9. Оценка деятельности работника

1. Документирование процедуры поощрения работника

Работодатель поощряет работников, добросовестно выполняющих трудовые обязанности:

• объявляет благодарность;

• выдает премии;

• награждает ценным подарком;

• Почетной грамотой,

• представляет к званию лучшего по профессии.

Поощрения рабочих и служащих по результатам трудовой деятельности документируются в учреждениях, организациях, на предприятиях и фирмах единообразно в соответствии с требованиями УСОРД или УСПУД. При поощрении работника составляются: представление и приказ о поощрении (индивидуальный или сводный).

Технологическая цепочка процедуры поощрения работника включает в себя:

• составление руководителем структурного подразделения, в котором работает сотрудник, представления о поощрении сотрудника с указанием вида поощрения в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка организации;

• согласование представления с профсоюзным органом, главным бухгалтером, руководителем кадровой службы и заместителем первого руководителя, курирующим данное структурное подразделение; согласование обоснованности и вида поощрения;

• передача представления и иногда выписки из протокола заседания профсоюзного органа первому руководителю для принятия решения;

• при положительном решении - передача представления с резолюцией в кадровую службу для составления и оформления соответствующего приказа;

• составление (как правило, заполнение электронного шаблона) сотрудником кадровой службы унифицированной или традиционной индивидуальной формы приказа о поощрении; распечатка бумажного экземпляра приказа; при необходимости — согласование черновика приказа с руководством организации и структурного подразделения;

• визирование приказа, подписание приказа руководителем организации; ознакомление работника с приказом; выдача по его просьбе заверенной копии приказа (распоряжения);

• несение необходимой записи в дополнение к личному листку по учету кадров в личном деле работника;

• несение необходимых записей о поощрении работника в учетные формы, в том числе личную карточку (формы № Т-2 или Т2ГС), перестановка учетных карточек в картотеке;

• внесение соответствующей записи в трудовую книжку работника;

• торжественное объявление приказа о поощрении работника;

при соответствующем виде поощрения вручение ему премии, ценного подарка, грамоты и т.п.; помещение копии приказа на доску приказов организации.

Представление (или докладная записка) о поощрении имеет в содержательной части следующие данные:

• фамилия, имя, отчество;

• год рождения;

• образование;

• должность;

• структурное подразделение;

• стаж работы в организации;

• оценка производственной деятельности;

• мотив поощрения;

• основание;

• вид поощрения.

Основаниями поощрения могут быть определенные события: окончание выполнения сложного задания, высокая производительность труда, юбилейные даты работника, праздничные даты и другие события. Представление может составляться на группу работников, может составляться по инициативе руководства организации или профсоюзного органа. Составляется и подписывается представление руководителем структурного подразделения. Приказ о поощрении работника (работников), как правило, является простым по структуре. В вводной части традиционной текстовой формы такого приказа обосновываются мотивы и основания поощрения, высокие результаты трудовой деятельности и общественной активности поощряемого лица. В распорядительной части указывают: вид поощрения (объявить благодарность, наградить ценным подарком и т.п.), фамилию, имя, отчество работника или работников (фамилии в этом случае располагаются в алфавитном порядке), наименование должности (профессии, специальности), места работы, краткое формулирование мотива поощрения. Основанием такого приказа является представление, докладная записка, выписка из протокола заседания или решение профсоюзного органа и т.п.

Например: Заголовок приказа «О премировании И.Г. Коростелева», текст: «За длительную и добросовестную работу и в связи с пятидесятилетием со дня рождения ПРЕМИРОВАТЬ главного бухгалтера И.Г. Коростелева в размере ____ руб.». В индивидуальный приказ (распоряжение) о поощрении работника (унифицированная форма № Т-11) включены указанные выше сведения; в аналогичном сводном приказе (унифицированная форма № Т-11 а) сведения сгруппированы в таблицу для отражения информации по каждому из поощряемых лиц. Сводный приказ также имеет вводную часть.

2. Документирование процедуры применения дисциплинарного взыскания

При совершении дисциплинарного проступка, т.е. неисполнении или ненадлежащем исполнении работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей работодатель вправе применить дисциплинарные взыскания: замечание, выговор, увольнение. В этом случае составляются: докладная записка о проступке, объяснительная записка (письменное объяснение работника) и приказ о наложении дисциплинарного взыскания.

