4. Довідники, їх призначення.
Довідником називається об'єкт програми, що дозволяє користувачу вводити, зберігати і одержувати інформацію, структуруючи її у вигляді дерева.
У програмі «1С: Підприємство» довідники служать для збереження умовно-постійної інформації. Також довідники звичайно використовуються для формування списків можливих значень субконто, тобто для організації аналітичного обліку.
Якщо це не заборонено, довідник може бути відредагований у процесі роботи: можуть уводитися нові записи, редагуватися чи видалятися існуючі.
Об'єкт прикладного рішення «Довідник» дозволяє зберігати в інформаційній базі дані, що мають однакову структуру та обліковий характер. Це можуть бути, наприклад, список працівників, перелік товарів, список постачальників чи покупців.
Викликати на екран форму довідника можна такими способами:
вибрати потрібний довідник у рядку головного меню програми;
меню Операції - Довідники.
Зовнішній вигляд форми довідника цілком визначається в процесі настроювання конфігурації задачі. Однак існує кілька загальних елементів, що має кожна форма довідника.
Насамперед, у заголовку вікна довідника видається назва довідника.
Вікно, що з'явилося, розбито на дві частини. У лівій показується групування контрагентів у вигляді ієрархічного дерева папок довідника. У правій - склад довідника взагалі, чи кожної окремої групи зокрема.
Отже, рядки в довіднику можуть бути двох типів:
елементи довідника;
найменування груп довідника.
Розкрити групу в довіднику можна таким способом - двічі клацніть мишею на стрілочці в правій частині вікна в рядку таблиці з найменуванням потрібної групи.
У результаті буде відкрита для перегляду обрана група.
Як ми бачимо, довідники мають ієрархічну структуру, можуть бути однорівневі та багаторівневі. Наприклад, у довіднику «Контрагенти» може бути створено групи: «Постачальники», «Покупці» тощо. Групи довідника можуть включати елементи або інші групи, створюючи в такий спосіб багаторівневу ієрархічну структуру.
Для багаторівневих довідників може вмикатися і вимикатися режим ієрархічного перегляду. При ввімкненому режимі показуються тільки елементи верхнього рівня, а після переходу в деяку групу – тільки елементи, підлеглі цій групі. Якщо режим Ієрархічний перегляд вимкнений, то показуються всі елементи довідника. Звичайно цей режим вимикають для пошуку деякого елемента, якщо не відомо, у яку групу він входить.
Переключення режиму виконується:
пунктом Ієрархічний перегляд меню Дії ;
кнопкою панелі інструментів.
Вікно елемента довідника являє собою таблицю, набір граф якої цілком визначається конкретною конфігурацією. Якщо це не змінено в конкретній конфігурації, таблиця містить мінімум дві графи - код і найменування елемента довідника.
Кожен елемент довідника характеризується кодом і найменуванням. У програмі елементи довідників нумеруються автоматично. Код може складатися з 50 символів, а найменування - із 150 символів.
Крім коду і найменування, кожен елемент довідника, як правило, містить деяку додаткову інформацію, що докладно описує цей елемент. Наприклад, для контрагента такою додатковою інформацією є ПІН, код за ЄДРПОУ тощо. Для зберігання цієї інформації застосовуються реквізити довідника.
Для перегляду довідника використовуються загальні прийоми роботи з табличною частиною форми.
Для введення нового елемента в довідник :
натисніть кнопку «Додати» на панелі інструментів вікна довідника;
Дії - Додати.
Якщо необхідно, щоб новий елемент, що вводиться в багаторівневий довідник, відразу потрапив у визначену групу цього довідника, то перед введенням елемента варто перейти в цю групу.
Для введення нової групи в багаторівневий довідник виконайте одну з наступних дій:
натиснути кнопку «Додати групу» на панелі інструментів вікна довідника;
натисніть клавіші Сtrl+F9 :
у головному меню програми відкрийте меню Дії в цьому меню виберіть пункт Нова група.
