Методичка по информатике

3.3.1. Всплывающие подсказки. В случаях, когда назначение команды или кнопки неизвестно или требуется узнать больше о каком-либо параметре в диалоговом окне, нужные сведения можно получить с помощью всплывающих подсказок. Всплывающие подсказки содержат сведения о различных элементах, отображаемых на экране.

Имеются следующие способы доступа к всплывающим подсказкам:

для получения справки о параметрах, изменяемых в диалоговом окне, нажмите кнопку с вопросительным знаком в правом верхнем углу окна. Откроется окно Справки с контекстной информацией;

чтобы узнать название кнопки панели инструментов, поместите на нее указатель мыши, и через некоторое время будет отображено название кнопки и пояснение ее назначения.

3.3.2. Справочные сведения в Интернете. В окне Справки

(рис. 2) можно выбрать область поиска контента справки (стрелка вниз на кнопке Поиск, рис. 2). При выборе параметра «Все Word» отвечающие запросу справочные материалы будут найдены как в локальной справочной системе, так и в Интернете на веб-узле Microsoft Office (Office.com) и других веб-узлах, рекомендуемых Microsoft. Понятно, что для этого компьютер должен иметь доступ в Интернет.

3.4. Выбор шаблона, стилей и формата бумаги

3.4.1. Создание нового документа. Дадим некоторые определения, без понимания и освоения которых работа в MS Word не будет отличаться от работы на пишущей машинке.

Стиль – набор параметров форматирования, таких как шрифт, размер шрифта и отступы абзацев, которые хранятся вместе под общим именем. Когда применяется стиль, все содержащиеся в этом стиле инструкции форматирования применяются одновременно. Другими словами, Стиль – это набор всех параметров конкретного абзаца без учета его содержания.

Шаблон – это набор стилей (шрифта, абзаца, макета страницы и т.п.), достаточных для оформления документов определенного типа.

130

Например, при создании нового файла Microsoft Word предлагает шаблон «Новый документ».

Исходя из данных определений (кстати, позаимствованных частично из Справки MS Word), прежде чем начать создавать документ, мы должны выбрать или создать шаблон для данного документа. Причем этот шаблон должен содержать стили, предполагаемые к использованию в документе. Конечно же, Word содержит большой набор шаблонов для создания различного типа документов. Можно воспользоваться ими. А, если подходящего шаблона не найдется, то всегда есть возможность создать свой шаблон, содержащий необходимый набор стилей, которые тоже можно создать, или изменить необходимым образом существующие стили.

Word предлагает несколько вариантов создания документа.

1.Новый документ. Самый простой, но не оптимальный способ. Команды вкладка Файл, кнопка Создать, элемент Новый документ. В данном случае для документа будет использован Общий шаблон Word, содержащийся в файле Normal.dotm. Вам будут доступны наиболее применимые, по мнению разработчиков, стили, к сожалению, не всегда удовлетворяющие нас.

2.На основе шаблона. Для создания нового документа с помощью шаблона в отличие от предыдущего случая воспользуемся командами Файл/Создать/в группе Доступные шаблоны выбрать подходящий, в том числе используя находящиеся по ссылкам на

Office.com.

3.Из существующего документа. Для создания нового документа на базе существующего выполним в меню команду

Файл/Создать/Из существующего документа. После чего откроется диалоговое окно Создание из имеющегося документа, в котором сделаем выбор такого документа. Содержание документа при необходимости можно удалить, но стили, на базе которых был создан документ, останутся.

3.4.2.Выбор, создание (изменение) стилей.

Прежде чем начать набор текста в документе, необходимо установить Стиль. Это делается на вкладке Главная/Стили. Из представленных Стилей выбирается наиболее подходящий, например, для заголовка первого уровня – Заголовок 1, для простого

131

текста абзаца – Обычный и т.п. На вкладке Стили отображаются так же, как и в документе. Также стили можно выбрать из области задач Стили (панель инструментов Главная/Стили/Стрелка в правом нижнем углу области, рис. 3).

