38.Что необходимо помнить и отразить в инструкции по делопроизводству по регистрации и прохождению внутренних документов

Разрабатывая инструкцию по делопроизводству, следует уделить особое внимание формулировке каждого ее пункта. Инструкция не должна содержать неопределенных положений. Например, ГОСТ Р 6.30-2003 установлено, что утверждению подлежат наиболее важные документы. В инструкции по делопроизводству необходимо конкретно указать виды документов, которые подлежат утверждению руководителем организации, ее коллегиальным органом. Текст инструкции должен быть максимально конкретным и не допускать различные толкования.

Инструкция по делопроизводству обычно состоит из вводной части (общие положения), основной части (тематические разделы) и приложений.

Аргумент в пользу инструкции

Хотя в небольших организациях существует необходимость закрепления требований к ведению делопроизводства, зачастую многие идут путем регламентации отдельных правил работы с документами. После обнаружения серьезных ошибок в работе с документами (например, связанных с утратой документов, нарушением их юридической силы и др.) в организации издается приказ (иной распорядительный документ) или разрабатываются правила, памятки, регламенты, в которых устанавливается порядок работы с документами в организации. Такая практика давно зарекомендовала себя как бесперспективная, т.к. со временем эти документы забываются, теряются, и целостную систему работы с документами создать таким образом невозможно. В то же время инструкция по делопроизводству рассматривается как целостный локальный нормативный акт, позволяющий создать комплексную систему работы с документами, наиболее целесообразную для данной организации.

39. Порядок обработки и учета иностранной корреспонденции

Приказ Минприроды России от 26.12.2012 N 456 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве природных ресурсов и экологии Российской Федерации"

4.10. Порядок обработки и учета иностранной корреспонденции

4.10.1. В Министерстве прием иностранной корреспонденции осуществляется Службой делопроизводства.

4.10.2. Входящая иностранная корреспонденция регистрируется в Службе делопроизводства в установленном настоящей Инструкцией порядке.

4.10.3. После регистрации документы передаются на рассмотрение Министру, заместителю Министра в соответствии с распределением обязанностей или в соответствующее структурное подразделение для подготовки указания по исполнению документа.

Иностранная корреспонденция, требующая неофициального перевода и составления аннотации к ней, передается в структурное подразделение Министерства, курирующее международную деятельность.

4.10.4. Переписка Министерства с зарубежными странами, представительствами, посольствами, международными организациями ведется за подписью Министра или заместителей Министра на международном бланке письма.

Структурные подразделения осуществляют переписку с зарубежными корреспондентами по оперативным вопросам, находящимся в их компетенции.

4.10.5. Письма иностранным корреспондентам готовятся на русском или (и) иностранных языках. Решением лица, подписывающего документ, к подлиннику документа может прикладываться текст неофициального перевода на иностранном языке с подписью исполнителя документа. На тексте перевода в правом верхнем углу обязательно указывается: "Неофициальный перевод".

4.10.6. Письма печатаются в трех экземплярах: первый экземпляр - подлинник письма, оформленный на бланке установленной формы; второй экземпляр - копия письма с визами в дело Службы делопроизводства, третий экземпляр - копия письма в дело исполнителя.

4.10.7. Оформление писем иностранным корреспондентам производится с учетом следующих требований:

реквизит "Адресат" включает в себя: инициал имени и фамилию; наименование должности адресата; наименование организации, номер дома; название улицы, название населенного пункта; почтовый код (индекс) или номер почтового маршрута; название страны;

если письмо адресуется организации, то сначала указывается ее наименование, затем почтовый адрес;

если письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала указывается его имя (инициал имени), фамилия, наименование должности, наименование организации, затем почтовый адрес.

Дата письма и регистрационный номер проставляются в соответствии с расположением этих реквизитов на международном бланке письма. Дата оформляется словесно-цифровым способом.

Адресат печатается слева в верхнем углу бланка через 3 межстрочных интервала ниже номера письма.

Заголовок к тексту в письмах к зарубежным адресатам не является обязательным реквизитом.

Текст письма принято составлять от первого лица. Местоимение "мы" не употребляется. Текст письма начинается с обращения/приветствия "Уважаемые господа" или "Уважаемый г-н/г-жа Министр" без указания фамилии. После приветствия восклицательный знак не ставится, а ставится запятая.

Обращение "Глубокоуважаемый(ая)" допускается использовать лишь в письме к русскоговорящему адресату.

Текст письма принято заканчивать фразами вежливости, которые пишутся лично подписывающим письмо, например: "С наилучшими пожеланиями", "Искренне Ваш".

При наличии приложения к письму отметка делается под текстом письма и оформляется так же, как и для служебных писем.

Реквизит "Подпись" включает наименование должности лица, подписавшего письмо, личную подпись и расшифровку подписи. Реквизит "Подпись" печатается под текстом письма или под реквизитом "Отметка о наличии приложений".

Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем документа.

Реквизит "Отметка об исполнителе" на подлиннике письма не проставляется, а указывается на копии письма с визами, остающейся в деле.

4.10.8. Письма в адрес иностранных корреспондентов в обязательном порядке визируются руководителем структурного подразделения Министерства, осуществляющего международную деятельность, либо лицом, исполняющим его обязанности.

4.10.9. Подписанные исходящие письма в адрес иностранных корреспондентов регистрируются в установленном настоящей Инструкцией порядке в Службе делопроизводства.

4.10.10. Порядок отправления писем иностранным корреспондентам определяется исходя из срочности содержащейся в них информации: по почте, через Министерство иностранных дел Российской Федерации, нарочным, техническими средствами оперативной связи (факс, электронная почта).

В случае отправления документа через Министерство иностранных дел Российской Федерации структурное подразделение, курирующее международную деятельность, готовит сопроводительное письмо, которое регистрируется в установленном настоящей Инструкцией порядке.

4.10.11. При отправке писем иностранным корреспондентам заказной почтой составляется соответствующий реестр.