5.7 Руководство пользователя

5.7.1 Инсталляция и конфигурирование системы

При установке программы необходимо иметь права администратора, иначе установка невозможна.

Для начала установки необходимо запустить с дистрибутивного диска исполняемый файл Start.exe.

Далее установка и конфигурирование проходит в автоматическом режиме.

В системе также необходимо устанавливать клиентскую часть СУБД InterBase.

На выделенном сервере необходимо установить серверную часть СУБД InterBase и прописать в нем базу данных программы.

При работе с АРМ в локальном режиме помимо клиентской требуется и установка серверной части СУБД.

Так же программа создаст ярлыки в главном меню для запуска и удаления системы.

5.7.2 Основы работы с программой

Разработанная в дипломном проекте АРМ – это прежде всего универсальная программа предназначенная для автоматизации деятельности малого предприятия, ориентированного на работу с оргтехникой и аксессуарами. Она используется и может быть полностью настроена любым работником организации без привлечения программистов и разработчиков, при условии работоспособного сервера. Один раз, освоив возможности программы, сотрудник автоматизирует такой вид управленческой деятельности, как работа с клиентами и товаром.

Данная программа написана с использованием интегрированной среды разработки (IDE) Borland C++ Builder 6.0 и CASE-средства – “Rational Rose Enterprise Edition”. Для нормального функционирования автоматизированной системы необходимо, чтобы на компьютере было установлена система доступа к базам данных InterBase версии 7.5 и выше.

Для вызова программы (предварительно она должна быть установлена на компьютере) необходимо запустить файл Sclad.exe (Filial.exe).

При запуске программы необходимо ввести имя пользователя и пароль (рисунок 5.5).

Рисунок 5.5 – Авторизация пользователя

В данной программе предусмотрено два вида доступа: “Администратор” и “Пользователь”. В режиме “Администратор” возможно редактирование, добавление и удаление любых данных, и, соответственно, их просмотр. Данный режим предусмотрен для бухгалтера головного склада и старшего менеджера удаленного филиала (рисунки 5.6 и 5.7).

Рисунок 5.6 – Внешний вид модуля “Головной склад” в режиме “Администратор”///////////////////////////

Рисунок 5.7 – Внешний вид модуля “Удаленный филиал” в режиме “Администратор”////////////////////////////////

В режиме “Пользователь” возможен только просмотр необходимой информации. Любое редактирование запрещено. Данный режим предусмотрен для старшего приемщика головного склада для защиты информации (рисунок 5.8).

Рисунок 5.8 – Внешний вид модуля “Головной склад” в режиме “Пользователь”/44///////////////////////

Как модуль “Головной склад”, так и модуль “Удаленный филиал” имеют общие базы данных, а именно: БД продукции, БД поставщиков и остатки.

База данных продукции представляет собой таблицу, которая содержит индивидуальный локальный код каждого наименования продукции, наименование продукции, наименование поставщика данной продукции и стоимость за единицу продукции. Также в данной БД предусмотрен поиск информации в трех видах: по индивидуальному локальному коду, по наименованию продукции и по наименованию поставщика, поставляющего данный вид продукции (рисунок 5.9). При отсутствии данных при любом виде поиска программа выдает отрицательный ответ.

Рисунок 5.9 – База данных продукции

База данных поставщиков представляет собой таблицу, которая содержит тип организации, наименование организации, юридический адрес, телефон (факс) и ИНН. Также в данной БД предусмотрен поиск информации в двух видах: по типу организации и по наименованию организации (рисунок 5.10). При отсутствии данных при любом виде поиска программа выдает отрицательный ответ.

Рисунок 5.10 – База данных поставщиков

Для корректного анализа данных и полноценных заявок на склад в каждом модуле предусмотрен раздел “Остатки” (рисунки 5.11 и 5.12).

