3.3. Особенности учета дохода от предоставления услуг гостиницами и предприятиями общественного питания
3.3.1. Документальное оформление доходов от предоставления гостиничных услуг
Документальное оформление доходов (выручки) от предоставления гостиничных услуг зависит от вида доходов. В состав доходов (выручки) от реализации гостиницей своих услуг входят доходы: от сдачи номеров, реализации услуг общественного питание (барами, кафе, ресторанами), магазинами, принадлежащих отеля и находятся на его территории подразделений бытового обслуживания; пассажирских перевозок; экскурсионной деятельности, бизнес-центров, телекоммуникационных услуг; гаража, а также плата за пользование телефоном другие.
Рассмотрим особенности документального оформления каждого из названных видов деятельности.
Наибольший удельный вес в общем объеме доходов гостиницы занимают, как правило, доходы от сдачи номерного фонда.
Документальное оформление доходов от сдачи номерного фонда
Порядок документального оформления услуг гостиницами, регламентируется Приказом Госкомитета строительства, архитектуры и жилищной политики Украины от 13.10.2000 г. № 230 «Об утверждении форм документов первичного учета и Инструкции о порядке ведения документооборота при предоставлении гостиничных услуг «Укркомун-обслуживанием».
Документальное оформление реализации гостиничных услуг зависит от формы предоставления этих услуг и формы расчетов. Основными формами расчетов с гостями отеля являются: наличные, кредитными картами и безналичная формы.
При предоставлении услуг физическим лицам за наличные расчетная служба должна потребовать от них предъявления паспорта, военного билета, удостоверения лица или иного документа, оформленного в установленном порядке и который подтверждающего личность потребителя. Последний заполняет анкету ф. № 1-Г, а если он является иностранным гражданином, то его данные записываются в журнале регистрации иностранных граждан ф. № 2-Г.
Представитель расчетной службы должен также выдать потребителю квитанцию, или другой документ, подтверждающий заключение договора по оказанию услуг и содержит наименование гостиницы, фамилия, имя, отчество потребителя, информацию о предоставлении места в номере, другие необходимые данные.
Гость может оплатить свое пребывание в отеле полностью или частично не при выезде, а перед проживанием или в ходе его, и тогда ему выставляют предыдущий счет или счет на аванс ф. № 4-Г. При выезде гостя представитель расчетной службы выписывает потребителю конечный счет, в который включают и конкретную стоимость услуг за период, который был уплачен ранее. После этого гость вносит сумму, недостает или оформляет возврат денег с получением квитанции. На основании конечных счетов кассир составляет кассовый отчет ф № 8-Г. Расчетной частью отеля состоит также Журнал учета граждан, проживающих в гостиницы ф. № 5-Г, а для иностранцев - ф. № 6-Г, Ведомость учета движения номеров в гостинице ф. № 9-Г. На рис. 16 показана общая схема документооборота в гостиницах.
Взаимоотношения гостиницы с покупателями услуг могут составляться на прочной основе и возникают непосредственно по мере предоставления услуг в момент продажи проживания гостиничном номере. В таких случаях между организацией-заказчиком и гостиницей заключается договор, в котором указывается:
лимит поселение в отель жителей;
оплата за бронирование мест;
срок оплаты;
порядок оплаты за наличный и безналичный расчет;
предварительная оплата услуг.
Перед поселением проживающих организация-заказчик направляет в адрес гостиницы заявку, в которой указывает количество проживающих, срок
проживания, категории номеров, порядок оплаты и дополнительные услуги. На основании этих документов определяется стоимость проживания.
Рис. 16. Схема документооборота по учету расчетов с жильцами гостиницы
На основании договора служба приема и размещения гостиницы открывает карточку на бронирование номеров, в которой указывается:
номер заявки
наименование организации-заказчика
основание для открытия карты (договор или гарантийное письмо)
период и условия проживания;
плановый и фактический заезд проживающих;
номер, предоставленный для проживания и его цена;
дата и время бронирования номера;
дата и время заезда.
Согласно данным карточек на бронь номеров бухгалтерия выписывает счет на обслуживания заявки. В счете указывается стоимость проживания и дополнительных услуг / питание, страховка и т.д. / и стоимость брони. Расчетным временем является 12 часов по полудню.
Стоимость проживания определяется умножением количества койко-суток проживания на цену.
Документом, отражающий состояние расчетов при безналичной форме, является Отчет о проживание по безналичному расчету, который составляется для определения оплаты жителями, бронировали места в гостинице. В нем указывается номер комнаты или места, времени приезда и начало брони, время выезда или окончания брони, количество человеко-суток, цена и сумма. В итоге Отчета указывается количество человеко-дней, использованных не по той или иной брони жителями за весь период проживания и сумма, подлежащей уплате за проживание.
Первый экземпляр отчета вместе с картой на бронь номеров передается бухгалтерию для составления конечного счета на имя организации, бронировала места в гостинице. Второй экземпляр отчета остается в расчетной части гостиницы.
Документальное оформление доходов от предоставления услуг подразделениями бытового обслуживание
Предоставление таких услуг осуществляется на основании заявок жильцов гостиницы и оформляется бланк заказа. Заказ может быть осуществлен и по телефону. В таком случае бланк оформляет служащий, который принимает вещи для стирки или химчистки.
После выполнения заказа один экземпляр бланка с отметкой об исполнении заказ передают в расчетную службу предоставляется на основании его записывают стоимость предоставленных услуг на счет гостя, или выписывают отдельный счет, если услуги предоставлены посторонним лицам. Оплачены счета передают в бухгалтерию, где на их основании делают бухгалтерские записи.
Документальное оформление доходов / выручки / от реализации услуг общественного питания барами, кафе, ресторанами и магазинами, которые находятся на месте.
Документальное оформление таких доходов ведут в обычном порядке, предусмотренном для предприятий общественного питания и розничной торговли. Особенность заключается в том, что стоимость продукции или товаров, приобретенных в гостиницы гостем, может быть отнесена на его счет (номер) для последующей оплаты при выезде.
Жителю, который проживает в гостинице и оплачивает его услуги путем начисления на свой счет, кассир выписывает счет в двух экземплярах, который он обязан подписать. Один экземпляр счета передаются в контрольную картотеку расчетной службы, второй - в бухгалтерию для отражения выручки от реализации.
Документальное оформление от пассажирских перевозок
Автомобильный транспорт в гостиницах используется для перевозки гостей из аэропорта (вокзала) и обратно, проведение экскурсионных поездок, а также для их доставки в учреждения культуры, места отдыха.
Как правило, отели имеют собственный небольшой автопарк, а при необходимости пользуются услугами сторонних транспортных организаций.
Стоимость услуг по транспортировке гостей записывается на их счета.
Особенность документального оформления доходов от экскурсионной деятельности, услуг бизнес-центров, коммуникационных услуг заключается в том, что заказ гостей, которые предоставляются консьержу отеля на приобретение билетов на культурные мероприятия, на самолет, поезд, проведение экскурсий гидами - переводчиками, оформляют на стандартных бланках, а после передачи билетов заказчикам, сдаются в расчетную службу отеля для внесения в контрольную картотеку.
Таким образом, выписан гостю итоговый счет может содержать и услуги, уже включены в состав выручки от реализации в момент их фактического оказания и надлежащего документального оформления (например, услуги баров, ресторанов, кафе и проч.). Определяя доход (выручку) от реализации по итоговым счетам, бухгалтер должен помнить об этом, чтобы не допустить повторного включения в доход (выручку) от реализации услуг одних и тех же операций.