Тема 4. Ревизия денежных средств, кассовых и банковских операций

1 Задачи и цели ревизии денежных средств

Ревизия государственных учреждений начинается с внезапной проверки наличия в кассе денежных средств и товароматериальных ценностей. Цель её – установить, соответствует ли наличие денежных средств и других ценностей кассы тому наличию, которое должно быть на день проверки по данным учёта; нет ли случаев выдачи денег без расходных ордеров и других заменяющих документов, позаимствование денег по расписки отдельных работников и других нарушений кассовой дисциплины

При проверке кассы и кассовых операций следует установить:

• Имеется ли письменный договор с кассиром о полной материальной ответственности и ознакомлен ли он с Положением о ведении кассовых операций

• Обеспечивается ли сохранность денег при хранении, доставке а также при оформлении денежных документов, согласно Положению о ведении кассовых операций

• Производятся ли внезапные инвентаризации денежных средств и бланков строгой отчётности

• Соблюдается ли в ревизуемом объекте кассовая дисциплина и порядок оформления кассовых документов

• Обеспечено ли полное и своевременное оприходывание поступающих денег, а также правильность производимых из кассы выплат

• Соблюдается лимит остатка наличных денег в кассе государственного учреждения и предельной суммы использования наличных денге в расчётах.

Особое внимание уделить на использование наличных денег в течении месяца допущенных на осуществление расчётов в общей сумме.

2. Ревизия кассы и кассовых операции

До начала ревизии кассы следует выяснить, нет ли в бухгалтерии нескольких касс, не возложено ли на кассира ведение кассовых операций профсоюзной пли других организаций и не хранятся ли их деньги в кассе централизованной бухгалтерии. При этом следует иметь в виду, что хранение в кассе наличных денег, не принадлежащих ревизуемому учреждению, запрещено.

До начала проверки кассы кассиром составляется отчёт об операциях за последний день, выводит остаток денег по кассовой книге.

Одновременно кассир даст расписку, в которой указывается, что все приходные и расходные документы включены в отчет и к моменту ревизии кассы не оприходованных и не списанных в расход денег не имеется.

При инвентаризации кассы проверяется фактическое наличие денег и других ценностей, находящихся в кассе. Денежное наличие проверяется путем полного полистного пересчета всех наличных денег. Одновременно инвентаризируются денежные документы и ценности, бланки строгой отчетности, хранящиеся в кассе. При проверке фактического наличия денежных документов (почтовые марки, оплаченные талоны на бензин и масла, на питание, оплаченные путевки в дома отдыха, санатории, турбазы, полученные извещения на почтовые переводы и др.), устанавливается сумма, подлинность каждого документа и правильность его оформления. Бланки строгой отчетности проверяются по видам, номерам и сериям бланков. При подсчете фактического наличия денег в кассе принимается к учету наличность. Никакие документы или расписки в остаток наличности кассы не включаются.

Если проверка наличия денежных средств в кассе проводится в срок выплаты заработной платы, на не выданные для этой цели подотчетным лицам суммы кассир предъявляет групповой список. Сохранность этих сумм проверяет ревизор. Наличные деньги и другие ценности, находящиеся в кассе, не оправданные приходными документами, счи­таются излишком и подлежат зачислению в бюджет.

Инвентаризация кассы оформляется отдельным актом. В акте указываются: состав комиссии, проводившей инвентаризацию, место нахождения проинвентаризированных наличных денег и других ценностей, остаток в натуре в кассе бюджетной организации и остаток по данным бухгалтерского учета на день инвентаризации.

Акт составляется в двух экземплярах и подписывается инвентаризационной комиссией и материально-ответственным лицом. Один экземпляр акта передается в бухгалтерскую службу бюджетной организации, второй остается у материально-ответственного лица.

При смене материально-ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах.

При обнаружении в кассе недостачи или излишка наличных денег и ценностей в акте указываются суммы недостач или излишков и обстоятельства их возникновения.

Инвентаризация кассы оформляется отдельным актом. В акте указываются: состав комиссии, проводившей инвентаризацию, место нахождения проинвентаризированных наличных денег и других ценностей, остаток в натуре в кассе бюджетной организации и остаток по данным бухгалтерского учета на день инвентаризации.

Проверку кассовых операций осуществляют сплошным методом за весь ревизуемый период и за 2-3 месяца прошлого обревизованного периода.

При проверке кассовых операций в первую очередь проверяется правильность совершения операции и полноту отражения операции в бухгалтерском учёте по их поступлению в кассу и внесению на счёт. Проверку проводят путём сопоставления сумм отражённых в следующих документах и регистрах учёта: квитанция на взнос наличными, приходные расходные кассовые ордера, отчёт кассира, выписки со счетов банка и территориальных органов казначейства, мемориального ордера №1, накопительной ведомости формы 381. В случаях сомнения ревизора в достоверности сумм или цифр в документах, характеризующих операции с денежными средствами. Наиболее эффективным приёмом является встречная проверка.

