2. Классификация контроля. Методы документального и фактического контроля

Контроль за производственной, хозяйственной и финансовой деятельностью предприятий, организаций и учреждений принято называть хозяйственным контролем.

Хозяйственный контроль по времени осуществления подразделяется на три вида: предварительный, текущий (оперативный) и последующий.

Предварительный контроль осуществляется с целью предупреждения бесхозяйственности, незаконных действий

Текущий или оперативный контроль обеспечивает систематическое наблюдение за совершением хозяйственной деятельности предприятиями, учреждениями.

Последующий контроль проводится после совершения хозяйственных операций. Его основная задача – проверить правильность и законность совершенных хозяйственных операций, вскрыть недостатки в работе, нарушения и злоупотребления, наметить и принять меры по их устранению.

По источникам данных для проверок контроль подразделяется на документальный и фактический.

Документальный контроль заключается в установлении сущности проверяемой хозяйственной операции по данным первичных документов, учётных записей и отчётности, в которых она получила отражение.

Объектом документальной ревизии является информация характеризующая совершенные хозяйственные операции. По своему содержанию, назначению и целям хозяйственные операции разнообразны и большей частью взаимосвязаны. При документальной проверке применяются различные методы и приёмы, совокупность которых образует методику документальных ревизий.

Прием – это отдельное контрольно-ревизионное действие, а метод (способ) – совокупность таких действий, направленных на изучение и исследование документов и хозяйственных операций.

Основными приемами документального контроля являются:

• Технико-экономические расчёты

• Нормативная проверка

• Формальная проверка

• Логическая проверка

• Арифметическая проверка

• Встречная проверка

• Анализ ежедневного или послеоперационного изменения остатков

• Восстановление количественно-суммового учёта

• Проверка правильности корреспонденции счетов

• Исследование неофициальных материалов

• Исследование и проверка объяснительных записок

Технико-экономические расчёты составляются в период ревизии для определения правильности действующих плановых показателей, норм материальных и трудовых затрат. В результате составления технико-экономических расчётов ревизиями вскрываются факты применения устаревших норм материальных и трудовых затрат.

Нормативная проверка – применяется для выявления отклонений фактических затрат от плановых или нормативных. Нормативной проверкой устанавливаются факты невыполнения отдельных заданий вышестоящих органов, касающихся финансово-хозяйственной деятельности.

Формальная проверка документов имеет своей целью выявление дефектов в оформлении документов, установление правильности заполнения реквизитов, и наличие неоговоренных исправлений, подчисток, дописок текста и цифр, уточнение подлинности подписей должностных лиц, соответствие документа действующей типовой форме.

Формальной проверкой ревизия устанавливает наличие доброкачественных и недоброкачественных документов. К доброкачественным относятся правильно оформленные документы, верно отражающие совершенную операцию. В недоброкачественных документах операции могут отражаться в искажённом виде или быть оформлены на фиктивную операцию.

Логическая проверка позволяет определить объективную возможность и целенаправленность в расходовании денежных средств и материальных ресурсов, реальность взаимосвязей между отдельными хозяйственными операциями. Осуществление логической проверки обуславливается квалификацией проверяющего, знанием необходимых нормативных документов, умением анализировать взаимосвязи различных хозяйственных операций.

Арифметическая проверка применяется для определения в документах правильности подсчётов и выявления признаков хищений и злоупотреблений завуалированных путём арифметических действий. Неправильные арифметические подсчёты могут быть умышленными и неумышленными. Ревизиями устанавливаются случаи умышленного искажения отчётных данных. При арифметической проверке регистров бухгалтерского учёта иногда выявляются подлоги в мемориальных ордерах, журнал – ордерах.

Встречная проверка представляет собой сличение разных документов или сравнение нескольких экземпляров одного и того же документа, находящихся в других учреждениях, предприятиях.

Прием взаимного контроля применяется для сопоставления различных документов, отражающих взаимосвязанные хозяйственные операции. При этом возможно:

• сопоставление документов отражающих непосредственное совершение хозяйственной операции, с документами, имеющими к первым косвенное отношение (сопоставление материального отчёта о расходе материалов с данными карточек складского учёта)

• сопоставление документов отражающих хозяйственную операцию, с документами, оформление и содержание которых обуславливается непосредственно с первичными документами (включение в расчётно – платёжную ведомость на заработную плату работника, которого не было в табеле учёта рабочего времени)

Анализ ежедневного или послеоперационного изменения остатков товароматериальных ценностей и денежных средств характерен тем, что в результате хронологического анализа хозяйственных операций предоставляется возможность выявить отклонения от нормального оборота материальных ценностей и денежных средств, и как следствие этого, установить искажение данных об остатках, образующихся после совершения каждой операции. Наибольший эффект этот приём дает при проверке достоверности оборотов и остатков материальных ценностей и денежных средств.

Восстановление количественно-суммового учёта применяется при ревизии складов некоторых учреждений, где количественный учёт не ведётся, хотя каждая операция по поступлению и расходу материальных ценностей оформляется первичными документами.

Проверка правильности корреспонденции счетов применяется в целях установления фактов ошибочного или умышленного искажения данных взаимной связи синтетических счетов бухгалтерского учёта, чем создаются условия для хищения денежных средств и материальных ценностей, хотя все первичные документы могут быть составлены безупречно.

