2.5 Функциональный и Процессный подход в управлении

Функциональный подход предлагает рассматривать любую организацию, компанию с точки зрения набора функций, которые выполняют ее сотрудники, работающие в разных подразделениях. Каждый из сотрудников, работая в своём подразделении, выполняет только свою узкую задачу. Сотрудники могут очень хорошо исполнять свои функции, но они не знают как результаты их труда влияют на результативность труда всей компании. Они не ориентированы на конечный результат целой компании и не видят свое место в ней. Отсутствие заинтересованности в сотрудничестве в соседними подразделениями приводит к тому, что во имя своих, частных интересов общие интересы уходят на второй план. При этом каждое подразделение живет само по себе, в отрыве от общих целей. Поэтому одним из важных недостатков функционального подхода к управлению экономическими объектами является постоянный конфликт интересов.

Суть же процессного подхода в управлении противоположна. Процессный подход к управлению организацией предполагает рассматривать не отдельные функции, а процессы, протекающие на предприятии. Тогда управление рассматривается как серия взаимосвязанных непрерывных действий (управленческих функций). Каждая управленческая функция тоже представляет процесс, потому что также состоит из серии взаимосвязанных действий. Процесс управления является общей суммой всех функций.

Процессный подход включает в себя не только описание бизнеса как сети взаимосвязанных процессов, но и постоянный контроль, управление и совершенствование процессов. Понятие бизнес-процесса является центральным в рамках процессного подхода к управлению. Данный подход рассматривает организацию как систему взаимосвязанных процессов и при грамотном применении предоставляет компании неоценимые преимущества, такие, как возможность повышение прозрачности структуры организации, выделения зон ответственности и создания системы мотивации сотрудников.

Цели внедрения процессного подхода

• Ориентация деятельности на результат, полезный для клиента

• Повышение согласованности действий между подразделениями

• Оптимизация документооборота

Процессный подход базируется на нескольких основных принципах:

• Восприятие бизнеса как системы – развитие компании происходит по законам сложных систем.

• Восприятие деятельности как процесса –любую деятельность рассматривают как процесс, следовательно ее можно улучшить.

• Стандартизация и прозрачность ответственности – за создание системы качества на предприятии и управление качеством отвечает Высшее руководство.

• Организация управляет бизнес-процессами (т.е. планирует, контролирует, анализирует и улучшает их).

Преимущества процессного подхода:

• Клиенто-ориентированность - ориентация на требования клиента и их реализацию

• Высокая адаптивность деятельности к изменениям внешней среды, непрерывное совершенствование процессов и их результатов

• Повышение ответственности сотрудников, максимальное использование их потенциала

• повышение гибкости бизнеса

• сокращение времени реакции на изменения рынка и внешней среды

• улучшение результатов деятельности организации

Изменения в структуре управления при процессном подходе:

• добавляются механизмы управления процессами – управленческие роли, отвечающие за процесс: владелец процесса и менеджер процесса.

• конечные исполнители получают двойную подчиненность:

  • функциональное подчинение в традиционной иерархической структуре.

  • оперативное подчинение менеджеру процесса в рамках выполнения работ по процессу.

• структура управления соответствует структуре процессов.

При внедрении процессного подхода, ожидают решения следующих проблем:

• Повышение управляемости организации (улучшение системы отчетности, создание прозрачной системы управления, ускорение процедур принятия управленческих решений)

• Снижение влияния человеческого фактора при управлении организацией и выполнении отдельных операций внутри бизнес-процессов.

• Снижение затрат.

Существует несколько взглядов на состав функций управления, наиболее признанными считаются следующие функции - планирование, организация, мотивация и контроль. Эти четыре первичных функции управления объединены связующими процессами коммуникации и принятия решения.

С точки зрения процессного подхода, организация представляет собой набор процессов, а управление организацией - управлением процессами.

При функциональном подходе - организация - это набор функций, а управление организацией – управлением функциями.

Совершенствуя бизнес-процессы, организации способна значительно повысить эффективность своей деятельности. Именно процессный подход рассматривают как средство качественного совершенствования деятельности компании:

1. Повышается управляемость и прозрачность организации;

2. Ускоряются процессы принятия управленческих решений;

3. Снижаются затраты;

4. Снижается влияние человеческого фактора при управлении организацией.

Снижение затрат при внедрении процессного подхода достигается не только за счет снижения затрат на фонд оплаты труда и сокращения затрат на внешнее обучение за счет организации внутреннего, но и за счет применения Аctivity Вased Сosting (АВС) - методики функционально - стоимостного анализа, разработанной как альтернатива традиционной финансовой оценке, позволяющей представить информацию для пользователей в форме, понятной для всего персонала. АВС методика заключается в определении стоимости процесса за счет распределения накладных расходов в соответствии с детальным просчетом необходимых ресурсов и их влиянии на стоимость каждой операции, действия, функции.

Каждый процесс имеет свою цель, а также владельца, отвечающего в соответствии с имеющимися у него полномочиями за результативность и эффективность процесса. Чаще всего процессы проходят через несколько подразделений. Бизнес-процессы четко описываются, поэтому технология описания бизнес-процессов действительно обеспечивает прозрачность всех операций бизнеса, позволяя выявить проблемы на любом этапе выполнения работ и вовремя их исправить. При этом бизнес-процессы ориентированы на конечный результат. Управление на основе процессов позволит Вам точно знать "Кто и за что отвечает" и как каждая операция влияет на конечный результат.

То или иное состояние, в которое переходит предприятие при осуществлении своей деятельности на рынке, ставит перед менеджером соответствующие задачи и требует от него принятия адекватных решений. Эти решения могут касаться как изменения целей, стоящих перед организацией, так и способов их достижения. Это вызвано тем, что предприятие подвержено воздействию со стороны окружающей его среды, и вынуждено адаптироваться к ней с помощью обратных связей. Поэтому всякое управленческое решение есть результат отработки менеджером воздействий обратной связи. Принятие решений осуществляется, в основном, уполномоченными на это менеджерами (ЛПР – лицами, принимающими решение), на основании анализа информации. Поэтому в основе управленческих технологий лежат процессы обработки информации (ИТ), и строящиеся на их основе процедуры принятия решений.