Якщо необхідно, щоб нова група, що вводиться в багаторівневий довідник, відразу потрапила у визначену групу довідника, то перед уведенням варто перейти в цю групу.
Для редагування елемента необхідно установити курсор в осередок довідника, значення якого потрібно відредагувати, і:
натиснути клавішу Епtег;
двічі клацнути на ньому мишею.
Для помітки на видалення або видалення елемента довідника помістіть курсор на рядок з елементом, що видаляється, і виконайте одну з наступних дій:
натисніть клавішу Del;
натисніть мишею кнопку «Встановити помітку на видалення» на панелі інструментів вікна довідника.
Після відповіді Так на запит про видалення чи помітці на видалення елемент довідника буде вилучений (позначений на видалення). Якщо елемент позначається на видалення, це буде відображатися в зміні умовного значка в крайній лівій графі таблиці.
Для скасування помітки на видалення елемента довідника помістіть курсор на рядок з раніше позначеним елементом і виконайте одну з наступних дій:
натисніть клавішу Del ;
натисніть мишею кнопку панелі інструментів вікна довідника чи виберіть пункт «Відмінити помітку на видалення» у меню Дії головного меню програми.
Після відповіді Так на запит про скасування помітки па видалення елемент довідника буде «відновлений». Це буде відображено в зміні умовного значка в крайній лівій графі таблиці.
Після натискання кнопки Друк на основі заповнених реквізитів діалогу буде побудована друкована форма.
Створена друкована форма відкривається в редакторі таблиць. Якщо у вікні редактора видно тільки частину форми, можна використовувати клавіші керування курсором і лінійки прокручування для перегляду іншої її частини.
У програмі будь-які елементи довідників чи створені документ можна видаляти. Але для видалення елемента необхідно, щоб цей елемент ніде в програмі не використовувався. Тобто на елемент не було посилань інших елементів програми. Саме тому видалення елементів відбувається наступним чином:
Помітити елемент, який хочемо вилучили, позначкою на видалення, встановивши на ньому курсор та виконати Дії + Встановити позначку видалення, або натиснути на відповідну піктограму чи клавішу Delete на клавіатурі.
Виконати Операції -> Видалення позначених об'єктів га натиснути кнопку Так у вікні, що з'явиться.
Вікно, що з'явиться, розбито на дві частини. У верхній показується помічені на видалення об'єкти, у нижній - посилання на об'єкти, що використовують об'єкт, який не можливо видалити. Для того, щоб перевірити, чи можливо видалити помічені об'єкти, потрібно натиснути кнопку Контроль унизу вікна.
Після перевірки відкриється вікно, у якому об'єкти, які видалити можна, будуть відмічені зеленою галочкою, а об'єкти, які видалити не можна, - червоною. Для того, щоб знати, де використовується об'єкт, який не видаляється, у верхній частині вікна потрібно його виділити, тоді в нижній частині буде перелік об'єктів програми, що використовують даний об'єкт. Щоб його видалити, потрібно спочатку видалити дані об'єкти.
Для подальшого видалення об'єктів, які дозволено видаляти, потрібно натиснути кнопку Вилучити внизу вікна.
У випадку, коли відмітка про видалення на об'єкт була встановлена помилково, зняти її можна таким самим способом, як і встановити, тобто встановивши об'єкті курсор та виконати Дії —> Встановити позначку видалення, або натиснути на відповідну піктограму чи клавішу Delete на клавіатурі. При цьому потрібно пам'ятати, що елементи довідників не зміняться, а документи стануть не проведеними.
Призначені (зумовлені) елементи. У деяких довідниках програми зустрічаються призначені елементи, що існують у довіднику завжди, незалежно від дій користувача. Призначені елементи - це елементи, створені у «Конфігураторі». Призначені дані бувають не лише у довідників, а й у планів рахунків, планів видів розрахунку, планів видів характеристик. Так, оскільки всі товари обов'язково мають прибуткуватися на певний службовий склад, до довідника «Склади» введено призначений елемент «Основний склад». Завдяки цьому, незалежно від дій користувача, товари завжди оприбутковуються правильно.
