Правила деловой беседы18

Правила для говорящего

Правила для слушающего

Никогда не начинайте беседу с отказа или констатации невозможности разрешения проблемы. Постоянно стимулируйте интерес партнера к теме беседы, учитывайте его интересы. Логично излагайте свои взгляды и позиции. Выбирайте стиль изложения с учетом ситуации деловой беседы, приемлемый для восприятия. Выбирайте оптимальную дистанцию в общении, выбирайте мимику, позы, жесты, не раздражающие партнера, создающие для него комфорт в общении. Проявляйте уважительность, доброжелательность по отношению к партнеру. Будьте вежливы, не допускайте категоричность в суждениях. Проявляйте скромность в самооценке и самопрезентации, не навязывайте свои взгляды и оценки. Ориентируйтесь на партнера, создайте для него комфортную обстановку.

Не прерывайте собеседника. Проявляйте внимание к партнеру. Поинтересуйтесь, правильно ли вы понимаете собеседника. Избегайте поспешных выводов. Не заостряйте внимание на разговорных или речевых особенностях собеседника. Спокойно реагируйте на высказывания. Не отвлекайтесь. Ищите истинный смысл слов собеседника. Не монополизируйте разговор. Не задавайте слишком много вопросов. Не давайте непрошенных советов. Не жалейте времени для того, чтобы выслушать собеседника. Терпеливо и уважительно относитесь к собеседнику. Не перебивайте, выслушивайте до конца. Используйте невербальные средства для поддержки говорящего.

Таким образом, деловая беседа является одной из самых эффективных форм делового общения, и поэтому необходимо знать и использовать основные правила проведения деловой беседы, среди которых немаловажную роль играют этические нормы и требования. Деловая беседа требует воспитанности, такта, доброжелательности, уважительного отношения к собеседнику. Когда все эти требования соблюдаются, беседа будет способствовать наибольшей отдаче и эффективности в деловых отношениях

Одной из разновидностей деловой беседы является телефонный разговор. Телефонное общение имеет большое преимущество, так как обеспечивает непрерывный двусторонний обмен информацией независимо от расстояния. Но, не смотря на явное преимущество данного вида делового общения, телефонный разговор при неправильном проведении может отнимать очень много времени. Для того чтобы гармонично вписать телефонные разговоры в распорядок рабочего дня, следует соблюдать следующие правила телефонного общения:

• проинформируйте всех абонентов, с которыми вы чаще всего говорите по телефону, о том, когда вам не следует звонить,

• назначьте время для ежедневных исходящих от вас телефонных разговоров.

• сообщите абонентам время, когда вам лучше всего звонить,

• не заставляйте ждать людей, которые рассчитывают получить от вас известие, звоните в точно назначенное время, прежде чем они позвонят вам и напомнят,

• если у вас нет возможности сделать так, чтобы все телефонные звонки шли через секретаря или автоответчик, можно защититься от ненужных звонков следующими фразами: «Я перезвоню вам позже» или «Пожалуйста, перезвоните мне в одиннадцать часов».

Еще до того, как набрать номер, необходимо точно определить цель разговора, тактику его проведения. Заранее так же необходимо составить план беседы, сформулировать и записать вопросы, которые вы хотели бы обсудить.

Деловой телефонный разговор должен иметь приблизительно следующую структуру:

1. Взаимные представления (20 ± 5 секунд).

2. Введение собеседника в курс дела (40 ± 5 секунд).

3. Обсуждение ситуации (100 ± 15 секунд). Необходимо иметь тщательно продуманный перечень главных и второстепенных вопросов, требующих короткого и конкретного ответа.

4. Заключительное слово (20 ± 5 секунд).

Непосредственно во время телефонного разговора необходимо соблюдать основные правила (таблица 5.3).

Таблица 5.3