Рис. 3. Список стилей в области задач

Посмотреть и изменить параметры стиля можно щелкнув правой кнопкой мыши на пиктограмме конкретного стиля и выбрав из открывшегося контекстного меню команду Изменить. В открывшемся диалоговом окне Изменение стиля, рис. 4. Кнопка Формат этого окна позволяет осуществить доступ к параметрам форматирования стиля. К параметрам стиля относятся все параметры шрифта, все параметры абзаца и т.п. Все их можно изменить, выбрав в данном меню и поработав с открывшимися соответствующими диалоговыми окнами. Также, если из присутствующих в шаблоне стилей ни один не удовлетворяет, здесь имеется возможность создания нового стиля.

132

Подробного описания диалоговых окон параметров стиля здесь не приводится по причине интуитивного их оформления (можно разобраться самостоятельно) и наличия полноразмерной Справки в Word. Надо помнить, что во всех диалоговых окнах установлены определенные значения параметров по умолчанию, которые наиболее подходят в данном случае. Поэтому подходить к их изменению надо внимательно.

Рекомендуется перед набором документа из списка Доступных стилей удалить все лишние, чтобы не было разнобоя со стилями для похожих абзацев в документе1.

Итак, перед тем как создать новый документ, необходимо определиться с Шаблоном, затем со Стилями, входящими в этот шаблон. В случае отсутствия подходящих (как Шаблона, так и Стиля), надо создать необходимые.

Рис. 4. Изменение стиля

1 Надо иметь в виду, что часть стилей являются обязательными для шаблона и не удаляются, например, Заголовок, Обычный и др.

133

3.4.3. Выбор формата бумаги для создаваемого документа.

Важным вопросом, на который надо обратить внимание в начале работы над документом, является выбор формата бумаги для последнего. Это делается на вкладке ленты Разметка страницы/Параметры страницы. Открывается одноименное диалоговое окно (рис. 5), где можно выбрать все установки для бумаги.

Подробного описания вкладок данного окна не приводится по причине интуитивного их понимания и наличия полноразмерной Справки в Word. Необходимо помнить, что во всех диалоговых окнах установлены определенные значения параметров по умолчанию, которые наиболее подходят в данном случае. Поэтому подходить к их изменению надо внимательно.

Рис. 5. Параметры страницы

134

Замечание

Разную ориентацию страницы (как, впрочем, и колонтитулы, см. раздел 0) в одном документе можно установить только в различных разделах. Для создания нового раздела в документе необходимо поставить курсор в месте окончания предыдущего раздела, затем выполнить команду Разметка страницы/Разрывы и в открывшемся выпадающем меню выбрать необходимый вариант в группе Разрывы разделов.

3.5. Ввод и редактирование текста

После того, когда выбран Шаблон, определены Параметры страницы и установлен необходимый Стиль, можно приступать к основной работе, вводу основного содержания документа. При вводе текста необходимо придерживаться следующих рекомендаций:

1.Абзацные отступы («красная строка») должны быть одинаковыми без использования клавиши «Пробел»! Для

«красной строки» внесите соответствующие изменения в используемом Стиле, задав в параметрах Абзаца необходимый Отступ (см. рис. 4). Отступ задается один раз, в остальных абзацах данного стиля «красная строка» появится автоматически.

2.Не используйте для вставки разрывов в тексте клавишу

«Пробел»! Используйте Табуляцию. В этом случае столбцы текста, выровненные таким образом, будут всегда на одном уровне.

3.При вводе текста никогда не ставьте между словами больше одного пробела! Иначе при форматировании текст будет выглядеть некрасиво.

4.Никогда не используйте для увеличения межстрочного расстояния пустой абзац (нажатие на клавишу Enter). Это нарушит форматирование документа (заголовок останется на другой странице от текста раздела и т.п.). Делайте это изменением параметра Интервал Абзаца Стиля (см. рис. 4).

