- •«Делопроизводство»
- •Содержание
- •Тема 1. Значение делопроизводства
- •Контрольные вопросы
- •Тема 2. Этапы развития делопроизводства
- •Электронная регистрационная карточка
- •Внутренний регистрационный номер
- •Контроль и аналитика
- •Контрольные вопросы
- •Тема 3. Издание распорядительных документов
- •Контрольные вопросы
- •Тема 4. Организационно-правовые документы
- •Контрольные вопросы
- •Тема 5. Составление докладной записки, акта, протокола и работа с ними
- •Тема 6. Организация документооборота
- •Принципиальная схема документооборота в университете
- •4. Документооборот как услуга
- •Создание документа
- •Работа с документами
- •Архивное хранение
- •5. Регламентация документопотоков
- •Тема 7. Регистрация документов
- •Контрольные вопросы
- •Тема 8. Контроль исполнения документов
- •Тема 9. Организация труда делопроизводственного персонала.
- •Организационное построение делопроизводственной службы
- •Организация документооборота.
- •Должностной состав делопроизводственного персонала
- •Повышение квалификации делопроизводственного персонала
- •Организация рабочих мест и условия труда (эргономика)
- •Тема 10. Методы диагностики в делопроизводстве
- •1. Методы сбора информации
- •1.3. Визуальные
- •1. 4Инструментальные методы-базируются на измерении
- •2. Методы обработки и анализа информации
- •3. Матричные методы моделирования
- •Оперограмма разработки календарного плана работ
- •Контрольные вопросы
- •Тема 11. Защита документации
- •Контрольные вопросы
- •Тема 12. Автоматизация документооборота
- •1. Основные определения:
- •Законодательная база:
- •Закон Украины «Про электронные документы и электронный документооборот»
- •Электронный документ
- •Электронная цифровая подпись
- •Закон Украины «Про электронную цифровую подпись»
- •2. Цели и трудности автоматизации документооборота
- •3.Компоненты системы электронного документооборота
- •Сопротивление персонала в процессе внедрения электронного документооборота.
- •Разработка программы обучения.
- •6. Офис как сложная система (в широком смысле слова).
- •Информационная модель офиса
- •П ередача передача
- •Контрольные вопросы
- •Тема 13. Кадровое делопроизводство
- •1. Основные задачи Службы управления персоналом.
- •2. Организационно-нормативные документы.
- •3. Организационно-правовые аспекты подготовки кадровой документации.
- •4. Учет персонала. Личные карточки
- •Личные дела
- •Штатно-должностная книга
- •Алфавитная книга
- •Контрольные вопросы
Тема 9. Организация труда делопроизводственного персонала.
Принципы организации труда.
Факторы, влияющие на организацию труда.
1. Принципы организации труда:
Специализация – разделение труда а делопроизводстве, при котором выделяются определенные структурные подразделения или должностные лица, которые осуществляют делопроизводственную службу.
Параллельность – по возможности параллельное выполнение делопроизводственных работ с целью уменьшения трудоемкости.
Непрерывность – необходимость устранения или уменьшения непроизводительных перерывов в делопроизводственном процессе.
Ритмичность – равномерная загрузка исполнителей.
2. Факторы, влияющие на организацию труда.
Организационное построение делопроизводственной службы
Можно выделить ряд структурных подразделений, которые занимаются делопроизводством: общий отдел, канцелярия, секретарь, управление делами
Деятельность канцелярии отражается в «Положении о канцелярии», в инструкциях по делопроизводству.
Структура инструкции по делопроизводству
Общие положения (на основании чего, нормативные документы)
Основные задачи и функции делопроизводственного персонала в структурных подразделениях.
Документирование управленческой деятельности.
Организация документооборота.
Регистрация.
Работа исполнителя с документами.
Организация контроля за исполнением документов.
Составление номенклатур, формирование дел.
Подготовка дел к хранению.
Подготовка, оформление отдельных видов документов.
Разделение функций между подразделениями и исполнителями закрепляется в «Положении о канцелярии» и должностных инструкциях.
Структура «Положения о канцелярии»
Наименование организации
Наименование вида документа
Дата, индекс
Место составления или издания
Заголовок к тексту
Гриф утверждения
Текст общие положения (кем является канцелярия, кто ее возглавляет, чем занимается – чем руководствуется); основные задачи и функции; права и ответственность начальника канцелярии; взаимосвязи с другими подразделениями.
Подпись
Формуляр должностной инструкции
наименование организации
наименование вида документа
дата, индекс
место составления или издания
наименование должности в дательном падеже
гриф утверждения
текст: общие положения (кем является, кому подчиняется, чем регулируется); функции; обязанности; права; ответственность связи по должности; оценка работы
подпись составителя
отметка работника об ознакомлении с инструкцией
Должностной состав делопроизводственного персонала
Выделяют 4 категории персонала:
Руководители среди делопроизводственного персонала (зав. канцелярией, зав. архивом)
Профессионалы (документовед)
Специалисты (инспектор по контролю за исполнением, референт по основной деятельности)
Технические исполнители (секретарь руководителя, делопроизводитель, архивариус)
Категории приведены в справочнике квалификационных характеристик профессий работников «Приказ Министерства труда и социальной политики от 29.12.2004»