Часть II деловое письмо

2.1. Структура и смысловые части делового письма

Структура делового письма в англоязычных станах несколько отличается от структуры частных писем, но это отличие не значительно. В деловом письме все те же части, что и в не официальном письме. Кроме того, в нем могут быть и некоторые, свойственные только деловому письму, элементы. Перечислим части делового письма:

1. Заголовок, включающий наименование компаний и адрес

отправителя (Company letter heading; Sender’s address)

2. Дата (Date)

3. Адрес получателя (Inside address)

4. Обращение (Salutation)

5. Указание на содержание письма (Subject line)

6. Основной текст письма (Body of the letter)

7. Заключительная форма вежливости (Complimentary close)

8. Подпись отправителя (Signature)

9. Инициалы автора письма и исполнителя (Identifying initials)

10. Указание на приложения (Enclosures)

11. Постскриптум, то есть приписка к оконченному

письму (Postscript)

12. Уведомление о наличии копий (Notation of copies sent)

Следует заметить, что в деловом письме не обязательно наличие перечисленных выше составных частей. Ознакомьтесь с графическим расположением указанных частей письма:

1. Заголовок 2. Дата письма 3. Фамилия/Наименование и адрес получателя 4. Обращение 5.Указание на содержание письма 6. Текст письма ----------------------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------------------------------- 7. Заключительная формула вежливости 8.Инициалы автора письма и исполнителя, указание должности 9. Подпись отправителя 10. Указания на приложения 11. Постскриптум 12. Уведомление о наличии копии

Деловое письмо, как впрочем, и любое другое, должно быть тщательно и аккуратно оформлено, без опечаток или описок, со строгим соблюдением письменного делового этикета от заголовка до подписи.

Избыточная информация в деловом письме не приветствуется. Конкретное письмо должно быть посвящено конкретному вопросу. Если письмо занимает более одной страницы, все последующие страницы должны писаться на чистом листе бумаги. Это кажется неэкономным, но никто не станет переворачивать страницу на обратную сторону, чтобы прочесть, что там написано.

Существуют различные виды деловых писем, такие как коммерческие письма, юридические, дипломатические, научные и многие другие официальные письма.

В данном пособии подробнее остановимся на рассмотрении коммерческих писем, посвященных выезду за рубеж на работу или учебу, а именно, о деловой и коммерческой переписки.