Проверка регистров бухгалтерского учёта в сопоставлении с данными первичных документов позволяет установить наличие в них подложных записей, сделанных с целью сокрытия хищений и злоупотреблений. Применение этого приёма проверки при ревизии дает возможность уточнить достоверность и своевременность отражение хозяйственной операции в бухгалтерском учёте.

Путём проверки регистров бухгалтерского учёта можно установить следующие противоречия:

• наличие записей в регистрах бухгалтерского учёта полностью или частично не подтверждаемых документами

• несоответствие записей во взаимосвязанных регистрах

• открытие и ведение регистров бухгалтерского учёта, не предусмотренных типовой формой

• несоответствие аналитического учёта записям в регистрах бухгалтерского учёта

• необоснованные или неоговоренные исправления в регистрах бухгалтерского учёта

Исследование неофициальных материалов – черновых записей кассиров и других материально-ответственных лиц, анонимных писем, неофициальных заявлений работников ревизуемых учреждений. Ревизоры недолжны игнорировать информацию получаемую из неофициальных материалов, так как она помогает устанавливать истинное состояние дел, выявлять злоупотребления и хищения денежных и материальных средств. Однако такую информацию необходимо использовать осторожно, не унижая гражданского достоинства работника проверяемого учреждения.

Исследование и проверка объяснительных записок, полученных в процессе ревизии, позволяет глубже проанализировать действия должностных лиц и материально-ответственных лиц, выявить обстоятельства, способствующие возникновению бесхозяйственности и нарушению финансовой дисциплины, наметить мероприятия по их устранению.

Правильность совершения многих хозяйственных операций не всегда возможно проверить приёмами документального контроля. Часто возникает необходимость произвести проверку наличия денежных средств, материальных средств и основных фондов в натуре. С этой целью вместе с приёмами документального контроля в ходе ревизий применяется приёмы фактического контроля.

Фактический контроль заключается в установлении действительного, реального состояния объекта проверки и осуществляется путём пересчёта, взвешивания, обмера, применяемого для установления фактического остатка имущественных и материальных ценностей в натуральном измерителе или фактического состояния других объектов проверки.

К приемам фактического контроля относятся:

• Инвентаризация

• Экспертная оценка

• Лабораторные анализы

• Контрольный обмер

• Обследование на месте проверяемых операций

• Сопоставления

• Метод измерений

Инвентаризация самый распространенный приём фактического контроля. С её помощью не только осуществляется контроль за сохранностью государственной собственности, но и обеспечивается достоверность фактических данных.

Экспертная оценка – исследование документов или хозяйственных операций специалистами различных отраслей знаний по поручению ревизора. По результатам экспертизы должно быть составлено обоснованное заключение с полными конкретными ответами на вопросы, поставленные ревизором.

Лабораторные анализы проводятся по требованию ревизора, в случаях, когда иными приёмами невозможно определить качественные признаки сырья и материалов, выполненных строительно-монтажных работ.

Контрольный обмер выполненных строительных, монтажных и ремонтных работ может производится ревизором самостоятельно с привлечением специалистов строительных организаций. Контрольные обмеры производятся непосредственно на объекте.

Обследование на месте проверяемых операций производится при проверках: соблюдения порядка хранения, приёмки и отпуска материальных ценностей, установления степени готовности объектов капитального ремонта, изношенности объектов основных средств

Сопоставление – один из наиболее распространенных и универсальных приёмов документального и фактического контроля. Анализируется взаимосвязи хозяйственных операций с их документальным оформлением.

Например, если вызывает сомнение подпись получателя в накладной на отпуск материальных ценностей со склада, то её надо сопоставить с подписью имеющейся в доверенности. В результате сопоставления или на основе результатов нескольких сопоставлений ревизор может сделать определённый вывод о свершившейся хозяйственной операции. Так, например, путём сопоставления расхождения данных в товарно-транспортных накладных с данными складского учёта можно прийти к выводу, что материальные ценности оприходованы не полностью.

Метод измерений в ревизии необходим для определения численного значения отдельных величин, отражённых в документах и характеризующих хозяйственные операции. Документальная ревизия немыслима без применения этого метода. При помощи метода измерений ревизиями выявляются недостатки в учёте, определяется размер недостач, растрат, хищений и т.д.

Документальные ревизии также классифицируются по определённым однородным признакам:

• По организационному – на плановые и внеплановые

• В зависимости от объёма проверки документооборота и записей в регистрах учета – сплошные и выборочные, полные и частичные

• В зависимости от целенаправленности и круга вопросов, подлежащих проверке – тематические, комплексные, некомплексные

Плановые ревизии предусматриваются в планах ревизующего органа.

Внеплановые ревизии назначаются при замена руководителя, по требованию правоохранительных органов.

При сплошной ревизии проверяются все документы и регистры бухгалтерского учёта, в которых отражена финансовая деятельность

Целью тематической проверки является получение общей характеристики состояния дел по отдельным вопросам. Такие ревизии организуются для контроля за сохранностью денежных и материальных ценностей, правильностью образования и использования фондов экономического стимулирования, выявления фактов приписок объёмов выполненных работ.

Некомплексные ревизии проводятся обычно одним ревизором путём проверки финансово-хозяйственной деятельности по данным бухгалтерской документации, учетных регистров и отчётности