Практичне заняття №7 використання форм для вказання умов відбору даних у звітах та робота з макросами

Мета заняття: вивчення способів використання форм для завдання умов відбору даних у звіти для їх пошуку, групування та аналізу та основ проектування інтерфейсу користувача.

Стисла теоретична довідка

Більш гнучким та зручним способом створення звітів є використання форми для вказування умови відбору даних у звіті. Техніка створення у такий спосіб включає наступні етапи;

1) створення звіту на основі даних необхідних таблиць;

2) створення форми, в якій задаються умови відбору даних до звіту;

3) встановлення умови на відображення даних у звіті згідно з умовами, що задані користувачем у формі.

Макроси у СУБД Access представляють собою деякий набір стандартних команд (відкриття та закриття вікон, звітів, виконання запитів, тощо), що мають ім'я та можуть бути виконані у певній заданій послідовності. Зазвичай макроси використовуються при виконанні дій, що пов'язані з елементами управління форм (наприклад, реакція системи на натиснення кнопки у формі). Макроси створюються на сторінці Макроси головного вікна бази даних за допомогою конструктора макросів.

Зміст практичного заняття та вихідні дані до його виконання

На основі створених у практичному занятті 1 таблиць та створеного у практичному занятті 5 складеного звіту виконати.

1. Створити форму Відбір, що дає можливість вказати значення ключового поля першої таблиці даних (практичне заняття 1) з кнопками ОК та Відміна. Вибір значення ключового поля необхідно виконати у вигляді списку.

2. Створити групу макросів, що будуть відповідати діям, призначеним кнопкам у формі. При натисненні кнопки ОК на екран виводиться звіт (складений звіт практичного заняття 5), в якому відображуються записи, дані у ключовому полі яких відповідають даному значенню ключового поля у формі Відбір. При натисненні кнопки Відміна форма Відбір закривається.

3. Встановити фільтр у складеному звіті для відбору даних згідно і умовою, заданою у формі Відбір.

Вказівки до виконання завдання

Створення форми для вказування умови відбору даних у звіті.

Створимо форму Відбір (рис. 7.1), у якій буде задаватись значення ключового поля Держномер таблиці Автомобілі для подальшого відбору даних у складеному звіті Автомобілі з практичного заняття 5.

Рис. 7.1. Форма Відбір

Форма містить поле зі списком Державний номер, в жому можна вибрати необхідний номер автомобіля для подальшого виведення даних у звіті та кнопки ОК та Відміна. Для створення форми виконаємо наступні дії.

1. Перейдемо на вкладнику Форми вікна бази даних та у списку праворуч виберемо пункт Створення форми у режимі конструктора.

2. При відкритому вікні конструктора форм у віконці властивостей форми (рис. 7.2) задаємо властивості майбутньої форми, показані у таблиці 7.1. Для виклику на екран віконця властивостей форми чи будь-якого її елементу необхідно активувати цей елемент за допомогою миші, натиснути її праву клавішу та у контекстному меню вибрати пункт Властивості... Таблиця 7.2 - Властивості форми

Рисунок 7.2

Вікно властивостей форми

Властивість	Значення
Підпис	Відбір
Режим по умовчанню	Проста форма
Допустимі режими	Форма
Смуги прокрутки	Відсутні
Область виділення	НІ
Кнопки переходу	Ні
Тип границі	Вікна діалогу
Кнопки розмірів вікна	Відсутні

3. Для створення поля зі списком використовуємо кнопку (Поле зі списком) на панелі елементів. Перед створенням поля зі списком слід активувати кнопку (Майстри) на панелі елементів. Розтягуємо прямокутну область на макеті форми у вікні конструктора, в якій буде розміщено поле зі списком. Надалі слід керуватися вказівками майстра.

На першому кроці у діалогового вікна Створення полів зі списком необхідно вибрати опцію Об'єкт "поле зі списком" буде використовувати значення з таблиці чи запиту. Для переходу до наступного кроку використовуємо кнопку .

На другому кроці майстер пропонує вказати, з якої таблиці чи запиту будуть взяті значення для створення списку (у нашому випадку таблиця Автомобілі).

