9. Документы о материальной и административной ответственности

1. Процесс документирования учета и отчетности по кадрам

В процессе документирования учета и отчетности в кадровой службе решается комплекс задач по целевой обработке концентрированных массивов информации, отражающих многообразие персональных данных по всем аспектам управления трудовым коллективом. Стадии этого процесса, как правило, носят технический или формально-логический характер и выполняются с использованием трудоемкой традиционной (ручной) технологии или автоматизированными методами. При любой применяемой технологии процесс включает в себя следующие стадии:

1) формирование учетных массивов информации;

2) обновление учетных массивов, внесение изменений и дополнений в учетные персональные данные работников (ведение учетных массивов);

3) составление регламентированной отчетности по кадрам и выдача справочной и справочно-аналитической информации по разовым запросам.

Учетные массивы информации о работниках можно условно разделить на первичные и вторичные. Первичные массивы содержат исходные персональные данные, содержащиеся в трудовых книжках, документах личного дела, приказах по личному составу и личной учетной карточке Т-2. Вторичные массивы отражают повторяемые исходные персональные данные, систематизированные по определенным тематическим признакам.

1. Формирование учетных массивов информации

В основе формирования справочного картотечного учетного аппарата лежит заполнение граф и зон традиционных или электронных учетных карточек различных видов, а также внесение тех или иных показателей в соответствующие журналы регистрации, книги учета, алфавиты и т.д. Карточки заполняются на основании рассмотренных выше документов, сопровождающих оформление трудовых правоотношений граждан с учреждением, организацией или предприятием, фирмой.

Унифицированная форма карточки № Т-2

Основным учетным документом, заполняемым на все категории работников после приема их на работу, является личная карточка унифицированной формы № Т-2, а для государственных служащих - № Т-2ГС. Карточка является машиноориентированной и большинство типовых персональных данных вводится в учетный автоматизированный массив с помощью соответствующих кодов, что значительно сокращает трудоемкость ввода. Формат карточки - A3 (2А4). Для работников, на которых не распространяется порядок ведения личных дел, карточка Т-2 в информационном отношении заменяет собой личное дело и является первичным учетным документом. В остальных случаях она вторична. Карточка состоит из 4 страниц, на лицевой и оборотной стороне которых располагаются тематические блоки, информационное содержание которых отражает все необходимые для работы кадровой службы персональные данные о сотруднике. Блоки имеют в зависимости от содержания анкетную или табличную форму. В правой стороне формы располагаются кодовые поля блоков, имеющих анкетную форму. Информационное содержание табличных форм не кодируется. Первая и вторая страницы формы Л Т-2 заполняются при поступлении гражданина на работу и содержат блок общих сведений о работнике: основные поисковые направления (номер карточки, табельный номер работника, алфавит и т.п.), анкетно-биографические данные, общее образование, образование по профессии (специальности), динамику трудовой деятельности, стаж работы, состав семьи, паспортные данные и т.п. Внесенные сведения заверяются росписью руководителя кадровой службы и росписью гражданина. Третья и четвертая страницы формы № Т-2 заполняются в процессе работы гражданина в данной организации и включают зоны:

• сведения о воинском учете;

• прием на работу;

• назначения;

• перемещения;

• повышение квалификации;

• профессиональная переподготовка;

• аттестация;

• поощрения;

• награды;

• навыки работы (вне специальности);

• отпуска;

• отметка об увольнении.

В табличной части блока «Прием на работу, назначения, перемещения» (копирующего записи в трудовой книжке) предусмотрена роспись работника за каждую внесенную запись. Личная карточка заполняется работником кадровой службы в одном экземпляре. Записи вносятся без сокращений, разборчивым почерком (при ручном заполнении). Номер карточки должен ставиться в соответствии со штатно-должностной книгой, штатным формуляром или штатным расписанием организации. Личная карточка в электронной форме заполняется на экране дисплея аналогичным образом. После заполнения изготовляется бумажный экземпляр этой карточки, в котором ставятся необходимые росписи. Бумажный экземпляр выполняет страховую функцию. Дополнения в карточку первоначально вносятся в электронный экземпляр, а затем впечатываются с помощью принтера в бумажный страховой экземпляр карточки. Заполненные личные карточки систематизируются по структурным подразделениям (или подведомственным учреждениям, или старшинству должностей), а внутри - в порядке алфавита (фамилий) сотрудников. В небольших организациях их целесообразно располагать только в алфавитном порядке. Подобный способ систематизации карточек даже при большом количестве работников позволяет быстро найти нужную карточку. Страховые бумажные экземпляры электронных карточек также располагаются в алфавитном порядке. При увольнении сотрудника в его личной карточке делается соответствующая запись, ставится роспись увольняющегося в получении им трудовой книжки (подобная роспись ставится также в журнале учета трудовых книжек), после чего карточка переставляется из основной картотеки в картотеку уволенных сотрудников.

