4.3. Хранение документов

Кредитные организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков хранения архивного дела, но не менее 5 лет. Ответственность за организацию и соблюдение установленного порядка хранения бухгалтерских документов возлагается на руководителей и главных бухгалтеров банка.

Сформированные и сброшюрованные бухгалтерские документы за рабочий день после составления ежедневного баланса и проведения сплошной проверки передаются на хранение в архив с ограничением к ним доступа.

В архиве документы текущего года и предшествующих лет хранятся отдельно в сейфах.

Кассовые документы хранятся в порядке, предусмотренном нормативными актами Банка России.

Документы постоянного использования (юридические и кредитные дела, договоры, контракты, срочные обязательства и т.п.) хранятся в порядке, определенном руководителем банка и главным бухгалтером.

Бухгалтерские (мемориальные) документы хранятся подшитыми за день в возрастающем порядке дебетованных балансовых счетов. Подборка документов осуществляется специальным работником. Допускается формирование документов по пачкам, формируемым для передачи информации на обработку. При этом документы помещаются в папку вместе с лентами их подсчета. Документы, затрагивающие по дебету более одного счета, помещаются в конце папки, впереди документов по внебалансовым счетам.

В отдельные сшивы (папки) помещаются кассовые документы, документы по вкладам граждан, по кредитам индивидуальных заемщиков, по операциям с драгоценными металлами, иностранной валютой, по хозяйственным и другим операциям банка, с различными сроками хранения.

Сброшюрованные документы подсчитываются, и сумма их сверяется с итогом оборотов по бухгалтерскому журналу.

Мемориальные ордера и другие документы по внебалансовым счетам, не учитываемым в книгах кладовой, подбираются и брошюруются вместе с мемориальными документами по балансовым счетам и помещаются по порядку возрастающих номеров внебалансовых счетов, сначала по дебету, затем по кредиту каждого счета.

Мемориальные внебалансовые ордера, затрагивающие более одного счета помещаются после всех ордеров. Документы по внебалансовым счетам подсчитываются и суммы их сверяются с бухгалтерским журналом.

В основную папку бухгалтерских документов в конце сшива помещается второй экземпляр бухгалтерского журнала.

Выдача мемориальных документов из текущего архива производится по письменному разрешению главного бухгалтера. К концу рабочего дня документы должны быть возвращены. Изъятие подлинного документа производится с разрешения руководителя банка по письменному требованию судебных и следственных органов, арбитража. При изъятии составляется акт или протокол изъятия в двух экземплярах за подписями руководителя, главного бухгалтера и представителя учреждения, для которого изымается документ. На место изъятого документа помещается один экземпляр акта (протокола) за подписью главного бухгалтера и требование на изъятие документа с распиской лица, получившего документ. На обложке папки главный бухгалтер делает запись об изъятии подлинного документа.