозяйственной операции. Первичный документ, в котором нет названия и соответствующих атрибутов хотя бы одной из сторон хозяйственной операции, теряет свою адресность и не может быть исполнен;

• дату составления. При отсутствии или нечетком написании даты документ теряет свою адресность во времени. Фактически подобный документ не имеет юридической силы;

• содержание хозяйственной операции (объект документирования), вытекающее из наименования документа, в котором оно имеется в общей форме;

• измерители осуществляемой хозяйственной операции. Отсутствие измерителей в документе лишает его учетно-расчетной базы;

• подписи ответственных лиц — директора организации и главного бухгалтера.

Документы заполняются работниками бухгалтерии четко, разборчиво с помощью ручной записи чернилами или пастой шариковой ручки, на пишущей машинке или с применением вычислительной техники.

Как правило, для документов используются типовые формы в виде бланков, имеющие межведомственный характер. Сюда относятся бланки ордеров, счетов, накладных, талонов, ведомостей и др. Первичные документы должны составляться в момент совершения операции, а если это по объективным причинам невозможно, то непосредственно по ее окончании.

Если произошла ошибка во внутрихозяйственных учетных записях, то можно применить способ отрицательной или сторнировочной записи. При этом ошибочная запись повторяется красными чернилами или стандартными цветами (синий, черный) с заключением ее в прямоугольную рамку.

Красный цвет или прямоугольная рамка аннулируют ошибочную запись, после чего делают правильную запись. Возможен способ исправления ошибок в учетных записях путем зачеркивания и дальнейшего исправления (ошибочная запись зачеркивается одной чертой и под ней делается правильная запись с указанием даты исправления и подписью бухгалтера, при необходимости составляется справка, раскрывающая необходимость исправления и причину ошибки).

В кассовых и банковских документах никаких исправлений, подчисток, помарок быть не должно.

В работе с любым документом бухгалтер опирается на определенные принципы и методологические основы, закрепленные в официальных документах.

На основании первичных документов делаются записи в учетных регистрах, карточках, ведомостях, журналах, а также на дисках, дискетах и других носителях.

28. Учет затрат по местам возникновения и носителям затрат

Учетная система, в рамках которой обеспечивается регистрация, отражение, накопление, анализ и предоставление информации о затратах и результатах, позволяющих оценить деятельность конкретных менеджеров, представляет собой систему учета производственных затрат по центрам ответственности.

Учет затрат по центрам ответственности — это информационная база управления, построенная на индивидуальной или групповой ответственности менеджеров за затраты и доходы при условии возможности влияния на них в рамках предоставленных полномочий.

Организация учета производственных затрат по центрам ответственности строится на следующих принципах: - предоставление структурным подразделениям самостоятельности путем децентрализации прав и ответственности за производственные, маркетинговые и другие операции на внутрипроизводственном и внешнем по отношению к предприятию рынке, т.е. придание им статуса центра ответственности определенного вида; - определение контролируемых статей затрат и поступлений; - выбор утверждаемых и оценочных показателей; - организация деятельности структурных подразделений предприятия на основе плана и бюджетов; - соизмерение всех произведенных центром ответственности затрат с достигнутыми им результатами; - соблюдение принципа системности; - соответствие информационного обеспечения потребностям управления (нормативная база, релевантный документооборот, адекватные программные продукты и их техническое обеспечение и др.).

Обобщая вышеизложенные принципы, можно сказать, что ключевым является принцип, согласно которому центр ответственности отвечает только за те затраты и выручку, на которые могут влиять его руководители в течение определенного периода и имеют на это право.

Целью учета по центрам ответственности может выступать повышение эффективности управления подразделениями организации на основе учета ответственности за результаты с установленными количественными и качественными параметрами, и на этой основе усиление мотивации менеджеров и работников этих центров.

Учет по центрам ответственности эффективен при наличии качественного нормативного хозяйства, под которым понимается совокупность натуральных и стоимостных норм и нормативов, трансфертных цен, методических материалов по их расчету, стандартов по организации и ведению нормативного хозяйства в условиях информационных систем.

Группировка затрат по центрам ответственности на счетах управленческого учета требует выделения отдельной группы счетов. Для отражения затрат по центрам ответственности данные счета должны иметь также аналитическую детализацию не только по центрам ответственности, но и по статьям нормативных затрат, что заставляет выделять соответствующие счета.

Учетная группировка затрат по подразделениям должна осуществляться путем применения принципа двойной записи на взаимосвязанных счетах, а построение рабочего плана счетов в части учета деятельности центров ответственности должно подчиняться принципам, требующим разграничения ответственности за результаты деятельности между субъектами внутрипроизводственных взаимоотношений.

Важным условием функционирования учета по центрам ответственности является наличие системы трансфертных цен на предприятии. Трансфертные цены (ТЦ) — внутренние цены на продукцию, работы, услуги, передаваемые из одного центра ответственности в другой. Наиболее распространены затратный метод расчета внутренних цен (на основе переменной или полной себестоимости). При высокой степени децентрализации и возможности выхода центра ответственности на внешний рынок возможен рыночный метод. Расчет должен производиться при участии менеджеров этого центра в пределах предоставляемых им полномочий, согласовываться с планово-учетными сегментами и утверждаться руководителем организации.

Таким образом, организация учета производственных затрат в организации будет эффективной, если: 1) будет выполняться сама концепция учета затрат по центрам ответственности, т.е. ответственность будет закреплена за конкретным лицом; 2) контроль будет оперативным, что позволит выявлять, устранять возникающие в процессе осуществления деятельности отклонения.