6. Выбор системы организации снабжения

Анализ литературы по логистике позволяет выделить 3 основных системы организации снабжения:

1. традиционную;

2. систему договоров с посредниками;

3. оперативную (основанную на минимальных запасах материальных ресурсов на складе и оперативной связи между поставщиком и потребителем).

Традиционная система организации снабжения основана на принципе хранения запасов. В этом случае требуется оформление документов о получении необходимого для производства материала из запасов собственного склада. На складе подбираются нужные материалы и передаются посредством системы транспортировки получателю либо доставляются прямо на рабочие места.

В случае, если требуемый предприятию материал отсутствует на подручном складе, делается запрос в орган закупок. На основе запроса закупочный орган оформляет заказ и посылает его поставщику. Поставщик принимает заказ и обеспечивает отправку товаров. На предприятие - заказчик отправляются крупные партии материалов, как правило, посредством автомобильного или железнодорожного транспорта. Заказанные грузы по их поступлению принимают на центральном приемном пункте компании. Здесь проверяют качество материалов, их соответствие заявке по количеству и номенклатуре. После оформления соответствующих документов о поступлении товаров они доставляются на отдельные производства. Значительная разветвленность и многообразие возможных вариантов хозяйственных связей, а также естественное желание руководства компаний вести строгий учет и контроль над системой материально-технического снабжения своих предприятий приводят к возникновению обширных потоков документации, циркулирующих между поставщиком и потребителем.

Так, по оценке немецких специалистов, заказчик и поставщик, начиная с заказа на материал, его доставки и получения, используют около 15 форм документов, количество которых с соответствующими копиями может разрастись до 50 штук для оформления одной поставки. Процедура документообмена облегчается применением компьютерных технологий передачи и обработки данных и участием автоматизированных систем управления, однако поток информации достаточно велик.

Оформление и обработка многочисленных бланков занимают много времени, что приносит значительный ущерб заказчикам, ожидающим материалы. Длительность цикла организации поставки ведет к возможным ошибкам в выполнении заказа. Некоторые ошибки обнаруживаются только тогда, когда материалы уже доставлены по назначению. Обработка этой многочисленной совокупности формуляров предполагает наличие соответствующего персонала и влечет значительные затраты.

Однако главный недостаток традиционной системы закупок - необходимость в комплексе складов с присущими им административными издержками и затратами труда. Основные статьи издержек по содержанию складов:

1. 1.Содержание складских помещений: а) амортизация складских зданий; б) амортизация складского оборудования; в) затраты на профилактический ремонт; г) расходы на отопление, электроэнергию и воду; д) страхование зданий и земельный налог; е) арендная плата.

2. 2.Затраты на обслуживающий персонал: а) заработная плата складских рабочих и служащих; б) расходы на социальные нужды рабочих и служащих.

3. 3.Затраты на транспортные средства: а) амортизация; б) расходы на топливо и электроэнергию; в) расходы на профилактический и текущий ремонт; г) страхование и налоги на транспортные средства.

4. 4.Убытки от хранения запасов: а) охрана складов и старение материалов; б) естественная убыль и другие потери; в) расхождение в результатах инвентаризаций (ошибки учета отпуска и приемки); г) кражи; д) потери вследствие понижения цен; е) страхование запасов.

К основным статьям издержек по содержанию складов западные экономисты относят также потери процентов на капитал, которые можно было бы получить, если бы не пришлось направлять финансовые средства на создание и поддержание запасов.

Система договоров с фирмами-посредниками была разработана и применена в Германии в конце 70-х - начале 80-х годов. Структура ее имеет меньшее количество звеньев, существенно упрощено прохождение запросов и вызванных ими материальных потоков. Система связывает поставщиков и потребителя продукции гораздо более короткими связями, чем традиционная. Закупочные органы компании и склады разгружаются от рутинной работы. Функции отбора и доставки грузов переходят к поставщику, которым является не производитель сырья и комплектующих, а оптовая торговая компания, выполняющая распределительные функции, имеющие свои торговые склады, и являющаяся посредником между промышленными предприятиями.

Потребитель прямо от производственного участка отправляет заявку на сырье и материалы в пункт регистрации заявок в складском хозяйстве. Пункт регистрации один-два раза в день направляет запросы на материалы дальше к поставщикам, объединенным системой договоров. Поставщик рассылает на следующий день запрошенные материалы, которые в дальнейшем собираются и контролируются по каждой заявке в пункте накопления (торговые склады).

План-график поставок составляется поставщиком и заказчиком совместно в форме месячной сводки по агрегированным показателям. Вместо 14 формуляров запроса заполняется и фигурирует один, который одновременно является и заказом, и документом, регистрирующим поставку и получение товара.

Система договоров в материально-техническом снабжении имеет ряд преимуществ перед традиционной. Прежде всего, это сокращение делопроизводства, а следовательно, административных издержек. Однако главный выигрыш для потребителей – возможность отказаться от собственной, часто распыленной системы складов.