На третьому кроці слід вказати поле, дані з якого будуть використані у списку. Дію вибору необхідного поля слід перенести його з лівого списку вікна до правого. Для нашого прикладу перенесемо праворуч єдине поле Держномер.

На четвертому кроці слід встановити ширину стовпчиків списку. Зміна ширини стовпчика виконується за допомогою миші. Для встановлення ширини автоматично (по змісту даних) слід двічі натиснути ліву кнопку миші на правій границі заголовку відповідного стовпчика.

На останньому п'ятому кроці слід вказати підпис, що буде відображений ліворуч від списку. Дамо для нашого прикладу списку підпис Державний номер.

Після створення списку можна за допомогою миші змінити його розміри та положення на макеті форми. Для спрощення посилання на елементи списку слід активувати поле зі списком за допомогою миші та у вікні його властивостей (подібне показаному на рис. 7.2) указати у властивості їм'я змістовне ім'я (по умовчанню ім'я має вигляд ПолеЗіСписком). Дамо нашому списку ім'я Держномер.

Рис. 7.2. Вікно властивостей форми

Додавання до форми кнопок ОК та Відміна слід робити після створення пов'язаних з цими кнопками макросів. Тобто, тепер необхідно зберегти макет форми, давши їй ім'я (наприклад Відбір).

Створення групи макросів.

У нашому випадку створюється група з двох макросів: відповідно для кнопок ОК та Відміна. Для створення групи макросів виконуємо наступні дії.

1. Переходимо на вкладнику Макроси вікна бази даних, після чого натискаємо кнопку , розташовану у верхній частині вікна. Далі слід активувати пункт головного меню Вид/Імена макросів, що відкриває стовпчик Ім'я макросу у конструкторі макросів (рис. 7.3).

Рис. 7.3. Конструктор макросів

2. Для створення макросу для кнопки ОК у першому рядку стовпчика Ім'я макросу вводимо ім'я макросу, наприклад ОК. У відповідному рядку стовпчика Макрокоманда вибираємо зі списку макрокоманду Відкрити Звіт. У нижній частині вікна конструктора макросів визначаємо аргументи макрокоманди наступним чином: Ім’я звіиту - Автомобілі; Режим - Перегляд; Умова відбору – [Автомобілі]![Держ номер]=[Forms]![Відбір]! [Держномер].

У правій частині рівняння умови відбору стоїть посилання на відповідне поле Держ номер таблиці Автомобілі. Імена взяті у квадратні дужки (ім'я поля містить пробіл) та розділені знаком оклику. У правій частині рівняння стоїть посилання на значення елементу поля зі списком Держномер попередньо створеної форми Відбір набору форм на екрані Forms (вираз с зарезервованим у СУБД Access).

3. Для створення макросу для кнопки Відміна поступаємо аналогічно, вказавши у другому рядку стовпчика Ім'я макроса ім'я Відміна. У відповідному рядку стовпчика Макрокоманда зі списку вибираємо макрокоманду Закрити та визначаємо аргументи макрокоманди наступним чином: Тип об'єкту - Форма; їм'я об'єкту - Відбір; Зберігання - Ні.

4. Зберігаємо та закриваємо створену групу макросів, давши їй ім'я, співпадаюче з іменем створеної форми (Відбір).

Додавання до форми кнопок ОК та Відміна.

Для додавання до форми Відбір кнопок необхідно відкрити створену форму Відбір у режимі конструктора та виконати наступні дії.

1. Дезактивувати на панелі елементів кнопку (Майстри).

2. Натиснути на панелі елементів кнопку (Кнопка) та розтягнути у нижній лівій частині макету форми прямокутник з бажаними розмірами створюваної кнопки.

3. Активувавши віконце властивостей створеної кнопки встановити для кнопки ОК наступні властивості: Імя - ОК; Підпис ~ ОК; По умовчанню - Так; Натиснення кнопки - Вибір.ОК (ім'я попередньо створеного макроса).

4. Аналогічним чином, створити кнопку Відміна. Властивості кнопки наступні: Ім’я — Відміна; Підпис - Відміна; Натиснення кнопки - Вибір. Відміна.