4. Документационный менеджмент в кадровом делопроизводстве

1. Кадровая служба как накопитель документированных персональных данных сотрудников

Кадровая служба (или, как она называется во многих фирмах, служба персонала) является самостоятельным структурным подразделением организации, подчиненным непосредственно первому руководителю или его заместителю по кадрам. Структура кадровой службы зависит от многих факторов: государственная это организация или негосударственная, типа организации (предприятие, банк и т.п.), численности работающих и т.д. В некрупных предпринимательских структурах функции этой службы обычно выполняет один человек - менеджер по персоналу или иногда данные функции делегируются секретарю-референту (управляющему делами). В государственных организациях и крупных фирмах служба (управление, отдел) кадров (персонала) делится на подотделы, секторы, группы. Основная задача кадровой службы - организация и осуществление эффективной кадровой политики, принятой руководящими органами данной организации и направленной на укомплектование трудового коллектива специалистами высокой квалификации и высоких моральных качеств, создание условий для повышения их работоспособности, ответственности за порученное дело, воспитание чувства фирменной гордости. Другой не менее важной задачей можно назвать подбор сотрудников, способных глубоко осознать необходимость выполнения требований информационной безопасности на фирме и неукоснительно соблюдать установленные правила защиты информации.

Можно назвать обобщенно следующие функции службы персонала:

• перспективное прогнозирование и планирование потребности организации в кадрах различных профессий, специальностей и т.п.;

• обоснование и расчет текущей рациональной численности персонала в разрезе профессиональных групп;

• комплектование коллектива организации соответствующим количеством руководителей, специалистов и технических работников;

• систематический анализ профессионального, возрастного состава кадров и выработка соответствующих практических рекомендаций;

• индивидуальный анализ деловых и моральных качеств руководителей и специалистов, выработка рекомендаций по подбору кандидатур на повышение или понижение в должности;

• документирование трудовых правоотношений организации со штатным и временным персоналом, хранение и ведение трудовых книжек и личных дел;

• организация системы учета кадров, их движения, анализ текучести;

• организация обучения персонала, его инструктирования, повышения квалификации руководителей и специалистов, подбор кандидатур для направления на учебу;

• проведение регулярной аттестации кадров, анкетирования и тестирования сотрудников, контроль соблюдения ими правил внутреннего трудового распорядка и требований по обеспечению безопасности информации;

• внедрение в практику работы службы персонала современных достижений в области автоматизации информационного обеспечения работы службы, а также психологических основ анализа деятельности персонала, его деловых и личных качеств.

Кадровая служба, независимо от ее структуры и численности, призвана выполнять достаточно обширный и трудоемкий комплекс функций, который не ограничивается техническими операциями по документированию трудовых правоотношений и включает в себя организацию творческих операций по подбору и отбору кадров для работы в данной организации или фирме. Следовательно, трудовые правоотношения работодателя и работников организации сопровождаются сбором и обработкой значительных объемов персональных данных, которые в совокупности с регламентирующими документами образуют информационно-документационную кадровую систему.