1. Теоретический материал

Хранение текста документов в документальных информационных системах возможно в следующих видах:

– как значение поля. В этом случае текст документа представляется в виде неформатированного текста (рассмотрено нами в лабораторной работе №1-2). При этом поле, в котором будет храниться документ, должно иметь тип «Поле МЕМО» с целью обеспечения неограниченной возможности для хранения документов различного объема. Однако возможно сохранение форматирования текста. Для этого поле, в котором хранится текст, должно иметь тип «Поле объекта ОLЕ»;

– как отдельный файл с текстом документа. В этом случае в базе данных хранится ссылка на файл, поле должно иметь тип «Гиперссылка». При этом должно соблюдаться условие: тексты документов должны находиться постоянно в определенном месте дискового пространства (т.е. не должен меняться путь доступа к ним). Такой способ организации хранения электронных документов применяется в распределенных базах данных, разработанных по технологии «клиент-сервер» (тексты документов хранятся на сервере, а работа с ними осуществляется на рабочих местах по ссылкам). Особенностью такой организации хранения документов является отсутствие прямого доступа к текстам документов и невозможность выполнять контекстный поиск.

2. Методика выполнения лабораторной работы

Рассмотрим различные варианты хранения текстов документов в полях реляционной таблицы.

Изменение структуры таблицы документов

Задания:

1. Выбрать Таблицу документови открыть ее в режимеКонструктор.

2. Добавить два поля с именами Просмотр документа(типПоле объекта OLE) иСсылка на файл документа(типГиперссылка) (рис. 22).

Рис. 22

3. Сохранить изменения, внесенные в структуру таблицы.

Заполнение таблицы документов и их просмотр

Задания:

1. Открыть Таблицу документов.

2. Для заполнения поля Просмотр документанеобходимо кликнуть правой кнопкой мыши в этом поле и выбрать командуВставить объект. На экране появляется диалоговое окноВставка объекта (рис. 23).

Рис. 23

3. Выбрать опцию Создать из файла. Нажать кнопкуОбзори выбрать файл с текстом документа, реквизиты которого представлены в текущей записи. Затем выбрать опциюСвязьс целью определения связи между значением поля и файлом документа, нажатьОК. Поле принимает значение ДокументOfficeMicrosoft Word.

4. Выполнить аналогичные действия для всех документов из базы данных.

5. Для заполнения поля Ссылка на файл документанеобходимо кликнуть правой кнопкой мыши в этом поле и выбрать командыГиперссылка / Изменить гиперссылку. На экране появляется диалоговое окноВставка гиперссылки (рис. 24).

Рис. 24

6. Выбрать Связать сфайлом, веб-страницей,выбрать папку, в которой расположены файлы с текстами документов и выбрать файл с текстом документа, реквизиты которого представлены в текущей записи. Затем нажатьОК. Поле принимает значение гиперссылки с указанием пути доступа к файлу с текстом документа.

7. Выполнить аналогичные действия для всех документов из базы данных. Таблица документов примет следующий вид (рис. 25).

Рис. 25

8. Для просмотра текстов документов достаточно дважды кликнуть мышью в поле Просмотр документаили один раз в полеСсылка на файл документа. Обратите внимание на то, что в обоих случаях прежде всего осуществляется запуск текстового процессора MS Word, а затем – файла с текстом документа.