15. Внешняя и внутренняя среда менеджмента.

Ситуационный подход позволил развить теорию систем за счет разработки концепции, согласно которой наиболее подходящий в данный ситуации метод воздействия определяется конкретными внутренними и внешними факторами, характеризующими организацию и влияющим на нее соответствующим образом.

Элвар Эльбинг утверждает, что внешнее окружение организации все больше становится источником проблем для современных руководителей. Они вынуждены сосредотачивать внимание на быстро изменяющейся среде и ее воздействиях на внутреннее строение организации.

Руководителям приходится учитывать окружающую среду, поскольку организация как открытая система зависит от внешнего мира в отношении поставок ресурсов, а также потребителей. Поскольку от руководителя зависит выживание организации, высший менеджер обязан уметь выявлять существенные факторы в окружении, которые повлияют на его организацию. Более того, он должен предложить подходящие способы реагирования на внешние воздействия.

Руководство должно ограничить внешнее окружение только теми факторами, от которых решающим образом зависит успех организации. Пустой тратой сил будет попытка учесть все аспекты окружающей среды. Имеется высказывание Джералда Белла, что внешняя среда организации включает такие элементы, как потребители, конкуренты, правительственные учреждения, поставщики, финансовые организации и источники трудовых ресурсов, существенные по отношению к организации.

Факторы внешней среды взаимосвязаны. Взаимосвязанность факторов внешней среды – это уровень силы, с которой изменение одного фактора воздействует на другие факторы. Так же, как изменение любой внутренней переменной может сказаться на других, изменение одного фактора окружения может обусловливать изменение других. Взаимосвязанность различных факторов внешней среды может превратить среду современных организаций в бурно изменяющуюся. Руководители больше не могут рассматривать внешние факторы изолировано. Они должны понять, что эти факторы взаимосвязаны и изменяются. Выживание организации критически связано с уровнем знаний об окружении организации.

Для организации внешняя среда может быть довольно сложна или не быть таковой.

Под сложностью внешней среды понимается число факторов, на которые организация обязана реагировать, а также уровень вариативности каждого фактора.

Если на организацию оказывают сильное давление государственные постановления, частое перезаключение договоров с профсоюзами, несколько заинтересованных групп влияния, многочисленные конкуренты и ускоренные технологические изменения, то можно утверждать, что эта организация находится в более сложном окружении, чем организация, озабоченная действиями всего нескольких конкурентов, при отсутствии профсоюзов и замедленном изменении технологии.

Окружение современных организаций изменяется с нарастающей скоростью. Эта тенденция является общей. Однако есть организации, вокруг которых внешняя среда особенно подвижна. Подвижность среды – это скорость, с которой происходят изменения в окружении организации. Быстрые изменения происходят в аэрокосмической промышленности, производстве компьютеров, сфере телекоммуникаций. Менее заметные изменения затрагивают мебельную промышленность, производство тары и упаковочных материалов.

Подвижность внешней среды может быть выше для одних подразделений организации и ниже для других. Например, на предприятиях, где имеется отдел исследований и разработок, он сталкивается с высокой подвижностью среды, поскольку должен отслеживать все технологические нововведения. С другой стороны, производственный отдел может быть погружен в относительно медленно изменяющуюся среду, характеризующуюся стабильным движением материалов и трудовых ресурсов. Если же производственные мощности разбросаны по разным странам или исходные ресурсы поступают из-за границы, то производственный процесс может оказаться в условиях высокоподвижной внешней среды.

Одной из характеристик внешней среды является ее неопределенность. Неопределенность внешней среды является функцией количества информации, которой располагает организация или менеджер по поводу конкретного явления или вещи, а также функцией уверенности в этой информации. Если информации мало или есть сомнения в ее точности, окружающая среда становится более неопределенной, чем в ситуации, когда имеется адекватная информация и есть основания считать ее высоконадежной. Для организаций, где предпринимательство становится глобальным занятием, требуется все больше информации, но уверенность в ее точности снижается. Зависимость от мнений иностранных экспертов или аналитических материалов, изложенных на иностранном языке, усугубляет неопределенность.