Виды вторичных учетных карточек и картотек

Помимо личной карточки формы № Т-2 в кадровой службе в необходимых случаях заполняется ряд дополнительных вторичных видов карточек, отражающих различные направления персонального учета личного состава. Так, на научный и научно-педагогический персонал, в том числе совместителей, заполняется учетная карточка унифицированной формы № Т-4. На специалистов с высшим и средним специальным образованием заполняются соответствующие учетные карточки специалистов. Все указанные виды карточек включают в себя как общие анкетные и квалификационные данные, так и разделы, характеризующие перемещения сотрудника по службе, повышение им квалификационного уровня. В картотеках карточки расставляются по шифрам специальностей, а внутри - в порядке алфавита (фамилий).

В крупных управленческих структурах ведется также персональный учет руководящих и ответственных работников, работников, владеющих иностранными языками, выезжающих в загранкомандировки, награжденных правительственными наградами, повышающих свою квалификацию и т.п. С этой целью заполняются специальные учетные карточки, содержащие необходимые сведения о сотруднике. Например, на лиц, занимающих руководящие и ответственные должности, ведутся статистические карточки работника. Указанные выше карточки группируются в одноименные картотеки, в которых располагаются в порядке алфавита (фамилий) или в другой последовательности в зависимости от удобства работы с картотекой. В кадровых службах, использующих автоматизированную технологию учета личного состава, эти карточки обычно имеют электронную форму; иногда дополнительно формируются страховые картотеки распечаток карточек на бумажном носителе. Для получения данных о составе и сменяемости работников по каждой отдельной должности и учета вакантных должностей ведутся традиционные или электронные должностные карточки. Карточка заполняется на каждую должность независимо от того, замещена она работником или нет. В карточку заносятся данные о сотрудниках, последовательно занимавших эту должность. Группировка карточек осуществляется по структурным подразделениям или подведомственным организациям, а внутри - по старшинству должностей. Карточки на вакантные должности выделяются в специальный раздел картотеки. В кадровых службах многих организаций вместо должностной картотеки ведутся традиционные или электронные штатно-должностные книги или штатные формуляры, которые по своему назначению идентичны указанной картотеке. Кроме перечисленных учетных форм в крупных организациях кадровая служба ведет вспомогательную алфавитную картотеку личных дел, необходимую для быстрого нахождения того или иного дела. Алфавитная карточка заполняется на каждое личное дело и включает в себя: фамилию, имя, отчество работника, номер личного дела, дату заведения личного дела и т.д. Аналогичную форму имеет контрольная карточка, в которой регистрируется выдача личного дела во временное пользование. Часто алфавитная и контрольная карточки объединяются в единую алфавитно-контрольную карточку. Следовательно, в кадровой службе ведутся следующие виды традиционных или электронных учетных картотек (учетного аппарата), картотека личных карточек, статистическая картотека руководящих и ответственных работников, картотека специалистов, картотека научных работников, должностная картотека, алфавитная картотека, контрольная картотека ( или алфавитно-контрольная картотека) и ряд картотек персонального учета в зависимости от специфики организации.

Все картотеки должны иметь действующий и архивный разделы. Следует иметь в виду, что в конкретных организациях в силу их особенностей и порядка построения делопроизводства в кадровой службе некоторые из перечисленных картотек могут отсутствовать или быть представлены в большем количестве видов, В кадровых подразделениях крупных учреждений картотеки формируются не только на работников центрального аппарата, но и работников подведомственных учреждений, организаций и предприятий, занимающих должности, назначение на которые находится в компетенции вышестоящего органа управления. В практике работы кадровых служб многих организаций достаточно широко используются до настоящего времени одновременно с картотеками или вместо специализированных картотек журнальные формы учета личного состава (алфавиты, указательные списки, тетради, книги учета и т.п.), количество которых доходит до 30 различных видов. Например: • алфавитная книга личного состава, • книга учета общего и непрерывного стажа работы, • книга учета подростков, • журнал учета движения сотрудников и многие другие.

Дублирование информации во всевозможных формах учета составляет до 70%. Обычно журнал или книга учета заводится по каждому учетно-справочному на'" правлению работы, в разрезе групп и даже отдельных отчетных показателей, типовых справочных и справочно-аналитических запросов, для быстрого подсчета массовых сводных показателей, необходимых для включения в различные формы отчетности. Только, в этом случае может быть обеспечена относительная оперативность выдачи требуемой информации. Журнальные формы учета характеризуются негарантированной достоверностью информации. Возникновение нового направления поиска информации по кадрам, как правило, порождает введение дополнительной учетной формы (карточки или журнала). Массивы вторичных учетных документов по личному составу формируются не только в кадровой службе, но и бухгалтерии, военно-учетном столе, отделах и цехах. Так, например, в бухгалтерии для расчета заработной платы по каждому вновь принятому сотруднику заводится лицевой счет, имеющий типовую карточную форму, в которой указывается фамилия, имя, отчество, дата поступления на работу и зарплата по месяцам. Систематизируются лицевые счета, как и личные карточки, по структурным подразделениям, а внутри - в порядке алфавита (фамилий).

