3.Компоненты системы электронного документооборота

Структура СЭД может быть представлена в виде совокупности нескольких слоев.

На нижнем уровне находится слой, содержащий аппаратное обеспечение системы: сервера, клиентские рабочие станции, локальные вычислительные сети, модемы, принтеры, сканеры, источники бесперебойного питания и прочие технические средства.

Следующим слоем является сетевая операционная система (например, Windows, Linux), которая позволяет объединить в единый комплекс все аппаратное обеспечение. К данному слою относятся также транспортные сетевые протоколы.

Прикладная программная платформа представляет собой надстройку над сетевой операционной системой. Помимо выполнения таких важных функций, как хранение документов, репликация (тиражирование) данных, полнотекстовый поиск, электронная почта, данный компонент позволяет одновременно работать всем пользователям данной системы.

Для пользователей наибольший интерес представляет следующий слой – прикладные программные модули и приложения. Как правило, модули, образующие данный слой, можно разделить на три группы:

• общесистемные словари и справочники – хранилища нормативно-справочной информации: справочник предприятия (например, телефонный справочник), внешние адресаты (данные обо всех внешних организациях, с которыми поддерживается контакт), словари(типы документов, номенклатура дел, тематика поручений, типы контактов и т.д.);

• общесистемные сервисы – модули, позволяющие обрабатывать информацию, к которым обращаются как другие модули, так и непосредственно пользователи системы;

• специализированные функциональные подсистемы – модули, предназначенные для решения отдельных, независимых друг от друга задач.

К отдельным слоям можно отнести непосредственных пользователей СЭД, а также организационное и нормативное обеспечение (регламенты, правила работы, инструкции для пользователей и администраторов системы и т.д.)

Этапы перехода к электронному документообороту.

В процессе внедрения функциональные возможности систем электронного документооборота могут задействоваться в разной степени. С этой точки зрения можно выделить ряд характерных этапов, которые может проходить организация на пути от бумажного документооборота и делопроизводства к электронному.

Целесообразно выделить три основные категории участников процесса документооборота предприятия:

1. Руководители – сотрудники, осуществляющие руководство предприятием и его структурными подразделениями.

2. Секретари (делопроизводители) – сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях.

3. Исполнители – сотрудники организации, непосредственно работающие с документами.

В качестве отправной точки в процессе перехода предприятия к электронному документообороту можно рассматривать предприятие, все сотрудники которого работают с документами только лишь на основе традиционной бумажной технологии. Иными словами, доля сотрудников, работающих с электронными документами, среди всех сотрудников организации и доля самих этих документов, существующих в электронном виде, равны нулю.

Данный этап, который можно назвать этапом «нулевой автоматизации», существует на всех предприятиях до начала периода широкого внедрения средств вычислительной техники.

Этап 1. На предприятии внедрена система, позволяющая автоматизировать работу пользователей, относящихся к категории «Секретари», все остальные сотрудники предприятия по-прежнему работают с бумажными документами. В электронном виде существуют только регистрационные карточки документов, доля сотрудников, принимающих участие в работе системы минимальна и соответствует удельному весу категории «Секретари» в общей массе сотрудников предприятия.

Этап 2. В канцелярии для регистрации документов применяются элементы системы электронного документооборота, иногда могут использоваться и традиционные бумажные журналы или регистрационные карточки, а также электронные таблицы. Наряду с «Секретарями» в работу с электронными документами включаются «Исполнители», рабочие места которых оснащены персональными компьютерами. Обмен документами в электронном виде между сотрудниками предприятия практически отсутствует. Доля сотрудников, работающих с электронными документами возрастает, при этом процент самих электронных документов по-прежнему невелик. Заметного ускорения информационных потоков между подразделениями и сотрудниками не наблюдается, при этом изменения в корпоративной культуре могут быть весьма значительны.

Этап 3. Вводятся в эксплуатацию многие элементы системы электронного документооборота. Компьютеры предприятия объединяются в локальную сеть, для обмена информацией между сотрудниками все шире используется корпоративная электронная почта. Наряду с «Секретарями» и «Исполнителями» с электронными документами начинают работать и некоторые «Руководители». Доля документов, существующих и распространяющихся в электронном виде, значительно возрастает, хотя общий объем бумажных документов составляет более половины. За счет этого возрастает и средняя скорость распространения информации. Данный этап предполагает очередное, довольно значительное изменение корпоративной культуры в результате перехода сотрудников к новым способам коммуникаций.

Этап 4. В организации внедряется полномасштабная система электронного документооборота. Основная часть бизнес-процессов предприятия протекает непосредственно в электронном виде, без использования бумажных документов в качестве носителей информации. Доля электронных документов существенно превышает долю бумажных документов в общем объеме документооборота, для управления рабочим временем сотрудников применяются средства календарного планирования.