Чем неопределеннее внешнее окружение организации, тем труднее принимать эффективные управленческие решения.

Приведенное позволяет отметить, что взаимосвязь факторов, сложность внешней среды организации, ее подвижность и неопределенность являются одними из основных характеристик внешней среды.

Наиболее существенные внутренние переменные организации, части системы внутри организации, отличные от внешнего окружения, требующие внимания руководства, это цели, структура, задачи, технология и люди

В нутренняя среда организации

Внутренние переменные – это ситуационные факторы внутри организации. Поскольку организации представляют собой созданные людьми системы, то внутренние переменные, в основном, являются результатом управленческих решений. Это вовсе не означает, что все внутренние переменные полностью контролируются руководством. Часто внутренний фактор есть нечто «данное», что руководство должно преодолеть в своей работе.

Цели. Организация – это группа людей с осознанными общими целями. Организацию можно рассматривать как средство достижения целей, которое позволяет людям выполнять коллективно то, что они не могли бы выполнить индивидуально. Цели есть конкретные конечные состояния или желаемый результат, которого стремиться добиться группа, работая вместе. В ходе процесса планирования руководство разрабатывает цели и сообщает их членам организации. Этот процесс представляет собой систему координирования, потому, что она дает возможность членам организации знать, к чему они должны стремиться.

В подразделениях, также как и во всей организации, необходима выработка целей.

Цели подразделений в различных организациях, которые имеют сходную деятельность, будут ближе между собой, чем цели подразделений в одной организации, занимающихся различными видами деятельности. Из-за этих различий в целях подразделений руководство должно предпринимать усилия по их координации. Основным направляющим моментом при этом следует считать общие цели организации. Цели подразделений должны составить конкретный вклад в цели организации как целого, а не вступать в противоречие с целями других подразделений.

Структура. Организации имеют несколько уровней управления и состоят из подразделений. Другим названием для подразделений может быть термин «функциональные области», которые не следует смешивать с функциями управления. Понятие «функциональная область» относится к работе, которую выполняет подразделение для организации в целом, например, маркетинг, производство, планирование финансов, обучение персонала.

Структура организации – это логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенные в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации.

Цели организации определяют ее структуру. Вместе с тем структура организации оказывает воздействие на ее цели.

Задачи. Направлением разделения труда в организации является также формулирование задач. Задача – это предписанная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки.

С технической точки зрения задачи предписываются не работнику, а его должности. На основе решения руководства о структуре, каждая должность включает ряд задач, которые рассматриваются как необходимый вклад в достижение целей организации. Считается, что если задача выполняется таким способом и в такие сроки, как это предписано, организация будет действовать успешно.

Задачи организации делятся на такие категории: работа с людьми, предметами (машинами, сырьем, инструментами), информацией, финансами, государственными учреждениями и местными органами власти.

Технология. Это важная внутренняя переменная организации. Технология имеет гораздо более широкое значение, чем традиционно считается. Чарльз Перроу рассматривает технологию как средство преобразования сырья – будь то люди, информация или физические материалы – в искомый продукт и услуги. Люис Дейвис предлагает сходное определение: «технология – это сочетание квалифицированных навыков, оборудования, инфраструктуры, инструментов и соответствующих технических знаний, необходимых для осуществления желаемых преобразований в материалах, информации или людях».

Задачи и технология тесно связаны между собой. Выполнение задачи включает использование конкретной технологии как средства преобразования ресурсов, поступающих на входе системы, в продукт получаемый на выходе. По словам Виланда и Ульриха, машины, оборудование и сырье можно рассматривать компонентами технологии, но наиболее значимым компонентом является процесс, с помощью которого исходные материалы (сырье) преобразуются в желаемый на выходе продукт. По сути своей технология представляет способ, который позволяет осуществить такое преобразование.