У призначеному для користувача режимі можна змінювати всі параметри призначених елементів. Прикладне рішення не «заплутається», оскільки «знає» призначені елементи за внутрішніми іменами, які користувачу недоступні.
Таким чином, щось «зламати» у поведінці програми, змінивши код або назву призначеного елемента довідника, неможливо. Головне - не змінювати логічного призначення такого елемента. Таку зміну конфігурація, звичайно, не помітить і продовжуватиме використовувати логічно перевизначений елемент для «старих» цілей.
Короткий огляд довідників
Номенклатура
Даний довідник призначений для зберігання інформації про товари, продукцію, зворотну тару, матеріали, послуги, об'єкти будівництва, устаткування. Твердого розподілу на такі категорії немає, виділяються лише послуги та бланки суворого обліку. Категорії того, що це зворотна тара, матеріали, продукція визначаються в момент надходження номенклатури на підприємство
Він використовується як для заповнення документів, так і для ведення аналітичного обліку по бухгалтерських рахунках 20, 22, 26, 28 і ін.
Основні засоби
Довідник «Основні засоби» використовується у всіх видах обліку (бухгалтерському, податковому) і призначений в першу чергу для зберігання найбільш загальної інформації про об'єкти основних засобів, що характеризує самі об'єкти і не залежить від того, до якої організації належить об'єкт, в якому він стані перебуває в той або інший момент часу й т.д.
Зокрема, до таких параметрів відносяться:
повне найменування об'єкта;
виробник;
номер паспорта;
заводський номер;
дата випуску;
група основних засобів і т.д.
Специфічна інформація про об'єкти основних засобів, що використовується тільки в якомусь одному виду обліку або міняються згодом (наприклад, організація до якої належить об'єкт, строк корисного використання, метод нарахування амортизації й т.д.) зберігається не в довіднику, а у відповідних регістрах відомостей
З форми елемента довідника є можливість роздрукувати "Інвентарну картку обліку основних засобів" (Типова форма ОЗ-6).
Контрагенти
Контрагент - це загальне поняття, куди включені постачальники й покупці, організації й приватні особи. Контрагентом може бути компанія, що має кілька власних юридичних осіб.
В цьому випадку в довідник "Контрагенти" заноситься контрагент («Компанія»), і всі юридичні особи, що входять до складу компанії. У кожної юридичної особи в цьому випадку вказується головний контрагент - «Компанія».
Контрагенти можуть бути згруповані по групах класифікатора довідника, наприклад, "Постачальники", "Покупці" і "Реалізатори". Довідник контрагентів має необмежену кількість рівнів вкладеності
Класифікатор одиниць виміру
В довідник вводиться список використовуваних компанією одиниць виміру (штуки, контейнери, ящики, коробки і т.д.).
Довідник має однорівневю структуру. Редагування й уведення нових елементів виконується безпосередньо в формі списку довідника. При заповненні довідника можна скористатися класифікатором одиниць виміру Для додавання даних із класифікатора необхідно нажати на кнопку «Підбор із класифікатора».
Валюти
Даний довідник використовується у всіх видах обліку (бухгалтерському та податковому).
В довіднику валют із самого початку є три валюти: українська гривня, долар США та Євро. За замовчуванням у якості валюти регламентованого обліку (базової валюти)в конфігурації встановлена українська гривня. Для того щоб почати працювати з конфігурацією, необхідно ввести поточний курс долара стосовно гривні. Довідник валют викликається для введення та редагування інформації з пункту меню "Довідники" - "Валюти".
Інформація про курс та кратність валюти зберігається в регістрі відомостей. За замовчуванням в списку вказуються значення, встановлені на робочу дату ("Сервіс" - "Параметри" - "Робоча дата").
Ця дата показується в списку валют в полі "Дата курсу". В будь-який момент часу користувач може змінити дату та подивитися значення курсу валют на будь-яку дату, що цікавить.
Динаміку зміни курсу можна подивитися, відкривши форму елемента валюти для будь-якої валюти в списку. За допомогою стандартних клавіш сортування та відбору можна відсортувати список курсів валют або встановити період відображення історії курсів валют.
