1. Обследование действующей системы учета материалов

Созданию БД предшествует ее проектирование. Это основополагающий этап формирования любой базы, в том числе и базы данных «Склад»; именно при проектировании закладываются основные параметры и характеристики будущей автоматизированной системы учета материалов.

Поскольку объектом автоматизации является действующая (ручная) система учета, она должна быть тщательно обследована. Обследование предполагает:

1) Четкое определение границ обследуемого объекта. Это один из семи участков учета на предприятии - учет материалов.

2) Выявление круга пользователей информацией. Ими являются ОМТС (отдел материально-технического снабжения)», материальный отдел бухгалтерии и склад. Именно для них и с учетом их требований проводится автоматизация учета материалов.

3) Выявление состава решаемых задач (видов выполняемых расчетов). Назовем их - макрозадачи (без учета структурных разрезов): Ведение картотеки складского учета, учет поступления материалов, учет отпуска материалов, контроль уровней запасов материалов на складе, учет инвентаризации, учет материалов в пути, учет неотфактурованных поставок.

4) Описание исходной информации для проведения учета: нормативно-справочной информации (НСИ) и оперативной информации.

НСИ

Классификатор материалов:

• склад;

• наименование материала;

• код материала;

• единицы измерения;

• норма запаса материала;

• цена отпускная.

Классификатор поставщиков:

• наименование поставщика;

• код поставщика;

• банковский счет;

• субсчет;

• аналитический счет;

• адрес;

• телефон.

Классификатор получателей:

• наименование получателя;

• код получателя;

• субсчет,

• аналитический счет.

Оперативная:

Инвентаризационная ведомость:

• склад;

• дата;

• наименование материал;

• код материала;

• единица измерений;

• остаток фактический.

Приходный ордер:

• дата;

• поставщик;

• корреспондентский счет:

субсчет

аналитический;

• вид операции;

• склад;

• наименование материала;

• код материала;

• единица измерения;

• цена поставщика;

• количество:

по документу

принято;

(аналогично могут быть представлены другие виды приходных документов).

Накладная на отпуск - материалов:

• дата;

• получатель;

• корреспондентский счет:

субсчет

аналитический:

• вид операции;

• склад;

• наименование материала;

• код материала:

• единица измерения;

• количество:

затребовано

отпущено

(аналогично могут быть представлены другие виды расходных документов).

Приведенные документы являются основой создания реляционных таблиц БД «Склад»

5) Описание выходной информации: промежуточной и результатной, которую представляют картотека складского учета, рапорты, ведомости, отчеты и справки о состоянии материальных ресурсов. Они составят основу создаваемых объектов БД: Запросов, Отчетов, Форм.

6) Выявление информационной взаимосвязи задач, что позволит установить логические связи между таблицами и построить схему данных для создаваемой БД

Обследование объекта автоматизации проводится совместными усилиями проектировщика БД и пользователя.

Проектирование структуры БД

Приступая к проектированию БД, следует не только использовать материалы обследования, но и учитывать требования пользователя, основанные на знании возможностей приложения MS Aссess 2000. Если пользователь не владеет этими знаниями, то помочь ему сформулировать требования к создаваемой базе данных должен проектировщик. Как правило, с внедрением современных информационных технологий, значительно расширяется перечень включаемых в систему учета задач и, как следствие, обогащается состав и структура выходной (результирующей) информации. Эти расширенные (функциональные) возможности предоставляются пользователю такими объектами БД как Запросы (в первую очередь) и Отчеты.

Начинается проектирование БД с четкого выделения предметной области, то есть, объекта автоматизации (не путать с объектом исследования: их границы могут быть смещены; в нашем случае они совпадают).

Предметной областью при создании БД «Склад» является один из семи участков учета на предприятии - учет материалов.

Как и при ручной обработке, пользователями информации будут ОМТС, склад и материальный отдел бухгалтерии.

Проектированию подлежат все объекты БД а начинается оно с Таблиц, так как именно Таблицы являются основным объектом БД, хранящим структуру и все данные базы.

Выявив на этапе обследования данные, которые пользователь применяет для проведения собственного учета (исходная и результирующая информация) или поставляет в смежные подсистемы (промежуточная информация), можно приступить к созданию структуры БД, тое есть структуры ее основных таблиц. Эта работа выполняется в несколько этапов. Их содержанием является:

1. Выявление информационных объектов.

2. Определение логических связей между объектами БД.

3. Разработка структуры таблиц БД

4. Разработка логической структуры БД.

Этап I. Выявление информационных объектов БД

Как уже отмечалось, реляционная БД состоит из множества взаимосвязанных двумерных таблиц. Каждая реляционная таблица является аналогом (не копией) обычного бумажного документа или нескольких документов и представляет в БД конкретный раздел (участок) информации - информационный объект, которому присваивается уникальное имя.

В нашем случае такими информационными объектами будут: материалы, поставщики, получатели, операции, приход, расход, инвентаризация.

В широком понимании информационный объект - это информационное описание любого реального объекта: предмета, события, явления и т.д.

Информационный объект представлен совокупностью логически взаимосвязанных показателей - реквизитов. Они делятся на ключевые и описательные.

Ключевой реквизит (ключ) однозначно определяет предмет рассмотрения:

в материалах - код материала;

в поставщиках - код поставщика;

в получателях - код получателя;

в операциях - код операции и т.д.

Ключ может быть простым и состоять из одного реквизита или составным - из нескольких реквизитов.

Описанные реквизиты (неключевые) - характеризуют предмет рассмотрения - информационный объект, и как бы «собираются» на ключ. Они функционально зависят от ключа, но взаимонезависимы между собой.

Этап II. Определение логических связей между объектами

Между выделенными информационными объектами обязательно существуют логические связи: без этого нет БД.

Используем два типа связей: «один ко многим» (1:М); «один к одному» (1:1).

Таблица 1. Определение типов связей между информационными объектами.

Главный объект	Подчинен-ный объект	Тип связи	Пояснения к связям
Материалы	Приход	1:М	По каждому коду (виду) материала может быть несколько поступлений
Материалы	Расход	1:М	По каждому коду материала может быть несколько отпусков
Инвентари­зация	Материалы	1:1	По каждому коду материала может быть зафиксирован остаток
Поставщик	Приход	1:М	Каждый поставщик многократно поставляет материалы
Получатель	Расход	1:М	Каждый получатель многократно получает материал
Операция	Приход	1:М	На код (вид) операции фиксируется несколько действий по приходу материалов
Операция	Расход	1:М	На код операции фиксируется несколько действий по расходу материалов

Связь 1:М имеет место, когда каждый экземпляр (запись) первого объекта соотносится с несколькими экземплярами (записями) второго объекта, но каждый экземпляр второго - только с одним экземпляром первого. В этом типе связи первый объект является главным, а второй подчиненным.

Связь 1:1 означает, что каждому экземпляру первого объекта соответствует только один экземпляр второго объекта и наоборот.

Определим типы связи между нашими информационными объектами в таблице 1.