55. Оформление разрешений на работу с конфиденциальными документами и соглашений о не разрешении тайны

В современном информационном обществе защита коммерческой тайны от несанкционированного доступа, разглашения и распространения — основа устойчивого развития любой компании. Документы, в которых содержится коммерческая или служебная тайна, называются конфиденциальными.

Порядок работы с конфиденциальными документами Законодательные акты определяют конфиденциальные документы как деловые бумаги, которые содержат данные и сведения, квалифицирующиеся как коммерческая или служебная тайна. С свою очередь, коммерческая или служебная тайная определяется как информация с ограниченным доступом. Доступ ограничивается в интересах лиц, которые обладают этой информацией и принимают меры к охране ее конфиденциальности.

В современном информационном обществе защита конфиденциальных данных от несанкционированного доступа, разглашения и распространения – основа устойчивого развития любой компании. Секретные данные представляют повышенный интерес не только для преступных сообществ, но и для конкурирующих организаций.

Важную роль в процессе создания, учета, и сохранения информации с ограниченным доступом играет секретарь-делопроизводитель. Он выступает в роли посредника между отправителями и получателями секретных данных. В его функции входит также контроль и ограничение доступа к сведениям, не подлежащих распространению.

При трудоустройстве каждый новый сотрудник должен подписать обязательство о неразглашении служебной и коммерческой тайны. Это означает на практике, что ни в момент осуществления трудовой деятельности, ни после увольнения он не имеет права передавать документы с ограниченным доступом третьим лицам. Он также не имеет права сохранять для личного пользования в полном или частичном виде эти бумаги. Нарушение данных обязательств повлечет наложение ответственности на виновного, поскольку сфера конфиденциального делопроизводства строго регулируется законом.

Разумеется, что речь идет не только о похищении бумажных вариантов документации, но и об электронных документах, которые могут быть похищены путем взлома системы безопасности фирмы и распространены по цифровым каналам. Защита секретных данных подразумевает не только защиту от похищения, но защиту от уничтожения вследствие возникновения форс-мажорных обстоятельств (пожара, затопления и т.д.)

56 Этапы подготовки и издания конфиденциального доступа

Под исполнением конфиденциального документа понимается про­цесс документирования управленческих решений и действий, ре­зультатов выполнения руководителями и сотрудниками фирмы по­ставленных задач и отдельных заданий, поручений, а также реализа­ции функций, закрепленных за ними в должностных инструкциях.

Факторами, инициирующими процесс исполнения, являются:

• получение руководителем, сотрудником (исполнителем) по­ступившего документа;

• письменное или устное указание вышестоящего руководителя;

• устный запрос на информацию или принятие решения от других фирм, учреждений и отдельных лиц;

• задания и поручения, включенные в рабочие планы, графики работы, должностные инструкции и другие организационные и плановые документы;

• полезная информация, полученная из реферативных и ин­формационных сборников, рекламных изданий.

Выделяются следующие основные этапы:

• установление уровня грифа конфиденциальности сведений, подлежащих включению в будущий документ;

• оформление и учет носителя для документирования выде­ленного комплекса конфиденциальной информации;

• составление вариантов и черновика текста документа;

• учет подготовленного черновика конфиденциального доку­мента;

• изготовление проекта конфиденциального документа;

• издание конфиденциального документа.