11 Анализ данных Автоматическое подведение итогов

Если отсортировать список по какому-либо столбцу, то он разобьется на группы, соответствующие различным значениям этого столбца. Команда Данные / Итоги добавляет строки промежуточных итогов для каждой группы элементов. Допускается использование различных функций (например, среднего значения, количества строк или пустых ячеек, стандартного отклонения и т.д.) для вычисления итогов в пределах каждой группы. Кроме того, такая команда отображает список в виде структуры, что позволяет разворачивать и сворачивать разделы.

Пример. В таблице «Продажа автомобилей» для каждой марки автомобиля определите итоговую среднюю цену продажи.

Для подведения итогов:

1 Отсортируйте таблицу по столбцу, промежуточный результат которого нужно получить (Автомобили). Укажите любую ячейку в списке.

2 Выполните команду Данные / Итоги. Откроется окно диалога Промежуточные итоги (рис. 51):

Рисунок 51 – Окно Промежуточные итоги

3 Выберите из раскрывающегося списка При каждом изменении в поле, по которому необходим промежуточный результат. Это должен быть тот столбец, по которому сортировался список (Автомобили).

4 Из списка Операция выберите функцию, которая будет использоваться для вычисления промежуточных итогов (Среднее).

5 В списке Добавить итоги по отметьте поля, по которым будут подводиться промежуточные итоги (Цена, у.е.). Нажмите ОК. Таблица примет вид как показано на рис. 52:

Рисунок 52 – Результат автоматического подведения итогов

Используя символы структуры «+», «–», расположенные в левой области листа, можно скрыть или показать разделы списка с итогами.

Отменить подведение автоматических итогов можно с помощью команды Данные / Итоги / Убрать все.

Сводные таблицы

Если необходимо проанализировать или обобщить информацию, хранящуюся в списках на рабочих листах, следует использовать команду Сводная таблица. В результате выполнения команды Сводная таблица создается настраиваемая таблица, которая выводит информацию с различной степенью детализации.

Пример. Создайте сводную таблицу на основе данных таблицы «Продажа автомобилей», разместив ее на отдельном листе.

Для выполнения задания:

1 Выделите любую ячейку в списке и запустите Мастер сводных таблиц с помощью меню Данные / Сводная таблица.

2 В Мастере сводных таблиц – шаг 1 укажите источник данных (рис. 53). Для этого установите флажок напротив одного из указанных параметров:

• в списке или базе данных Microsoft Excel – если данные берутся с одного рабочего листа;

• во внешнем источнике данных – если данные берутся из внешней базы данных;

• в нескольких диапазонах консолидации – если данные берутся с нескольких рабочих листов;

• в другой сводной таблице – если сводная таблица создается на основе данных другой сводной таблицы.

(В нашем примере установите переключатель в положение в списке или базе данных Microsoft Excel). Нажмите кнопку Далее.

-

Рисунок 53 – Мастер сводных таблиц – шаг 1

3 В Мастере сводных таблиц – шаг 2 убедитесь в правильности выделенного диапазона, при необходимости откорректируйте его. (В нашем примере – это вся исходная таблица данных). Нажмите кнопку Далее.

4 В Мастере сводных таблиц – шаг 3 разместите сводную таблицу на отдельном листе (рис. 54):

Рисунок 54 – Мастер сводных таблиц – шаг 3

Для конструирования сводной таблицы воспользуйтесь кнопкой Макет (рис. 55).

Рисунок 55 – Макет сводной таблицы

Перетащите нужные поля (они присутствуют в виде кнопок в правой части окна) в область построения (она находится в центре): в область столбцов – поле Цена, у.е., в область строк – Автомобили, в область данных – поля Количество и Сумма. Затем нажмите кнопку Готово, появится сводная таблица как на рис. 56:

Рисунок 56 – Построенная сводная таблица

Для удаления сводной таблицы выделите ее и нажмите клавишу Del (или Правка / Удалить).

Перестановка полей в уже созданной сводной таблице выполняется следующим образом:

1. Выберите любую ячейку в сводной таблице, выполните команду Данные / Сводная таблица. Открывается третье окно Мастера сводных таблиц. Нажмите кнопку Макет.

2. Перетащите поля на новые позиции, расположенные в областях Строка, Столбец, Данные и Страница. Помните, что в одной области может располагаться несколько полей. При добавлении поля к области Страница в сводной таблице появляется раскрывающийся список, открывающий доступ к каждому из значений данного поля.

3. Нажмите кнопку Готово, чтобы отобразить сводную таблицу.

По умолчанию Мастер сводных таблиц использует для обработки значений в области Данные функцию суммирования, однако вместо нее можно легко перейти к вычислению другого значения. Для изменения функции в сводной таблице необходимо:

1 Нажать кнопку Мастер сводных таблиц на панели инструментов сводных таблиц. В открывшемся третьем окне Мастера сводных таблиц воспользоваться кнопкой Макет.

2 В окне, где показано расположение полей сводной таблицы, сделать двойной щелчок в области Данные на том поле, к которому должна применяться новая функция. В открывшемся окне диалога Вычисление поля сводной таблицы выбрать нужную операцию (рис. 57):

Рисунок 57 – Выбор операции для вычисления поля сводной таблицы