61. Процедуры тиражирования и копирования конфиденциальных документов

Учет копирования конфиденциальных документов.

Копирование конфитденциальных документов производится только при действительной служебной необходимости в этом. На некоторых документах может ставиться спец. Отметка "копии не снимать", а так же применяться специальлные меры защиты. С таких документов копии не снимаются.

Конфиденциальные документы могут копироваться либо в самом подразделении конфиденциального делопроизводства, либо в специальном множительном подразделении организации.

Копирование конфиденциальных докуменв не должно производиться одновременно с копированием открытых документов, доступ посторонних лиц в момент копирования конфитденциальных документов запрещен.

Разрешение на копирование документов могут давать только соответствувющие должностные лица организации.

Конфиденциальные документы, поступившие из других организаций должны копироваться только при наличии письменного разрешения руководителя организации, откуда они поступили.

Дополнительные отпечатанные копии подлежат обязательному учету. Могут заверяться как копии.

Разрешение на изготовленеи копий документа могут оформляться на обороте последнего листа экземпляра, с которого производится копирование. Этот экземпляр не должен отправляться в другие организации. Переводится в документы выделенного хранения или..?.

Копии регистрируются в журнале учета копирования конфитденциальных документов.

Учетный#,гриф,дата дока

Кол-во/номера страниц

дата копирования

кол-во снятых копий

учетные номера,присвоенные копиям

Отметка об уничтожении брака(кол-во листотв,подпись)

Подпись за получение,дата

На экземпляре документа, с которого снималась копия под разрешением на снятие копии срудников подразделения конфиденциального делопроизводства ставится запись - снята копия в кол-ве экземпляров за номерами.. Заверяется подписью с проставленеим даты.

Особенности обработки конфиденциальных документов.

62. Удостоверение копий и оформление выписок из конфиденциальных документоведения

По способу удостоверения копии различаются следующим образом:

— авторизованные, т. е. удостоверенные автором;

— заверенные — копии, удостоверенные должностным лицом.

Заверенная копия — это копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необхо­димые реквизиты, придающие ей юридическую силу. В свою очередь, заверенные копии делятся на нотариальные и копии с документов для внутренних нужд какого-либо учреждения, организации, предприятия. Нотариальные копии предназначаются, как правило, для предъявления другим учреждениям .

Удостоверение таких копий производится в нотариате — органе, предназначенном для удостоверения разного рода юридических актов и свидетельствования подлинности подписей на документах, а также копий с них. Копии с документов для внутренних нужд обычно удостове­ряются подписью ответственного лица, например начальника канцелярии и, в случае необходимости, печатью. Могут быть и просто заверенные копии, например выписки из документов, заверенные подписью секретаря.

Следует иметь в виду, что удостоверению подлежат далеко не все копии документов. В частности, в нашей стране запрещено нотариальное удостоверение копий паспортов, военных, партийных, студенческих билетов, депутатских, служебных удостоверений и иных удостоверений личности граждан. Нельзя также свидетельствовать верность копии с документа, содержащего секретную либо конфиденциальную информацию; с документа, написанного карандашом, имеющего под­чистки и т. Д