Технологическая цепочка процедуры наложения дисциплинарного взыскания на работника включает в себя:

• выявление факта проступка работника;

• составление акта о разовом проступке (опоздании на работу, неявке на работу без уважительной причины, уходе с работы ранее установленного времени, появлении на рабочем месте в нетрезвом состоянии, нарушении правил техники безопасности и т.п.);

• составление руководителем структурного подразделения, в котором трудится работник, или руководителем функционального структурного подразделения (кадровой службы, службы безопасности и др.) докладной записки на имя первого руководителя организации о систематическом или разовом совершении работником дисциплинарного проступка с указанием меры дисциплинарного взыскания;

• доведение руководителем структурного подразделения до сведения работника содержания докладной записки и акта, проставление работником росписи об ознакомлении на докладной записке;

• написание работником, совершившим проступок, объяснительной записки на имя первого руководителя организации или его заместителя; передача объяснительной записки руководителю структурного подразделения - автору докладной записки;

• передача докладной и объяснительной записок, акта о проступке первому руководителю организации для принятия решения;

• при необходимости формирование первым руководителем организации или его заместителем комиссии для проведения служебного расследования с целью установления действительной виновности работника и меры дисциплинарного взыскания;

• принятие первым руководителем решения о мере дисциплинарного взыскания на основании предоставленных документов и заключения по результатам служебного расследования;

• передача докладной записки с резолюцией первого руководителя и других документов в кадровую службу для составления и оформления соответствующего приказа;

• составление (как правило, заполнение электронного шаблона) сотрудником кадровой службы традиционной индивидуальной формы приказа о наложении дисциплинарного взыскания или унифицированной формы приказа (распоряжения) о прекращении действия трудового договора с работником (форма № Т-8); распечатка бумажного экземпляра приказа; при необходимости - согласование черновика приказа с руководством организации и структурного подразделения, профсоюзным органом;

• при увольнении работника - получение согласия профсоюзного органа;

• визирование приказа, подписание приказа руководителем организации; ознакомление работника с приказом; выдача по его просьбе заверенной копии приказа (распоряжения);

• внесение необходимой записи в дополнение к личному листку по учету кадров в личном деле работника;

• внесение необходимой записи о наложении на работника дисциплинарного взыскания в учетные формы, в том числе личную карточку (формы № Т-2 или Т-2ГС);

• при увольнении - внесение соответствующей записи в трудовую книжку работника.

1. Докладная записка

В докладной записке, которая подписывается руководителем структурного подразделения или руководителем функционального подразделения, фиксируется факт обнаружения нарушения с указанием его характера, вида и даты, мотивированного объяснения причины нарушения, мнения о мере дисциплинарного взыскания. При разовом нарушении работником дисциплины к докладной записке прилагается акт, подтверждающий факт совершения проступка.

2. Объяснительная записка

Объяснительная записка составляется работником, совершившим проступок, и отражает причины, обстоятельства и дату проступка. Отказ работника дать письменное объяснение о допущенном нарушении не является препятствием к применению меры дисциплинарного воздействия.

3. Приказ о наложении дисциплинарного взыскания

Приказ о наложении дисциплинарного взыскания, как правило, также индивидуален, хотя имеется практика включения подобного распорядительного действия в сложные приказы по личному составу и даже приказы по основной деятельности, хотя это снижает воспитательное значение подобных приказов и ограничивает гласность принятых мер. По структуре приказ о наложении дисциплинарного взыскания состоит из вводной части (обоснования причины наложения дисциплинарного взыскания с изложением существа нарушения, даты его совершения, отягощающих или смягчающих обстоятельств) и распорядительной части: вид дисциплинарного взыскания (объявить выговор, сделать замечание и т.п.), фамилия, имя, отчество работника, наименование должности (профессии, специальности), место работы, вид и дата нарушения. Во всех случаях целесообразно проект приказа о наложении дисциплинарного взыскания согласовывать с профсоюзным органом. Дисциплинарное взыскание в форме увольнения документируется приказом (распоряжением) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником. Следовательно, правовые действия, связанные с поощрением работников за трудовые достижения и наложением дисциплинарных взысканий за нарушения трудовой дисциплины, имеют сложившийся стандартный характер в части оформляемых документов и процедур доведения решений руководства до работников организации.