Атрибутивное индексирование

В документальной информационной системе одной из важных задач является поиск документов по атрибутам. Атрибутивный индекспозволяет хранить данные о документе, не содержащиеся непосредственно в его тексте. Например, автора документа, дату его создания, тему, вид и другие фактические данные. Данные могут автоматически извлекаться из документа, либо вноситься вручную при вводе документа в систему. Структура атрибутного индекса соответствует стандарту представления структурированной информации, т.е. это таблица с заранее заданными полями. Пример организации атрибутного индекса, в котором все документы характеризуются одним и тем же набором реквизитов-полей: автор документа, вид документа и его номер, дата создания, название.

Задание:

1. Создать новую таблицу Наименование вида документов. Определить в ней одноименное текстовое поле размеров 100 символов, ключевое поле не создавать.

2. Внести изменения в Таблицу документов. Для этого открыть ее в режимеКонструктор, перед полемТекст документавставить 3 строки для создания новых полей регистрационной карточки, описывающей документ:Наименование вида документа,Дата документа,Автор документа(рис. 30).

Рис. 30

2. Сохранить изменения в структуре таблицы.

3. Внести изменения в форму Ввод документов и их индексированиес целью заполнения регистрационной карточки на каждый документ. Для этого открыть ее в режимеКонструктор.Вставить полеНаименование вида документовкак поле со списком, выбрать в качестве источника данных таблицуНаименование видов документов, и сохраняя данные в полеНаименование видов документовтаблицы документов.

Остальные поля вставить посредством использования инструмента Добавить поляконструктора форм.

4. Форма для ввода данных должна принять следующий вид (рис. 31):

Рис. 31

5. Заполнить сведения о документах в базе данных.

Создание запроса на многокритериальный поиск

Часто в процессе поиска документов возникает необходимость выполнить их отбор сначала по одному признаку, а затем из найденных документов отобрать те, которые удовлетворяют второму критерию поиска (третьему и т.д.). Такой поиск называется многокритериальным.

Создадим многокритериальный поиск документов по наименованию их вида и дате создания.

Задания:

1. Создать Запрос на поиск по первому критерию. Для этого выбирают вкладкуСоздание, объектКонструктор запросов, добавитьТаблицу документов, на основе которой создается запрос.

2. Выбрать тип запроса – запрос на создание новой таблицы .

3. Определить имя новой создаваемой таблицы – Таблица по первому признаку. Она первоначально пуста, и в результате выполнения запроса всегда сначала будет очищаться, а затем туда будут временно помещаться записи, удовлетворяющие введенному запросу на поиск.

4. Создать запрос согласно представленному на рис. 32:

Рис. 32

5. Сохранить запрос под именем Запрос на поиск по первому признаку.

6. Аналогично создать запрос на поиск по второму критерию – дате документа. Это также будет запрос на создание таблицы с именем Таблица по второму признаку.Он создается на основеТаблицы по первому признаку. Сохранить запрос под именемЗапрос на поиск по второму признаку(рис. 33):

7. Выполнить поиск документов по их виду и дате.