Склади (місця зберігання)
Довідник "Склади (місця зберігання)" призначений для ведення списку місць зберігання товарів.
Кожний елемент довідника описує деяке фізичне місце зберігання (ангар, площадка, кімната й т.д.). Формально товари, що зберігаються на одному складі, можуть бути власністю різних організацій.
Елементи довідника "Склади (місця зберігання)" використовуються практично у всіх документах, що реєструють рух товарів, і визначають місце зберігання, по якому фактично відбувся той або інший рух.
Партіонний облік може вестися в розрізі складів або по підприємству в цілому.
Спосіб ведення партіонного обліку визначається в настройках параметрів обліку.
В конфігурації склади поділяються на оптові, роздрібні і неавтоматизовані торговельні точки.
Банківські рахунки
В довіднику "Банківські рахунки" зберігаються банківські рахунки всіх юридичних та фізичних осіб: власних та сторонніх.
Довідник "Банківські рахунки" підлеглий довідникам «Організації» та «Контрагенти».
Список банківських рахунків контрагента або власної організації визначається тими банківськими рахунками, які підлеглі відповідному елементу довідника «Контрагенти» або «Організації».
Співробітники організацій
Особливістю обліку персоналу є той факт, що та сама людина (інакше фізична особа) може розглядатися як кілька об'єктів обліку. Наприклад, якась фізична особа може попрацювати на підприємстві й звільнитися, а потім по закінченні деякого часу знову бути прийнятим на роботу. У цьому випадку два співробітники, прийняті в різний час і в загальному випадку на різні робочі місця, відповідають одній фізичній особі.
Таким чином, у рамках обліку персоналу ми зіштовхуємося із двома класами тісно зв'язаних об'єктів обліку: співробітниками і фізичними особами, тому в типову конфігурацію включені довідники "Співробітники організацій" і "Фізичні особи".
При внесенні даних у «Стартовому помічнику» ми почали заповнювати довідники в програмі. Разом із тим не всі довідники, які нам потрібні перед початком ведення обліку, заповнюються в «Стартовому помічнику». Для заповнення потрібного довідника ми повинні зайти у нього та внести необхідні дії. Розглянемо приклад заповнення довідників при внесенні даних про фізичних осіб організації:
Виконати Операції — Довідники — Фізичні особи. Таким чином можна відкрити будь-який довідник. Крім цього, довідники для редагування можна відкрити через відповідні закладки «Панелі функцій», але лише ті, які мають відношення до операцій, що відображаються на даній закладці. Так довідник «Фізичні особи» можна відкрити через закладки «Каса», «Зарплата» та «Кадри».
Якщо в списку реєструється зовсім новий співробітник, можна відразу ввести його дані в обидва довідники - і "Співробітники організацій" і "Фізичні особи" (сюди потраплять персональні дані співробітника).
Якщо співробітник раніше вже працював на підприємстві або його особисті дані вже були попередньо внесені в довідник фізичних осіб, тоді необхідно вибрати відповідний елемент із довідника "Фізичні особи".
Організації
Довідник «Організації» призначений для ведення списку власних організацій, що входять до складу підприємства (групи), і зберігання постійних відомостей про них.
Має наступні реквізити:
Префікс - установлюється префікс - три буквених символи в початку кожного номера документу даної організації;
Повне найменування - для розміщення повного офіційного найменування організації
Головна організація - реквізит заповнюється тільки для філій, представництв і інших підрозділів, що не є самостійними юридичними особами, і містить посилання на головну організацію;
Основний банківський рахунок - для підстановки за замовчуванням.
Облік у програмі можна вести за декількома організаціями, у тому числі й облік для підприємців, тому перше, що потрібно зробити – це внести інформацію про свою фірму до довідника «Організації».
Це можна зробити декількома способами:
за допомогою стартового помічника;
натискаючи на значок «Організації» на панелі функцій;
зайшовши в меню «Підприємство — «Організації».