59. Этапы обработки исходящих конфиденциальных документов

Совокупность технологических стадий (функциональных элемен­тов), сопровождающих потоки конфиденциальных документов, не­сколько отличается от аналогичной совокупности, свойственной по­токам открытых документов. Так, входной документопоток предусмат­ривает следующие стадии обработки конфиденциальных документов:

- прием, учет и первичная обработка поступивших пакетов, кон­вертов, незаконвертованных документов;

- учет поступивших документов и формирование справочно - ин-формационного банка данных по документам;

- предварительное рассмотрение и распределение поступивших документов;

- рассмотрение документов руководителями и передача докумен­тов на исполнение и технологические участки службы КД;

- ознакомление с документами исполнителей, использование или исполнение документов.

Выходной и внутренний документопотоки предусматривают сле­дующие стадии обработки конфиденциальных документов: исполнение документов (этапы: определение уровня грифа кон­фиденциальности предполагаемого документа, учет носителя буду­щего документа, составление, изготовление и издание документа); контроль исполнения документов; копирование и размножение документов; обработка изданных документов; инвентарный учет документов; проверка наличия документов, дел и носителей информации; отправка (экспедиционная обработка) документов адресатам; передача изданных внутренних документов на исполнение; систематизация исполненных документов в соответствии с номен­клатурой дел, оформление, формирование и закрытие дел; подготовка и Передача дел в ведомственный архив (архив фирмы); уничтожение документов и носителей информации.

Стадии обработки конфиденциальных документов, относящиеся к тому или иному документопотоку, характеризуются совокупностью приемов, методов и средств, составляющей определенную техноло­гическую систему обработки и хранения подобных документов.

60. Конфиденциальные документы выделенного хранения

Учет конфиденциальных документов, подлежащих выделенному хранению, осуществляется в журнале или карточках, имеющих следующие графы: Учет ный номер и гриф конфиденциальности документа Д ата реги- ст - рации В ид и заголовок документа Откуда поступил или каким подразделением разработан С каких учет ных номе ров Но мера экзем пляров Количество листов в экземпляре 1 2 3 4 5 6 7 отправление от уничтоже передача на метка о ние архкв ное хранение возвра н н н ар н наиме те омера омер омер хивный уда омера нование, эк- и эк- шифр от- эк- номер и земп- дата земп- пра земп- дата сопро ляров акта ляра вле ляров водительно об н го документа унич то жении 8 9 10 11 1 2 1 3 1 4 15 При значительном объеме документов выделенного хранения чертежно-графические и текстовые документы могут учитываться раздельно, но в однотипных формах учета. В этом случае слова "чертежно-графические" или "текстовые" должны включаться в наименование журнала. В момент регистрации заполняются графы 1-7. При регистрации чертежно-графических документов в графе 3 проставляются вид носителя (калька, ватман, синька) и индекс (обозначение) документа. При взятии на учет документа, переводимого с учета поступивших документов, в графе 4 указывается, откуда поступил документ, в графе 5 - его учетный номер по журналу учета поступивших документов, одновременно в графе 13 журнала учета поступивших документов проставляются номер, присвоенный документу по журналу учета документов выделенного хранения, и количество листов, переведенных на выделанное хранение. При взятии на учет документа, переводимого с учета изданных документов, в графе 4 указывается подразделение данного предприятия, разработавшее документ, в графе 5 - учетный номер документа по журналу учета изданных документов, в графе 17 журнала учета изданных документов проставляются номер, присвоенный документу по журналу учета документов выделенного хранения, и количество переведенных на выделенное хранение экземпляров. Взятые на учет выделенного хранения текстовые документы помещаются в обложку и брошюруются (прошиваются), если не имели обложки и не были сброшюрованы, при этом после последнего листа документа помещается лист с заверительной надписью, в которой указывается прописью количество листов в документе, заверяемое подписью (с расшифровкой) лица, составившего заве- рительную надпись, с проставлением даты, Если в документе имеются литерные, пропущенные номера или вклеенные на листы фотоотпечатки, то они оговариваются в заверительной надписи. На текстовых документах учетные номера, присвоенные по журналу учета документов выделенного хранения, проставляются в верхнем левом углу обложки и титульного листа (при его наличии).

В правом верхнем углу проставляются гриф конфиденциальности и под ним номер экземпляра. На чертежно-графических документах учетные номера проставляются на каждом листе в местах, отведенных соответствующими стандартами. На присланных документах имеющиеся там номера зачеркиваются тушью тонкими линиями. На каждый документ заводится карточка учета выдачи по следующей Форме. КАРТОЧКА учета выдачи конфиденциального документа выделенного хранения (учетный номер, наименование документа и количество листов в нем) Кому Подпись за получение Подпись за возврат выдан и дата и дата 5.