Система договоров позволяет высвободить капитал, замороженный в собственных запасах. Практика использования этой системы в ФРГ показала, что сокращение расходов на хранение и транспортировку колебалось в пределах 5-20% цены поставки материалов. В ряде случаев склады предлагают услуги, которые непосредственно влияют на технологические процессы предприятия–заказчика. Например, производится подбор различных комплектов деталей, раскрой стального проката и другие работы.

Особенно важным моментом в снабжении по договорам является возможность организации срочных поставок. Требуемый материал может быть доставлен заказчику в течение 24 часов через торговую организацию, располагающую широким ассортиментом образцов на складе. Опыт показывает, что собственные склады предприятий обычно покрывают их потребности только на 50-60%. Хорошо организованный склад торговой посреднической фирмы может покрыть до 95% спроса на материалы.

Наиболее перспективными в логистике являются оперативные системы организации снабжения, основанные на методе снабжения «Точно в срок». Идея оперативного снабжения заключается в закупке по долгосрочному контракту и поставке предметов снабжения, минуя промежуточные склады, прямо на производственные линии.

Наибольшее распространение данная система организации снабжения получила в машиностроении при сборочном производстве. Условия деятельности закупочных структур в рамках оперативного снабжения существенно отличаются по сравнению с традиционными. Например, в американских компаниях обычно используются следующие основные виды снабженческой деятельности по закупкам: определение объема закупаемой партии и периодичности поставки; оценка и выбор поставщиков; организация приемочного контроля; ведение переговоров и заключение контрактов; определение способа транспортировки; определение технической характеристики изделия; оформление документов; упаковка.

Все эти виды деятельности в традиционном снабжении используются совсем иначе, чем в оперативном. Так, например, в традиционном снабжении закупки осуществляются большими партиями с менее частыми поставками, а в оперативном – мелкими партиями и частыми поставками.

При оценке поставщика традиционно уделялось внимание качеству товара, организации поставки и цене (при этом допускалось до 2% брака). В оперативной системе при тех же условиях брак совершенно недопустим.

Главная цель переговоров и заключения контракта в традиционном снабжении - минимально возможная цена, а в оперативном снабжении – достижение высокого качества товара путем долгосрочного контракта и приемлемой цены.

Выбор поставщика традиционно основан на анализе множества источников, а в оперативном снабжении предприятие–потребитель чаще всего имеет дело с единственным источником поставки данной детали с долгосрочным контрактом.

Приемочный контроль традиционно организует покупатель, он же несет за него ответственность. В оперативной системе счетный и приемочный контроль осуществляет поставщик, гарантия качества обеспечивается еще до выхода изделия с завода-поставщика.

Традиционной целью выбора способа транспортировки было обеспечение низкой цены на транспорт и надежность вывоза, при этом график вывоза составлял поставщик. В новой системе обращается внимание, как на вывоз, так и на ввоз грузов; поставки осуществляются, как правило, в рассрочку, график поставок составляет покупатель.

Традиционный подход декларирует «жестокое» определение технической характеристики изделия с учетом того, что покупатель требует строгого выполнения изделия по чертежам и схемам, соответствующим техническому заданию. Поставщик не имеет свободы выбора и не вправе изменять задания. Напротив, в оперативной системе подход более гибкий: покупатель ориентируется на эксплуатационные показатели, проект изделия отодвинут на второй план, нововведения поставщика поощряются.

Оформление документов – процедура, требующая много времени и согласований при традиционном подходе, когда изменение даты и размера поставки влекут за собой новый заказ на поставку. При оперативной системе документации меньше, время и размер поставок согласуются по телефону.

Условия на упаковку товара также меняются. Согласно традиционному подходу, упаковка каждого вида деталей и их нумерация обычно производятся при отсутствии четкой характеристики содержания товара. В новых же условиях для упаковки используются стандартные контейнеры небольшого размера, которые содержат точное количество материала или деталей и точные эксплуатационные их характеристики.

Система оперативного снабжения через единственного поставщика вызывает оживленные дискуссии среди западных специалистов. При этом под словом «единственный» понимается не уникальный поставщик, монопольно производящий товар, а один источник удовлетворения запроса покупателя. Устанавливая эффективное партнерство с единственным источником снабжения, покупатель, прежде всего, обеспечивает хорошо налаженный канал связи с поставщиком. От покупателя к поставщику идёт стабильный поток точной информации о требуемых поставках. В свою очередь, поставщик представляет необходимые сведения о технических возможностях и альтернативных вариантах действий, демонстрирует готовность к изменению конструкции изделий с целью снижения себестоимости и т.д. Причина снижения издержек в оперативных системах снабжения - уменьшение затрат поставщика на выполнение заказов, транспортировку и погрузочно-разгрузочные работы.

Кроме того, для покупателя выгодным является уменьшение и его расходов по поддержанию хозяйственных связей с поставщиками, по мере того, как эти связи все меньше характеризуются количественными показателями и все больше - качественными.