Затем целесообразно проверить правильность ведения кассовой книги - основного сводного аналитического документа по осуществлению кассовых операций. По действующему законодательству на предприятии разрешается ведение только одной кассовой книги, которая должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена сургучной печать. Проверяется регулярность ведения кассовой книги составление кассового отчёта. При этом имеется в виду, что при совершении операции отчёт должен составляться ежедневно, или же в 3-5 дней. Подложная запись в остатке денежных средств устанавливается путём сплошного арифметического подсчёта сумм в каждом кассовом отчёте. В необходимых случаях составляется оборотная ведомость денежных средств за весь ревизуемый период. Для проверки реальности остатков денежных средств на отдельную дату используется данные мемориального ордера и накопительной ведомости, книги «Журнал-главная» и баланса. Проверка соответствия записей операций в кассовой книге и отчёте проводится путём взаимного их послеоперационного сличения. Противоречия между ними по записям могут быть в основном в результате неряшливого оформления документов, бесконтрольности бухгалтерии или умышленного сокрытия злоупотреблений. Полноту страниц в кассовой книге и кассовом отчёте документов по приходу и расходу наличных денег ревизор проверяет сопоставлением первичных документов – приходных и расходных кассовых ордеров с приложенным к ним оправдательными документами – кассовой книги и отчётом кассира Такая проверка позволяет вскрывать случаи неполного оприходывания денег, полученных по чекам из учреждений банка, от сотрудников учреждения в счёт погашения, а также случаи неполного списания денежных средств в расход.

Полноту отражения в кассовой книге и кассовом отчёте документов по приходу и расходу наличных денег ревизор проверяет сопоставлением первичных документов – приходных и расходных кассовых ордеров и приложенных к ним оправдательных документов с кассовой книгой и отчётом кассира. Такая проверка позволяет вскрыть случаи неполного оприходывания денег, полученных с учреждения банка, от сотрудников, а также списания их в расход. Проверку достоверности приходных и расходных кассовых ордеров необходимо проводить в целях выявления фактов использования кассиром подложных ордеров или использования кассовых ордеров повторно. Как известно все приходные и расходные кассовые ордера должны быть зарегистрированы в бухгалтерии в журнале регистрации приходных и расходных ордеров. Операции по приёму и выдаче денежных средств по приходным и расходным ордерам должны производиться только в день выписки и регистрации в журнале. Кассовые ордера должны выписываться работниками бухгалтерии, а не кассиром. Ревизия обращает внимание на то, чтобы на приходных документах были погашающие штампы «получено», а на расходных «оплачено», с указанием даты. Кассовые ордера, по которым кассовые операции по каким – либо причинам не были совершены должны изыматься бухгалтерией и выписываться новые. При проверке правильности регистрации кассовых ордеров ревизор обращает внимание на наличие и подлинность на приходном ордере подписи главного бухгалтера, а на расходном ордере подписи главного бухгалтера и разрешительной подписи руководителя учреждения. При установлении фактов пропуска в нумерации кассовых ордеров или отсутствия на них подписей должностных лиц или отдельных исполнителей ревизор требует от кассира объяснения по замеченным нарушениям.

Проверка документов на взнос в кассу подотчётным лицом сумм неизрасходованных авансов производится во взаимной связи с операциями, характеризующими сумму утверждённого авансового отчёта. Сопоставлением сумм данных авансовых отчётов подотчётных лиц с данными приходных кассовых ордеров, кассовой книги и отчёта кассира проверяется правильность и реальность поступивших в кассу денег.

При проверке кассовых операций по экономическим однородным направлениям расхода денег наибольший удельный вес занимает контроль операций по выплате заработной платы. Источниками для проверки обоснованности списания в расход денег по кассе служат расчётно-платёжные ведомости, документы по промежуточным расчётам в случаях увольнения или ухода в отпуск, выплат внеплановых авансов.

Ревизор сверяет данные расчётно-платежных ведомостей с данными отдела кадров. Ревизией устанавливаются факты списания в расход по кассе денег в завышенном размере или по расчётно-платёжным ведомостям в целях злоупотребления или а порядке одолжения денежных средств работникам до следующего срока выдачи заработной платы. При проверке расчётно-платежных ведомостей ревизор обращает внимание на наличие и достоверность подписей в получении денег, правильность подсчёта итогов сумм выданной и депонированной заработной платы. Достоверность подписей в получении денег ревизор устанавливает путём сличения их с росписями на таких же или других документах прошлых месяцев или документов отдела кадров. При исследовании документов на выдачу денег лицам не состоящим в списочном составе обращается внимание на наличие отметок в расходном кассовом ордере, наименование документа, удостоверяющего личность получателя, его номера, кем и когда он выдан.

Заключительным этапом ревизии кассовых операций является проверка их по данным синтетического учёта, особое внимание при этом обращается на правильность корреспонденции счетов, полноту отражения сумм счетах, правильность подсчётов итогов построчно и каждой графе мемориального ордера №1- накопительной ведомости формы 381, взаимосвязь с корреспондирующими счетами, отражённых в других регистрах учёта.

Необходимость проверки правильности корреспонденции счетов по каждой кассовой операции и полноты отражения сумм на соответствующих счетах заключается в том, чтобы выявить возможные случаи вуалирования злоупотреблений и хищений, когда выданные из кассы суммы или полученные платежи вместо одного счёта относят на другой.