Рисунок 5.11 – Вид раздела “Остатки” в модуле “Головной склад”

Рисунок 5.12 – Вид раздела “Остатки” в модуле “Удаленный филиал”

В данном разделе отражаются остатки склада и магазина, а также формируется отчет о продажах за один день в удаленном филиале, и, в виде файла “Перемещение на склад” отправляется в головной склад, где старший менеджер и приемщик на основе этих данных делают заказ товара на склад и, соответственно, в удаленный филиал. Для формирования данного отчета необходимо нажать на кнопку “Сформировать РКО (продажи)”, в результате чего пустая таблица заполнится тем товаром, который был реализован в магазине в течение рабочего дня. После это нажимается кнопка “Обновить” для обновления остатков в магазине. При формировании данного отчета автоматически генерируется его номер, дата и время формирования, и отправляется для анализа в головной склад.

В момент прихода товара бухгалтер склада проверяет, есть ли данный поставщик в базе данных (рисунок 5.13).

Рисунок 5.13 – Авторизация (регистрация) поставщика

Если такого поставщика нет, то его регистрируют, занося необходимые данные в таблицу регистрации: юридический адрес, телефон и ИНН организации (рисунок 5.14). Если такой поставщик уже заведен, то программа автоматически переходит к заполнению контейнера от поставщика (накладной) (рисунок 5.15)

Рисунок 5.14 – Регистрация поставщика

Рисунок 5.15 – Занесение данных в контейнер (накладную) от поставщика

При заполнении контейнера (накладной) от поставщика номер приемного акта, наименование поставщика, тип договора и тип склада генерируются автоматически. Далее бухгалтер склада заносит все данные с накладной в программу, добавляя новые строки в таблице путем двойного нажатия кнопкой мышки на данной таблице. После оформления накладной, бухгалтер склада нажимает кнопку “Обновить”, тем самым, обновляя остатки продукции на складе, и, далее, нажимает кнопку “Провести товар” для занесения данного приемного акта в базу данных документов.

База данных документов состоит из трех разделов: приемные акты, перемещения в филиал и расходные акты (рисунок 5.16).

Рисунок 5.16 – База данных документов

Каждый документ бухгалтер склада может просмотреть и распечатать в соответствующей для данного документа форме. Все движения продукции, сопровождающиеся документацией, можно просмотреть в данной базе данных.

При перемещении товара в удаленный филиал старший кладовщик нажимает на кнопку “Перемещение в филиал”, в результате чего проявляется окно с перечнем продукции, имеющейся на складе. В соответствии с остатками данной продукции на складе и остатками в удаленном филиале, кладовщик делает заявку на отборку товара и его перемещение в магазин. Сформированный документ “Перемещение в филиал” представлен на рисунке 5.17.

Рисунок 5.17 – Формирование перемещения в филиал

При конечном формировании перемещения в филиал, необходимо нажать кнопку “Обновить” для сохранения данного документа в базе данных и обновления остатков на складе.

Приемка товара в удаленном филиале от головного склада осуществляется нажатием кнопки “Принять товар”, после чего появляется окно, в котором показаны все перемещения в филиал, остатки продукции в магазине и продукция, которая поступила в магазин со склада (рисунок 5.18).

Рисунок 5.18 – Принятие товара

В данной таблице показано малейшее изменение количества и цены. Информация об изменении цены или поступлении нового товара заносится в базу данных магазина путем нажатия кнопки “Обновить”. Также при таких изменениях необходимы новые ценники, которые можно получить путем нажатия кнопок “Ценники” и “Печать ценников”. Внешний вид ценников на продукцию представлен на рисунке 5.19.

Рисунок 5.19 – Вид ценников

При продажи продукции старший менеджер магазина должен зайти в раздел “Продажа”. В колонке расход выбирается наименование и количество заказанного товара, после чего нажимается кнопка “Оформить заказ” (рисунок 5.20).

Рисунок 5.20 – Раздел продажи товара

После нажатия кнопки “Оформить заказ” появляется окно со сгруппированным заказом (рисунок 5.21).

Рисунок 5.21 – Формирование товарного чека

Бухгалтер магазина должна зафиксировать данный документ, нажав на кнопку “Обновить”, в результате чего изменяется остаток продукции в магазине и данный документ – товарный чек – заносится в соответствующую базу данных. Товарный чек представлен на рисунке 5.22.

Рисунок 5.22 – Товарный чек