В военно-учетном столе ведется картотека лиц, состоящих на воинском учете, в отделе (секторе) подготовки кадров - учетная картотека сотрудников, повышающих свой общеобразовательный и квалификационный уровень, в отделах и цехах предприятия - табель учета рабочего времени и т.д. В профсоюзном органе формируется картотека учета членов профсоюза.

2. Стадия обновления (ведения) учетных массивов

Обилие традиционных многоаспектных вторичных учетных документов, в свою очередь, значительно осложняет следующую стадию ведения учетной работы - стадию обновления сформированных учетных массивов, внесения изменений и дополнений в учетные персональные данные сотрудников. Анализ учетной кадровой информации показывает, что 90-95% персональных сведений о сотрудниках изменяются в процессе их жизни и трудовой деятельности. Меняются: должность, уровень образования, разряд, оклад, сроки отпуска, домашний адрес и т.п. Из учетных показателей стабильны только пол, национальность, место и дата рождения. Стадия обновления сведений о работниках, предназначенная для поддержания информационных массивов в постоянно достоверном состоянии, осуществляется или регулярно - по мере возникновения конкретных изменений, дополнений, или периодически - по мере накопления таких изменений за определенный промежуток времени (месяц, квартал). Текущее накопление изменяющихся сведений находит отражение в специальной учетной форме - ведомости изменений, которая ведется как для традиционной, так и автоматизированной справочно-информационной системы. Информация о необходимых изменениях и дополнениях в учетных сведениях работников поступает, прежде всего, из договорных, персональных и организационно-распорядительных документов или от самих работников. В кадровых службах сложилась практика уточнения данных рабочих и служащих при ознакомлении их с соответствующими приказами (распоряжениями) по личному составу, с записями в трудовых книжках, при оформлении отпусков, переводов, увольнений. Изменения и дополнения часто вносятся по инициативе самих сотрудников при изменении образовательного или квалификационного уровня, семейного положения, оформлении пенсии и т.п. Все изменения и дополнения, вносимые в учетные формы, должны быть подтверждены соответствующими документами. Новые записи в учетных документах вписываются в специальные строки (зоны) или над старой записью. Старая запись аккуратно зачеркивается одной чертой. Основание новой записи (вид, дата, серия, номер документа) может указываться на поле учетного документа.

После внесения изменения или дополнения учетный документ возвращается в соответствующую картотеку. Обязательным условием правильной организации работы по внесению изменений и дополнений в учетные документы является одновременное изменение идентичных показателей сразу во всех видах карточек, журналов и баз данных, в которых эта запись имеется. Осуществление подобных трудоемких технических операций в крупных организациях ручными методами приводит к задержкам в обновлении информационных ресурсов, старению информации и снижению достоверности справочных и отчетных документов. Наиболее рационально первоначально вносить необходимые изменения и дополнения в электронный экземпляр карточки и затем распечатывать на принтере указанные изменения и дополнения в бумажные экземпляры страховых карточек и карточки, не имеющие электронного аналога. Карточка может также перепечатываться заново, а старый экземпляр уничтожается.

3. Составление регламентированной отчетности и выдачи справочной и справочно-аналитической информации

Конечной целью обработки учетных массивов информации является составление регламентированной отчетности по кадрам и выдача справочной и справочно-аналитической информации на разовые запросы. Регламентированная отчетность по кадрам имеет заранее обусловленный состав информационных показателей. Справочная и справочно-отчетная (справочно-аналитическая) информация обеспечивает разовые, непериодические запросы, поступающие с различных уровней управления, характеризуется произвольным содержанием и формой документирования. Запрашиваемые справочно-аналитические сведения всегда отличаются большим разнообразием: половой, возрастной и национальный состав кадров, распределение кадров по стажу работы, образовательному уровню, категориям, должностям, наличию правительственных наград и т.д. Справочная информация в большинстве случаев индивидуальна и выдается по запросам, касающимся отдельных работников. К справочной информации можно отнести справки, подтверждающие место работы и должность (профессию, специальность), которые выдаются кадровой службой по требованию работника, и составляемые на основе учетной карточки формы № Т-2. Справки выдаются в срок не более 3 дней. По просьбе работника ему выдается заверенная копия касающегося его приказа (распоряжения). В последние годы ведение учетной, отчетной, справочно-аналитической и справочной работы по персоналу учреждений, организаций, предприятий и фирм в большинстве случаев основывается на автоматизированной технологии. Подобная технология резко повышает эффективность управления персоналом за счет оперативного получения полных и достоверных данных по всем функциям, включая не только статистический и персональный поиск необходимых сведений, но и логический анализ состава и движения личного состава для целей прогнозирования и планирования перспективных направлений подбора, подготовки, переподготовки, расширения или сокращения численности персонала и расстановки кадров.