5.Переход к следующей строке одного абзаца также не осуществляйте нажатием на клавишу Enter. Нажимайте эту клавишу только в конце абзаца.

6.При вводе текста не забывайте правила работы с клавиатурой: используйте все пальцы обеих рук (каждый палец нажимает только определенную группу букв, наиболее близких к

135

нему). Большими пальцами можно вводить Пробелы. Это значительно ускорит набор текста.

7. Время от времени не забывайте сохранять документ (как

3.5.1. Перемещение по тексту с помощью клавиатуры. При вводе и редактировании текста важно уметь быстро перемещаться по документу. Обычно при вводе перемещаются по тексту при помощи клавиатуры (табл.1).

При редактировании важно правильно уметь выделять фрагменты документа. При помощи клавиатуры это делается так, как и перемещение, только с добавлением клавиши SHIFT (Таблица 2).

136

Таблица 2

Конечно, для перемещения по документу и его выделения можно использовать и мышь, но делается это в основном при верстке документа.

3.5.2. Выделение с помощью мыши.

2 Полоса выделения находится слева от строки. Курсор мыши при его перемещении на Полосу выделения превратится в контурную стрелку, направленную на строку.

137

Также полезно знать, что для выделения фрагмента документа, расположенного на нескольких страницах, необходимо использовать комбинированный способ: мышью или с клавиатуры выделяете начало фрагмента, затем мышью, используя полосу вертикальной прокрутки или колесико мыши, перемещаетесь к окончанию фрагмента и, нажав клавишу SHIFT, щелкаете мышью на конец фрагмента.

3.5.3. Редактирование и сохранение документа. Вставка текста (или чего-либо другого) в документ, удаление, перемещение или копирование осуществляется при помощи выбора команды Вставить на вкладке Главная ленты. Здесь имеется возможность выбрать параметры вставки и задать параметры Вставки по умолчанию. Также здесь доступен Буфер обмена, вмещающий до 24 последних скопированных элементов. Вставка таких элементов документа как Страницы, Таблицы, Иллюстрации, Ссылки, Колонтитулы, Текст, Символы может быть осуществлена при помощи одноимѐнных групп команд на вкладке Вставка ленты.

Подробного описания данных команд не приводим по причине интуитивного их понимания и наличия полноразмерной Справки в

Word.

138

3.6. Колонтитулы и нумерация страниц

Колонтитулами называют области, расположенные в верхнем и нижнем поле каждой страницы документа.

В колонтитул обычно вставляется текст и/или рисунок (номер страницы, дата печати документа, эмблема организации, название документа, имя файла, фамилия автора и т. п.), который должен быть напечатан внизу или вверху каждой страницы документа. Также верхние колонтитулы обычно используются для облегчения навигации по документу (в них вставляются названия разделов). Чтобы начать работу с колонтитулом, выберите на вкладке Вставка ленты в группе команд Колонтитулы требуемый колонтитул (Верхний или нижний). Далее в открывшемся выпадающем меню выбираем необходимый колонтитул из представленных, либо с сайта Office.com. Здесь есть возможность Изменения или Удаления текущего (верхнего или нижнего) колонтитула.

Основное поле документа станет светло-серым (недоступным), доступны только поля Верхнего и Нижнего колонтитулов. Также будет осуществлен переход на вкладку ленты Конструктор (Работа с колонтитулами,

Рис. 6). Здесь доступны следующие группы команд: Колонтитулы (верхний, нижний и номер страницы); Вставка (Дата и время, Экспресс-блоки, Рисунок и Картинка);

Переходы (между верхним и нижним колонтитулами и колонтитулами разных Разделов. Здесь же можно назначать колонтитулы в разных Разделах документа Как в предыдущем разделе или нет);

Параметры (Особый колонтитул для первой страницы, Разные колонтитулы для четных и нечетных страниц, Показать текст документа);

Положение; Закрыть. При выборе данной команды происходит

возвращение из режима Колонтитулы в текущий документ.

139